將郵件連接至自訂代理程式

自訂代理程式可以連接至郵件以自動化電子郵件工作流程。連接後，代理程式即可透過自動化觸發條件或直接與代理程式聊天，代表您讀取、整理、草擬及傳送電子郵件。

郵件連接適用於 Gmail、Notion Mail 或 Outlook。使用郵件連接並不強制要求使用 Notion Mail。

自訂代理程式的郵件連接功能適用於任何具備自訂代理程式存取權限的方案。

下列動作僅在使用 Notion Mail 時支援：

1. 與您的代理程式對話。針對如何處理郵件事件提供具體指示。

   • 這也可以在自訂代理程式的 設定中手動完成。 前往 工具與存取權限，然後選擇 + 新增連接 → 郵件 → 連接。

2. 前往 設定 → 工具與存取權。

3. 選擇您希望代理程式擁有存取權限的收件匣。

4. 授予代理程式所需的權限：修改收件匣、草稿 以及 傳送。

5. 選擇代理程式在執行動作前是否應 要求確認。

6. 測試連接。如果代理程式的行為不如預期，請與您的代理程式對話以釐清指示。

提示： 請在指示中保持具體。例如：「封存所有主旨行中包含『weekly』一詞的電子報郵件」或「針對客戶諮詢撰寫禮貌的回覆草稿，並儲存以供我審閱。」

在自訂代理程式的 設定 中新增基於郵件的觸發條件。

1. 前往 觸發條件。點擊 + 新增觸發條件 → 郵件 → 連接。

2. 在「郵件」下，從下列觸發條件中選擇：

   • 收到新郵件：當已連接的收件匣收到新郵件時執行。

   • 傳送新郵件：當您從已連接的收件匣傳送新郵件時執行。

   • 收到或傳送新郵件：當有新郵件收到或傳送時執行。

   • 已套用至電子郵件的標籤：當特定標籤套用至電子郵件時執行。

3. 選擇您希望觸發條件執行的收件匣。

4. 新增 篩選器 以縮小哪些事件會觸發郵件觸發條件。每個觸發條件都可以進行篩選，僅在電子郵件符合指定的 寄件者、收件者、主旨、內文 或 網域 屬性時執行。

當您連接郵件時，您可以選擇代理程式的權限：

• 修改收件匣：封存、刪除、套用標籤、設定提醒、封鎖寄件者以及取消訂閱。

• 草稿：建立草稿。

• 傳送：從您的帳戶傳送電子郵件。

• 需要確認：要求使用者在執行動作前核准或取消動作。當切換為關閉時，代理程式可以在未經核准的情況下執行允許的動作。

提示： 如果您想要限制代理程式處理哪些電子郵件，請使用權限和觸發條件（例如僅在套用標籤時觸發）。

如果您分享已連接至郵件的自訂代理程式，任何有權限存取該代理程式的人都可以查看已連接收件匣中的電子郵件。在執行此動作前會顯示警告。

為了獲得最佳結果，請為您的自訂代理程式提供具體的指令。

透過套用標籤、封存低優先順序的電子郵件以及為重要郵件設定提醒，自動分類傳入的訊息。

告訴您的自訂代理程式：「當我收到電子郵件時，檢查它是否為電子報。如果是，請套用『電子報』標籤並將其封存。如果來自客戶，請將其加星號並套用『客戶』標籤。」

自動取消訂閱不需要的郵寄清單，並封存或刪除促銷電子郵件。

告訴您的自訂代理程式：「檢查我的收件匣是否有電子報。取消訂閱任何我30天內未開啟的電子報，並將其封存。」

從電子郵件中擷取關鍵資訊，並在 Notion 資料庫中建立或更新記錄。

告訴您的自訂代理程式：「當我收到來自新聯絡人的電子郵件時，請在我的 CRM 資料庫中建立一個頁面，並填入對方的姓名、電子郵件和公司名稱。並附上原始郵件的連結。」

草擬常見查詢的回覆，並在傳送前儲存以供您評論。

告訴您的自訂代理程式：「當我收到詢問價格的電子郵件時，請用我們標準的價格資訊草擬一封友善的回覆，並儲存為草稿供我評論。」

如果您的自訂代理程式遇到錯誤，請對該次執行按「倒讚」，並與自訂代理程式對話以診斷問題。接著嘗試下列步驟：

連接錯誤

如果您在「工具與存取權」中找不到「郵件」，或者郵件解除連接，或是您的代理程式顯示無法存取電子郵件：

• 確認您的代理程式已連接至正確的電子郵件帳號。

• 確認您擁有編輯代理程式的權限（可以編輯 或 全部權限）。

• 解除連接並重新連接郵件連接，然後重新整理 Notion。

• 確認您在更新任何設定後已儲存。

觸發錯誤

如果您的代理程式在收到電子郵件時未執行、執行多次，或無法存取電子郵件內容：

• 檢查代理程式的 活動，以確認觸發條件是否正常運作或雖已觸發卻失敗。

• 確認 工具與存取權 中的郵件連接仍處於啟用狀態。

• 若是基於標籤的觸發條件，請確認標籤名稱完全相符。