Anslut Mail till skräddarsydda agenter

Skräddarsydda agenter kan ansluta till Mail för att automatisera e-postarbetsflöden. När de är anslutna kan agenterna läsa, organisera, skapa utkast och skicka e-postmeddelanden åt dig via automatiserade utlösare eller genom att chatta direkt med dem.

Mail-anslutningar fungerar med Gmail, Notion Mail eller Outlook. Det krävs inte att du använder Notion Mail för att använda Mail-anslutningen.

Mail-anslutningen för skräddarsydda agenter är tillgänglig för alla abonnemang med tillgång till skräddarsydda agenter.

Nedanstående åtgärder stöds endast om du använder Notion Mail:

1. Chatta med din agent. Ge den specifika instruktioner om hur den ska hantera e-posthändelser.

   • Detta kan även göras manuellt via inställningarna för en skräddarsydd agent Inställningar. Gå till Verktyg och åtkomst, välj sedan + Lägg till anslutning → E-post → Anslut.

2. Gå till Inställningar → Verktyg och åtkomst.

3. Välj de inkorgar du vill att din agent ska ha åtkomst till.

4. Ge de behörigheter din agent behöver: Ändra inkorg, Utkast och Skicka.

5. Välj om den skräddarsydda agenten ska kräva bekräftelse innan en åtgärd utförs.

6. Testa anslutningen. Om agentens beteende inte är vad du förväntar dig, chatta med din skräddarsydda agent för att förtydliga instruktionerna.

Tips: Var specifik i dina instruktioner. Till exempel: \"Arkivera alla e-postmeddelanden från nyhetsbrev med ordet 'weekly' i ämnesraden\" eller \"Skapa ett artigt utkast till svar på kundförfrågningar och spara dem för min granskning.\"

Lägg till en mailbaserad utlösare i din skräddarsydda agent Inställningar.

1. Gå till Utlösare. Klicka på + Lägg till utlösare → E-post → Anslut.

2. Under Mail, välj bland följande utlösare:

   • Nytt e-postmeddelande mottaget: Körs när ett nytt e-postmeddelande anländer i den anslutna inkorgen.

   • Nytt e-postmeddelande skickat: Körs när du skickar ett nytt e-postmeddelande från den anslutna inkorgen.

   • Nytt e-postmeddelande mottaget eller skickat: Körs när ett nytt e-postmeddelande antingen tas emot eller skickas.

   • Etikett tillämpad på e-post: Körs när en specifik etikett tillämpas på ett e-postmeddelande.

3. Välj den inkorg du vill att utlösaren ska köras på.

4. Lägg till ett filter för att begränsa vilka händelser som aktiverar en e-postutlösare. Varje utlösare kan filtreras så att den endast körs när ett e-postmeddelande matchar ett angivet Från, Till, Ämne, Brödtext, eller Domän-attribut.

När du ansluter Mail kan du välja behörigheterna för din skräddarsydda agent:

• Ändra inkorg: Arkivera, skicka till papperskorgen, tillämpa etiketter, ställa in påminnelser, blockera avsändare och avregistrera.

• Utkast: Skapa utkast.

• Skicka: Skicka e-postmeddelanden från ditt konto.

• Kräv bekräftelse: Kräver att en användare godkänner eller avbryter en åtgärd innan den utförs. När detta är inaktiverat kan agenten utföra de tillåtna åtgärderna utan godkännande.

Tips: Använd behörigheter och utlösare (som att endast köra när en etikett tillämpas) om du vill begränsa vilka e-postmeddelanden agenten bearbetar.

Om du delar en skräddarsydd agent som är ansluten till Mail, kan alla med åtkomst till din agent se e-postmeddelanden i den anslutna inkorgen. En varning visas innan åtgärden genomförs.

För att få bästa resultat bör du ge din skräddarsydda agent specifika instruktioner.

Sortera inkommande meddelanden automatiskt genom att tillämpa etiketter, arkivera e-post med låg prioritet och ställa in påminnelser för viktiga meddelanden.

Säg till din skräddarsydda agent:\"När jag får ett e-postmeddelande, kontrollera om det är ett nyhetsbrev. Om ja, tillämpa etiketten 'Nyhetsbrev' och arkivera det. Om det är från en kund, stjärnmarkera det och tillämpa etiketten 'Kund'.\"

Avregistrera dig från oönskade e-postlistor och arkivera eller radera reklammeddelanden automatiskt.

Säg till din skräddarsydda agent:\"Gå igenom min inkorg efter prenumerationsmeddelanden. Avregistrera mig från alla nyhetsbrev som jag inte har öppnat på 30 dagar och arkivera dem.\"

Extrahera nyckelinformation från e-postmeddelanden och skapa eller uppdatera poster i en Notion-databas.

Säg till din skräddarsydda agent:”När jag får ett e-postmeddelande från en ny kontakt, skapa en sida i min CRM-databas med deras namn, e-postadress och företag. Lägg till en länk till det ursprungliga e-postmeddelandet.”

Skapa utkast till vanliga frågor och spara dem för din granskning innan de skickas.

Säg till din skräddarsydda agent:”När jag får ett e-postmeddelande med frågor om prissättning, skapa ett vänligt svar med vår standardinformation om prissättning och spara det som ett utkast som jag kan granska.”

Om din skräddarsydd agent stöter på fel, ge körningen en ”tumme ned” och chatta med agenten för att diagnostisera problemet. Prova sedan dessa steg:

Anslutningsfel

Om du inte hittar Mail under Verktyg och åtkomst, om Mail kopplas bort, eller om din agent säger att den inte kan komma åt e-post:

• Bekräfta att din agent är ansluten till rätt e-postkonto.

• Verifiera att du har behörighet att redigera agenten (Kan redigera eller Full åtkomst).

• Frånkoppla och återanslut Mail-anslutningen, och uppdatera sedan Notion.

• Bekräfta att du har sparat efter att ha uppdaterat några inställningar.

Utlösarfel

Om din agent inte körs när e-post tas emot, körs flera gånger eller inte kan komma åt e-postinnehåll:

• Kontrollera agentens Aktivitet för att bekräfta om utlösaren aktiveras eller om den aktiveras men misslyckas.

• Verifiera att Mail-anslutningen fortfarande är aktiv under Verktyg och åtkomst.

• För etikettbaserade utlösare, bekräfta att etikettnamnet matchar exakt.