חיבור אימייל לסוכנים בהתאמה אישית

במסמך העזרה הזה

אוטומציה של זרימות העבודה באימייל שלך מבלי לעזוב את Notion 📬

סוכנים בהתאמה אישית יכולים להתחבר לאימייל כדי לבצע אוטומציה של זרימות עבודה באימייל. לאחר החיבור, סוכנים יכולים לקרוא, לארגן, לנסח ולשלוח הודעות אימייל בשמך באמצעות טריגרים אוטומטיים או על ידי צ'אט ישיר עם הסוכן.

חיבורי אימייל עובדים עם Gmail, Notion Mail או Outlook. אין צורך להשתמש ב-Notion Mail כדי להשתמש בחיבור האימייל.

חיבור האימייל עבור סוכנים בהתאמה אישית זמין בכל תוכנית עם גישה לסוכנים בהתאמה אישית.

מה הסוכן בהתאמה אישית שלך יכול לעשות עם אימייל

פעולה	מה הוא עושה
חיפוש	מציאת הודעות אימייל ספציפיות בתיבת הדואר הנכנס שלך
העברה לארכיון	ארכוב הודעות אימייל כדי לנקות את תיבת הדואר הנכנס שלך
סימון בכוכב או בדגל	סימון הודעות אימייל חשובות עם כוכב או דגל.
פח האשפה	מחיקת הודעות אימייל לא רצויות
ניהול תוויות או קטגוריות	יצירה, החלה או הסרה של תוויות או קטגוריות
ביטול מינוי	ביטול הרשמה מרשימות תפוצה
חסימה וביטול חסימה של שולח/ת	חסימה וביטול חסימה של כתובות אימייל ספציפיות
כתיבה	יצירת טיוטות להודעות אימייל חדשות או לתשובות
שליחה	שליחת הודעות אימייל מהחשבון שלך
ניהול מסננים	הצגה ויצירה של מסננים באמצעות צ'אט עם סוכנים

פעולות Notion Mail בלבד

הפעולות להלן נתמכות רק אם משתמשים ב-Notion Mail:

פעולה	מה הוא עושה
ניהול סטטוס דואר אלקטרוני	עדכון סטטוס ומצב מיון ב-Notion Mail
הגדרת תזכורת	יצירת תזכורות למעקב מאוחר יותר
צור בלוק אימייל ב-Notion	שמור הודעות אימייל כבלוקים מסונכרנים בסביבת העבודה שלך

כיצד לחבר אימייל לסוכן בהתאמה אישית שלך

שיחה עם הסוכן שלך, תוך מתן הנחיות ספציפיות כיצד לטפל באירועי אימייל
- ניתן לעשות זאת גם באופן ידני בסוכן בהתאמה אישית ב-הגדרות. יש לעבור אל כלים וגישה, ולאחר מכן לבחור + הוסף חיבור → אימייל → התחבר.
עבור אל הגדרות → כלים וגישה.
בחר את תיבות האימייל שאליהן הסוכן שלך אמור לקבל גישה
מתן ההרשאות שהסוכן שלך נדרש: שינוי תיבת אימייל, טיוטה ו-שליחה.
בחר אם על הסוכן לדרוש אישור לפני ביצוע פעולה.
בדוק את החיבור. אם התנהגות הסוכן אינה כפי שציפית, שוחח עם הסוכן שלך כדי להבהיר הוראות.

טיפ: להיות ספציפי בהנחיות שלך. לדוגמה: "ארכב את כל אימיילי הניוזלטר שמכילים את המילה 'weekly' בשורת הנושא" או "נסח תשובה מנומסת לפניות לקוחות ושמור אותן לבדיקה שלי."

טריגרים של אימייל בסוכן בהתאמה אישית

יש להוסיף טריגר מבוסס אימייל ב-הגדרות של הסוכן בהתאמה אישית שלך.

יש לעבור אל טריגרים; לאחר מכן, לבחור + הוסף טריגר → אימייל → התחבר.
תחת אימייל, בחר מתוך הטריגרים הבאים:
- התקבל אימייל חדש: מופעל כאשר אימייל חדש מגיע לתיבת האימייל המחוברת.
- אימייל חדש נשלח: מופעל כאשר אתה שולח אימייל חדש מתיבת האימייל המחוברת.
- התקבל או נשלח אימייל חדש: מופעל כאשר אימייל חדש מתקבל או נשלח.
- תווית הוחלה על אימייל: פועל כאשר תווית ספציפית מוחלת על אימייל.
בחר את תיבת האימייל הנכנס שברצונך שהטריגר יפעל עליה.
הוסף מסנן כדי לצמצם אילו אירועים מפעילים טריגר אימייל. ניתן לסנן כל טריגר כך שיפעל רק כאשר אימייל מתאים למאפיין מאת, נמען, נושא, גוף, או דומיין שצוין.

הרשאות אימייל בסוכן בהתאמה אישית

כאשר אתה מחבר אימייל, באפשרותך לבחור את ההרשאות של הסוכן שלך:

שינוי תיבת אימייל: ארכוב, העברה לפח האשפה, החלת תוויות, הגדרת תזכורות, חסימת שולח/ת וביטול הרשמה.
טיוטה: יצירת טיוטות.
שליחה: שליחת אימייל מהחשבון שלך.
דרוש אישור: דורש מהמשתמש לאשר או לבטל פעולה לפני ביצועה. כאשר הרשימה נפתחת כבויה, הסוכן יכול לבצע את הפעולות המורשות ללא אישור.

טיפ: השתמש בהרשאות ובטריגרים (כמו הרצה רק כאשר תווית מוחלת) אם ברצונך להגביל את האימיילים שהסוכן מעבד.

שיתוף סוכנים בהתאמה אישית עם חיבורי אימייל

אם תשתף סוכן בהתאמה אישית שמחובר לאימייל, כל מי שיש לו גישה לאותו סוכן יוכל לצפות באימיילים בתיבת האימייל המחוברת. אזהרה תוצג לפני ביצוע פעולה זו.

הוראות לדוגמה עבור סוכנים בהתאמה אישית

כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר, תן לסוכנים בהתאמה אישית שלך הוראות ספציפיות.

מארגן תיבת האימייל הנכנס

מיון הודעות נכנסות באופן אוטומטי על ידי החלת תוויות, ארכוב אימיילים בעדיפות נמוכה והגדרת תזכורות לאימיילים חשובים.

אמור לסוכן בהתאמה אישית שלך:"כשאני מקבל אימייל, יש לבדוק אם זה ניוזלטר; אם כן, להחיל את התווית 'ניוזלטר' ולבצע ארכוב, ואם זה מאת לקוח, לסמן בכוכב ולהחיל את התווית 'לקוח'."

עוזר לניקוי תיבת האימייל הנכנס

ביטול הרשמה מרשימות תפוצה לא רצויות, וארכוב או מחיקה אוטומטית של אימיילים פרסומיים.

אמור לסוכן בהתאמה אישית שלך:"יש לסקור את תיבת האימייל הנכנס שלי עבור אימיילי מנויים, ולבצע ביטול הרשמה מכל ניוזלטר שלא נפתח ב-30 הימים האחרונים, ולאחר מכן לבצע ארכוב."

סנכרון אימייל למאגר ידע

חלץ מידע מפתח מאימיילים וצור או עדכן רשומות במאגר ידע של Notion.

אמור לסוכן בהתאמה אישית שלך:"כשאני מקבל אימייל מאיש קשר חדש, יש ליצור דף במאגר הידע של ה-CRM שלי עם השם, האימייל והחברה, ולהוסיף קישור לאימייל המקורי."

עוזר מענה אוטומטי

יצירת טיוטות לתשובות לפניות נפוצות ושמירתן לעיונך לפני השליחה.

אמור לסוכן בהתאמה אישית שלך:"כשאני מקבל אימייל ששואל על תמחור, יש לנסח תשובה ידידותית עם מידע תמחור סטנדרטי ולשמור אותה כטיוטה לעיוני."

פתרון בעיות

אם הסוכן בהתאמה אישית שלך נתקל בשגיאות, תן להרצה "אגודל למטה" ושוחח עם הסוכן בהתאמה אישית כדי לאבחן את הבעיה. לאחר מכן נסה את הצעדים הבאים:

שגיאות חיבור

אם אינך מוצא את 'אימייל' ב'כלים וגישה', האימייל מתנתק, או שהסוכן שלך אומר שהוא לא יכול לגשת לאימייל:

וודא שהסוכן שלך מחובר לחשבון האימייל הנכון.
וודא שיש לך הרשאה לערוך את הסוכן (יכול לערוך או גישה מלאה).
נתק וחבר מחדש את חיבור האימייל, ולאחר מכן רענן את Notion.
וודא ששמרת לאחר עדכון הגדרות כלשהן.

שגיאות טריגר

אם הסוכן שלך לא פועל כשמתקבל אימייל, פועל מספר פעמים, או לא מצליח לגשת לתוכן האימייל:

בדוק את הפעילות של הסוכן כדי לוודא אם הטריגר מופעל או מופעל אך נכשל.
וודא שחיבור האימייל עדיין פעיל ב-כלים וגישה.
עבור טריגרים מבוססי תווית, וודא ששם התווית תואם בדיוק.

שאלות נפוצות

האם הסוכן שלי יכול לשלוח אימיילים ללא אישורי?

כן, אם תיתן לו הרשאת שליחה ותכלול שליחה בהוראות שלך. אם ברצונך לעבור על אימיילים לפני שהם נשלחים, אפשר להגדיר לסוכן לשמור טיוטות במקום זאת.

אילו ספקי אימייל עובדים עם חיבור זה?

חיבורי דואר עובדים עם Notion Mail, Gmail או Outlook.

שימוש ב-Notion Mail אינו נדרש כדי לנצל את יכולות חיבור הדואר.

האם לסוכנים בהתאמה אישית יש גישה לכל האימיילים שלי?

סוכנים בהתאמה אישית יכולים לגשת רק לאימיילים בחשבונות שחיברת ל-Notion ושעבורם הענקת הרשאת גישה מפורשת בעת הגדרת החיבור.

האם סוכנים בהתאמה אישית יכולים לנהל מספר כתובות Gmail?

כן. באפשרותך לחבר יותר מכתובת Gmail אחת לסוכנים בהתאמה אישית שלך. ניתן לעשות זאת גם באופן ידני ב-הגדרות של סוכנים בהתאמה אישית. ניתן לעבור אל כלים וגישה, ולאחר מכן לבחור ב-+ הוספת חיבור ← דואר ← חיבור.

אם אתה משתמש ב-Notion Mail, באפשרותך להוסיף כתובות אימייל נוספות דרך ממשק המשתמש של Notion Mail. ניתן ללחוץ על בורר החשבונות ← + חיבור כתובת נוספת.