Aus Confluence importieren

Es ist wichtig, alle Daten an einem Ort zu haben. Hier ist ein hilfreiches Tutorial für das Importieren deines Confluence-Bereichs in Notion. Je nach Bedarf gibt es zwei Möglichkeiten, wie du aus Confluence in Notion importieren kannst.

• Zip-Datei-Importer: Kann verwendet werden, um nur einen Teil deines Workspaces zu importieren. Kann nur kleinere Workspaces von bis zu 5 GB (oder 15 GB auf Anfrage) importieren.

• API-Importer: Kann nur den gesamten Workspace importieren. Kann Workspaces von bis zu 30 GB importieren. Behält Kommentare und Benutzerzuordnungen bei.

Importieren mehrerer Bereiche: Bis zu 10 Confluence-Bereiche können gleichzeitig direkt über die Benutzeroberfläche importiert werden. Jeder ausgewählte Confluence-Bereich generiert eine eigene Protokollseite und wird als separate private Seite auf oberster Ebene importiert (bei Bedarf in verschiedene Notion-Teamspaces). Diese Funktion ist nur für Business- und Enterprise-Pläne verfügbar.

• Confluence-Site → Notion-Organisation

• Confluence-Bereich → Notion-Workspace

• Confluence-Seite → Notion-Seite

• Makros → vereinfacht dargestellter Inhalt oder ähnlichster Notion-Blocktyp (zum Beispiel Confluence-Expand-Block → Notion-Klappblock)

• Importiere bis zu ~50k Seiten oder 30GB Größe. Größere Importe können fehlschlagen.

  • Tipp: Teile Exporte bei großen Bereichen nach Unterbereichen oder Abschnitten auf und verwende den ZIP-Importer. Wenn der Workspace größer als 100 GB ist, wende dich an deine Kontoverwaltung.

• Sobald der Import beginnt, kannst du deinen Browser schließen – du erhältst eine E-Mail, sobald er abgeschlossen ist.

• Überprüfe den Fortschritt deines Imports unter Einstellungen → Importieren. Dort kannst du den Status deines Imports sowie abgeschlossene Importe sehen.

Confluence-Workspace als HTML exportieren

1. Gehe im Confluence-Workspace oben rechts in der Seitenleiste auf Bereichseinstellungen.

2. Wähle in der oberen Symbolleiste Content Tools und dann Exportieren. Werden diese Auswahlmöglichkeiten nicht angezeigt, benötigst du möglicherweise eine Exportberechtigung von deinem Workspace-Admin.

3. Wähle aus der Liste der Formate HTML aus.

4. Wähle Benutzerdefinierter Export aus und entferne das Häkchen im Kontrollkästchen Kommentare einschließen.

5. Wähle aus, welche Seiten du exportieren möchtest. Hinweis: Seiten mit großen Anhängen können den Export deutlich umfangreicher und komplexer machen.

6. Lass den Export vollständig abschließen. Bei großen Workspaces kann das einige Zeit dauern.

7. Klicke nach Abschluss auf Herunterladen, um den Export auf deinem Computer zu speichern. Die Datei wird in etwa so benannt sein: Confluence-space-export-XXXXXX.html.zip.

Importieren in Notion

1. Rufe den Notion-Workspace auf, in den du deine Confluence-Inhalte importieren möchtest.

2. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen → Importieren → Importe von Drittanbietern → Confluence.

3. Navigiere zur .zip-Datei, die aus Confluence exportiert wurde, und wähle sie für den Upload aus. Du musst die Datei nicht entpacken – lade das gesamte Archiv hoch.

4. Nun siehst du einen Upload-Hinweis und eine Statusbenachrichtigung.

5. Sobald der Import abgeschlossen ist, wirst du zu deinen neu importierten Inhalten weitergeleitet.

Confluence und Notion verknüpfen

1. Gehe in deiner Seitenleiste zu Einstellungen → Importieren → Confluence.

2. Klicke auf Import per API.

3. Wähle deinen Confluence-Instanztyp aus: Cloud oder Server. Um deinen Instanztyp zu finden, öffne Confluence, klicke neben deinem Profil auf Hilfe → ? → Über Confluence. Notion unterstützt nur Cloud- und Server-Instanzen.

Authentifizierung mit Confluence-Cloud

1. Gib deine E-Mail-Adresse und deinen Confluence-Standort ein.

2. Erstelle mit deinem Atlassian-Konto ein API-Token und gib dieses in das Feld ein. Weitere Informationen zur Token-Erstellung in Confluence findest du hier.

3. Klicke auf Authentifizieren.

Authentifizierung mit Confluence-Server

1. Wähle deine Confluence-Version aus.

2. Gib deine E-Mail-Adresse und deinen Confluence-Standort ein.

3. Falls du Confluence 7.9 oder neuer nutzt, erstelle ein Personal Access Token und füge es ein. Falls du eine ältere Version nutzt, gib deinen Confluence-Benutzernamen und dein Passwort ein.

4. Klicke auf Authentifizieren.

Importieren

1. Klicke im Import-Menü auf Confluence.

2. Beobachte, wie weit der Import fortgeschritten ist – bei großen Bereichen kann dieser Schritt mehrere Stunden dauern.

   • Sobald Seiten werden importiert… angezeigt wird, kannst du das Browserfenster sicher schließen. Wir senden dir eine E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.

3. Wiederhole den Ablauf ggf. mit weiteren Confluence-Workspaces.

• Notion importiert alles in einen einzigen übergeordneten Workspace im privaten Bereich oder in einen ausgewählten Teamspace der Person, die den Import durchführt.

• Nutzer/-innen sollten die Workspace-Architektur aufräumen und einrichten, bevor sie andere einladen.

• Die Berechtigungen müssen in Notion erneut zugewiesen werden – plane nach dem Import einen Durchgang ein, um Confluence-Gruppen und -Einschränkungen Notion-Gruppen, Teamspaces und Berechtigungen auf Seitenebene zuzuordnen.

• Wenn eine Confluence-Tabelle Dateien oder Anhänge enthält, wird sie zu einer Notion-Datenbank; andernfalls wird sie zu einer einfachen Tabelle.

• Tabellenformatierungen und Makros/Plug-ins verlieren häufig an Qualität (z. B. UI-Schritte, Hervorhebungen, Bildbeschriftungen).

• Die meisten Makros werden nicht unterstützt. Notion versucht, Daten dem nächstgelegenen Notion-Block zuzuordnen.

• Vorübergehende Fehler aufgrund der Unzuverlässigkeit der Confluence-API können dazu führen, dass der gesamte Import oder einzelne Seiten fehlschlagen. Gegebenenfalls musst du den gesamten Import erneut starten.

• Bei mehreren Bereichen führst du die Importe nacheinander durch (einen Bereich nach dem anderen), es sei denn, du verwendest den Import für mehrere Bereiche (nur Business/Enterprise).

• Bei komplexen Confluence-Daten (z. B. zusammengeführte Zellen, Tabellen innerhalb von Tabellen) kann es zu Importfehlern kommen.

• Notion unterstützt nur benutzerbezogene API-Token (keine bereichsbezogenen Token). Verwende bei der Authentifizierung die Option für persönliche API-Token.

• Anhänge und Medien, auf die auf den Seiten nicht verwiesen wird, werden nicht importiert.

• Die Hierarchie bleibt manchmal nicht vollständig erhalten – führe zur Validierung einen Pilotimport durch.

• LaTeX-Mathematikblöcke werden falsch importiert

  • Warum das passiert: Das Block-Makroformat des Confluence-LaTeX-Plugins unterscheidet sich von Inline-Mathematik. Notion unterstützt Inline-LaTeX-Makros, aber nicht die Block-Makro-Variante.

  • So kannst du das Problem beheben: Konvertiere LaTeX-Block-Makros vor dem erneuten Importieren in Confluence zu Inline-Makros, oder füge den LaTeX-Code in einen Codeblock ein und konvertiere ihn nach dem Import manuell zu einem Mathematik-Block.

• Gliffy-Inhalte können nicht importiert werden

  • Warum dies passiert: Notion unterstützt keine Gliffy-Bilder über den Datei-Importer.

  • So kannst du das Problem beheben: Ändere den HTML-Code so, dass der Gliffy-Block vor dem Import durch einen Bildblock ersetzt wird, der auf die richtige Datei verweist.

• Import schlägt fehl

  • Warum dies passiert: Sehr große Bereiche, fehlerhafte Exporte, Ratenlimits oder Timeouts.

  • So kannst du das Problem beheben: Importiere einen Bereich nach dem anderen, teile große Bereiche in Abschnitte auf, exportiere erneut eine fehlerfreie ZIP-Datei oder verwende den API-Importer mit bereichsbezogenen Ausführungen.

• Beim Import fehlen Bilder oder Anhänge

  • Warum dies passiert: Möglicherweise sind die Assets nicht im Exportpaket enthalten oder über das API-Token nicht erreichbar.

  • So kannst du das Problem beheben: Stelle sicher, dass beim Exportieren die Option „Anhänge einbeziehen“ ausgewählt ist, behalte die relativen Pfade in der ZIP-Datei bei oder lade die wichtigsten Assets nach dem Import erneut hoch.

• Jira-Link-Vorschauen funktionieren nach dem Import nicht mehr

  • Warum dies passiert: Jira-Link-Vorschauen funktionieren nur, wenn der Nutzer oder die Nutzerin vor Beginn der Migration authentifiziert wurde.

  • So kannst du das Problem beheben: Authentifiziere dich bei Jira, bevor du die Migration durchführst.

• Die Dateihierarchie wird nicht wie erwartet beibehalten

  • Warum dies passiert: Grenzfälle in der Exportstruktur oder tiefe Verschachtelung.

  • So kannst du das Problem beheben: Führe zunächst einen Test mit einer repräsentativen Teilmenge durch; organisiere die Dateien nach dem Import in Notion neu.

• Confluence-Makros und/oder spezielle Formatierungen gehen verloren:

  • Warum dies passiert: Nicht unterstützte Makros oder App-Inhalte.

  • Lösung: Ordne sie Notion-nativen Blöcken zu: Erweitern → Schalter, Aktionselemente → To-do. Vereinfache komplexe Tabellen oder exportiere sie als CSV und importiere sie in eine Notion-Datenbank.

• Confluence-Berechtigungen werden in Notion nicht übernommen:

  • Warum dies passiert: Dies ist bei Self-Service-Importen zu erwarten.

  • So kannst du das Problem beheben: Plane nach dem Import der Inhalte in Notion eine Berechtigungszuweisung ein und führe sie durch, indem du Notion-Gruppen, -Teamspaces und Berechtigungen auf Seitenebene verwendest.