Freigabe und Berechtigungen für personalisierte Agenten

In diesem Hilfedokument

Erfahre, wie Berechtigungen für personalisierte Agenten in Notion funktionieren und warum sie sich von der Notion-KI 🤖 unterscheiden

Custom Agents automatisieren die Arbeit in deinem Notion-Workspace und den verbundenen Tools. Wenn du verstehst, wie Berechtigungen funktionieren, kannst du Agenten sicher teilen und gleichzeitig deine Daten schützen.

Wesentlicher Unterschied zum Notion Agenten:

Notion-KI verhält sich wie du und respektiert deine persönlichen Berechtigungen. Sie sieht nur, was du sehen kannst.
Custom Agents agieren wie spezialisierte Teammitglieder mit ihren eigenen Berechtigungen. Sie haben Zugriff auf spezifische Ressourcen, die du ihnen gewährst.

Funktionsweise der Berechtigungen für personalisierte Agenten

Personalisierte Agenten haben zwei Arten von Berechtigungen, die zusammenspielen:

Worauf der Agent zugreifen kann: Die Notion-Seiten, Datenbanken und verbundenen Apps, für die du dem Agenten Zugriff gibst.
Wer kann auf den Agenten zugreifen: Die Personen, mit denen du den Agenten teilst, und was sie damit tun können.

Hinweis: Custom Agents haben ihre eigenen Berechtigungen. Wenn du einen Custom Agent teilst, gibst du deinem Team Zugriff auf alles, was der Agent sehen kann. Agent-Benutzer können Informationen aus Ressourcen abrufen, auf die sie selbst keinen Zugriff haben, oder Änderungen vornehmen, wenn der Agent Lese- und Schreibberechtigungen für diese Ressourcen hat.

Erfahre, wie du die Nutzung personalisierter Agenten mit dem Notion-Guthaben-Dashboard überwachen kannst.

Beispiel:

Dein Finanzteam erstellt einen personalisierten Agenten namens BudgetBot, der Fragen zu Ausgaben und Budgetgenehmigungen beantwortet.

Das Finanzteam gibt BudgetBot Zugriff auf private Seiten wie Budgetvorlagen, Genehmigungsworkflows und Ausgabenrichtlinien der Abteilung.
Das Finanzteam gibt der Abteilungsleitung die Berechtigung Kann anzeigen und interagieren für BudgetBot.
Abteilungsleiter/-innen mit Zugriff auf BudgetBot können nun Fragen stellen und erhalten Antworten mithilfe der internen Dokumente des Finanzteams, auch wenn sie selbst keinen direkten Zugriff auf diese Seiten haben.

Dies ermöglicht es Abteilungsleitern, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können BudgetBot nach allen Budgetinformationen fragen, von kurzen Zusammenfassungen bis hin zu vollständigen Dokumentinhalten, ohne direkten Zugriff auf jede Seite des Finanzteams zu benötigen.

Worauf dein personalisierter Agent zugreifen kann

Wenn du einen Custom Agent erstellst, wählst du in den Einstellungen unter Tools und Zugriff explizit aus, auf welche Inhalte er zugreifen darf. Custom Agents können zugreifen:

Notion-Seiten und -Datenbanken – Wähle bestimmte Seiten oder Datenbanken aus.
Verbundene Apps – Wähle Slack-Kanäle, MCP, Calendar, Mail.
Berechtigungsstufen – Kann anzeigen, Kann kommentieren, Kann bearbeiten.

Standardmäßig haben neue Agenten keinen Zugriff auf alle Seiten im Workspace. Creator müssen dies explizit aktivieren und das Warnmodal akzeptieren. Enterprise-Workspace-Admins können steuern, wer einen Custom Agent erstellen darf, alle Agenten in einem Workspace sehen und Auslöser deaktivieren oder Berechtigungen für jeden Agenten überschreiben.

Der Agent kann nur auf Ressourcen zugreifen, für die du ihm explizit die Berechtigung zur Nutzung erteilt hast. Er kann auf nichts anderes in deinem Workspace zugreifen. Es gibt keine vererbten Berechtigungen von irgendjemandem (weder vom Creator noch vom Benutzer des Agenten).

Dies umfasst auch Berechtigungen für Datenbankzeilen. Ein Custom Agent antwortet unter Verwendung des eigenen Zugriffs des Agenten, nicht der Berechtigungen der Person, die ihn ausgelöst hat. Wenn der Agent also mehr Zeilen sehen kann als der Endbenutzer, kann der Agent Informationen offenlegen, auf die der Endbenutzer nicht direkt zugreifen kann.

Anforderungen an die Berechtigungsebene

Um den Ansichtszugriff auf eine Notion-Ressource zu gewähren, musst du mindestens über die Zugriffsebene „Ansicht“ für diese Ressource verfügen.
Um einen höheren Grad an Zugriff zu gewähren, musst du Vollzugriff haben, um diese Ressource freizugeben.

Hinweis: Gib Custom Agents nur Zugriff auf die spezifischen Ressourcen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Vermeide es, workspace-weiten Zugriff zu gewähren. Es gibt keine Möglichkeit, für alle Seiten in einem Workspace mehr als „Kann anzeigen“ zu gewähren.

Wer auf deinen personalisierten Agenten und seine Ressourcen zugreifen kann

Teile deinen Custom Agent mit deinem Team genau wie eine Notion-Seite, indem du oben auf der Seite auf Teilen klickst. Custom Agents haben drei Berechtigungsstufen, die bestimmen, wer sie verwenden und bearbeiten kann.

Kann anzeigen und interagieren

Den Agenten verwenden, um Fragen zu stellen oder Aufgaben auszuführen
Die Antworten und Ergebnisse des Agenten anzeigen
Die Agenteneinstellungen und Anweisungen im schreibgeschützten Modus anzeigen

Kann bearbeiten

Alles in Kann anzeigen und interagieren
Agentenanweisungen anzeigen und ändern
Alle Chats anzeigen, die Nutzer/-innen mit dem personalisierten Agenten geführt haben
Notion-Seiten und -Datenbanken hinzufügen oder entfernen
Einstellungen und Anweisungen bearbeiten, mit Ausnahme von Drittanbieter-Verbindungen, die von anderen aktiviert wurden

Vollzugriff

Alles in Kann bearbeiten
Den Agenten mit anderen teilen
Den Agenten löschen

Dupliziere einen Custom Agent

Du kannst einen Custom Agent duplizieren, um eine private Kopie zu erstellen, die du an deinen eigenen Workflow anpassen kannst. Das Duplikat ist standardmäßig Privat. Nur du hast Zugriff, bis du es teilst.

Wenn du einen Custom Agent duplizierst, prüft Notion deine eigenen Berechtigungen – nicht die des ursprünglichen Agent –, um zu entscheiden, was das Duplikat enthält:

Ressourcen (Seiten, Datenbanken): Nur Ressourcen, auf die du Zugriff hast, werden beibehalten. Ressourcen, auf die du keinen Zugriff hast, werden aus dem Duplikat entfernt.
Auslöser: Auslöser, die auf Ressourcen basieren, auf die du keinen Zugriff hast (z. B. ein privater Slack-Kanal), werden verworfen.
Tools wie Slack: Werden nicht automatisch übernommen. Du musst alle Drittanbieter-Verbindungen im Duplikat neu authentifizieren.
Anweisungen: Als neue Seite duplizieren. Verweise auf Seiten, auf die du keinen Zugriff hast, erscheinen als Kein-Zugriff-Chips und werden nicht zu den Tools und Zugriff des Duplikats hinzugefügt.

Mehrere Nutzer/-innen können zusammenarbeiten, um einen personalisierten Agenten zu erstellen und zu verwalten.

Bei Integrationen überprüft Notion, ob die Person, die den Agent konfiguriert, Zugriff auf die Ressource hat, die sie bearbeitet. Wenn du zum Beispiel einen Slack-Kanal einrichtest, auf den nur du Zugriff hast, können andere Bearbeiter diese Ressource nicht bearbeiten oder anzeigen – sie können sie nur löschen oder eine neue einrichten.

Zugriff für Gäste und Mitglieder mit eingeschränktem Zugriff

Was Gäste und eingeschränkte Mitglieder tun können:

Die Ausgabe, die Agenten in Notion-Seiten oder -Datenbanken erstellt haben, die mit ihnen geteilt wurden, anzeigen
Änderungen an Seiten oder Datenbanken vornehmen, die bereits konfigurierte personalisierte Agenten auslösen können

Was Gäste und eingeschränkte Mitglieder nicht tun können:

Personalisierte Agenten erstellen
Agenteneinstellungen bearbeiten (es sei denn, ihnen wurde explizit
die Berechtigung Kann bearbeiten erteilt)
Fragen stellen und Antworten erhalten, basierend auf dem, worauf der Agent zugreifen kann

Hinweis: Bevor du Inhalte allgemein freigibst, überprüfe unter „Tools und Zugriff“, auf welche Ressourcen dein Agent zugreift, und überlege, ob wirklich alle, mit denen du den Agenten teilst, diese Informationen sehen sollten.

Steuerelemente für Workspace-Admins

Workspace-Admins können personalisierte Agenten im gesamten Unternehmen mithilfe der folgenden Tools und Steuerelemente verwalten.

Hinweis: Admins sollten Agenten, die diese Tools verwenden, regelmäßig überprüfen, unnötige Zugriffe entfernen und nicht verwendete Agenten archivieren.

Agentenverzeichnis

Suchen und Anzeigen aller personalisierten Agenten in deinem Workspace
Anzeigen, wer die einzelnen Agenten erstellt hat und wann sie zuletzt aktiv waren
Deaktivieren und erneutes Aktivieren der Bearbeitung, des Chats und der Auslöser von Agenten, um automatisierte Ausführungen zu stoppen
Nur Enterprise: Ändern von Berechtigungen und löschen von Agenten, auch wenn du keinen Zugriff darauf hast

Um auf das Agentenverzeichnis zuzugreifen, gehe zu Einstellungen, wähle Notion-KI in der Seitenleiste und öffne den Tab Agenten. Durchsuche oder suche nach Agenten in deinem Workspace.

Bild des Agentenverzeichnisses in Notion-KI.

Erstellungskontrollen

Beschränke, wer personalisierte Agenten erstellen kann:

Gehe zu Einstellungen > Notion-KI.
Gehe zu den Agenten-Tabs und dann zu Festlegen, wer Agenten erstellen darf.
So legst du fest, wer Agenten erstellen darf: Alle Workspace-Mitglieder (Standardeinstellung), nur Workspace-Besitzer/-innen oder nur Workspace-Besitzer/-innen + hinzugefügte Gruppen.

Einstellungen für die Agentenerstellung in Notion-KI.

Steuerelemente im Enterprise Plan

Admin-Inhaltssuche

Anzeigen, auf welche Seiten und Datenbanken jeder personalisierte Agent zugreifen kann
Verwalten von Agentenberechtigungen für bestimmte Ressourcen
Entfernen des Zugriffs von Agenten auf sensible Inhalte

Um auf die Inhaltssuche zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Inhaltssuche und verwende den Filter Freigegeben für, um einen personalisierten Agenten auszuwählen.

Hinweis: Jede/-r Seiten- oder Datenbankbesitzer/-in kann einen Agenten aus einer Ressource entfernen – auch wenn er oder sie keinen Zugriff auf den Agenten selbst hat.

Audit-Log

Vollständiger Verlauf aller Aktionen von personalisierten Agenten
Filtere nach Agent, Nutzer/-in, Datum oder Aktionstyp.

Um auf das Audit-Log zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Audit-Log und filtere nach Ereignisse von personalisierten Agenten, indem du den Agenten aus der Dropdown-Liste Nutzer/-innen/Agenten auswählst.

KI-Analysen

Identifiziere die am häufigsten verwendeten und nicht verwendeten Agenten.
Überwache die Akzeptanz und den Wert.

Um auf KI-Analysen zuzugreifen, gehe zu Einstellungen > Analysen und öffne den Tab KI.

Besitz übertragen

Die Übertragung des Besitzes stellt sicher, dass geschäftskritische Agenten weiterlaufen, wenn Benutzer den Workspace verlassen. Nach 7 Tagen ohne Besitz stoppt der Agent.

Gehe zu Einstellungen > Mitglieder und öffne den Tab Kürzlich ausgestiegen.
Auf der Seite der kürzlich ausgestiegenen Nutzer/-innen werden Agenten im Content-Re-Provisioning-Flow als „private Agenten“ angezeigt.
Wähle den/die neue/-n Besitzer/-in aus und bestätige die Übertragung.

Die Übertragung der Eigentümerschaft wird auch über die öffentliche API unterstützt.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen personalisierten Agenten und der Notion-KI?

Die Notion-KI verhält sich wie du – sie respektiert deine persönlichen Berechtigungen und sieht nur, was du sehen kannst.

Custom Agents agieren wie spezialisierte Teammitglieder mit ihren eigenen Berechtigungen. Sie haben Zugriff auf spezifische Ressourcen, die du ihnen gewährst, und jeder, der den Agent nutzt, kann von diesem Zugriff profitieren.

Die Notion-KI ist auf Abruf verfügbar, während personalisierte Agenten autonom sind und automatisch im Hintergrund ausgeführt werden können.

Erfahre mehr über die Preise und wie personalisierte Agenten Notion-Guthaben verwenden.

Kann ein personalisierter Agent auf etwas zugreifen, das ich nicht sehen kann?

Ja. Wenn jemand einen Custom Agent mit dir teilt, hat dieser Agent möglicherweise Zugriff auf Ressourcen, auf die du persönlich keinen Zugriff hast. Du siehst nur Informationen, die der Agent in seine Antworten einbezieht. Dies ist beabsichtigt, damit Agenten die Arbeit über Berechtigungsgrenzen hinweg koordinieren können.

Wenn jedoch Lese- und Schreibzugriff für die Ressource aktiviert ist, kann der Agent diese Ressourcen in deinem Namen bearbeiten. Das bedeutet, dass du den Agent anweisen kannst, Änderungen vorzunehmen, anstatt nur Informationen abzurufen.

Was passiert, wenn ich jemanden von einer privaten Seite entferne, auf die ein personalisierter Agent zugreifen kann?

Die Person verliert den direkten Zugriff auf diese Seite, aber wenn sie den personalisierten Agenten weiterhin verwenden kann, kann sie möglicherweise Informationen von dieser Seite über den Agenten abrufen.

Wenn du den Zugriff vollständig verhindern möchtest, entferne entweder die Seite aus dem Zugriff des Agenten oder entferne den Zugriff dieser Person auf den Agenten.

Kann ich sehen, auf welche Ressourcen ein personalisierter Agent Zugriff hat, bevor ich ihn verwende?

Alle Personen mit der Berechtigung Kann anzeigen und interagieren können die Einstellungsseite des Agenten sehen, auf der alle verbundenen Ressourcen angezeigt werden.

Um die Einstellungen eines Agenten anzuzeigen, öffnest du die Seite des personalisierten Agenten, gehst zum Tab Einstellungen und siehst dir den Abschnitt Tools und Zugriff an.

Was passiert, wenn ich einem Agenten versehentlich zu viel Zugriff gewähre?

Du kannst Ressourcen jederzeit aus den Tools und Zugriff-Einstellungen eines Agenten entfernen. Die Änderungen werden sofort wirksam.

Wenn du eine Seite oder Datenbank besitzt: Entferne den Agenten direkt über das Menü „Teilen“ aus dieser Ressource – auch wenn du keinen Zugriff auf den Agenten selbst hast.

Wenn du Eigentümer/-in eines Enterprise-Workspace bist: Verwende das Agentenverzeichnis, um die Berechtigungen eines Agenten zu ändern, auch wenn du ihn nicht erstellt hast.

Kann ich verhindern, dass ein personalisierter Agent auf meine Inhalte zugreift?

Ja. Als Seiten- oder Datenbankbesitzer/-in kannst du jeden Custom Agent über das Teilen-Menü aus deiner Ressource entfernen.

Um einen Agenten zu entfernen, öffnest du die Seite oder Datenbank, klickst auf Teilen, suchst den personalisierten Agenten in der Liste und klickst auf das X, um ihn zu entfernen.

Woher weiß ich, ob ein Agent auf meine Inhalte zugreift?

Personalisierte Agenten werden im Teilen-Menü jeder Seite oder Datenbank angezeigt, auf die sie Zugriff haben – genau wie Personen.

Um dies zu überprüfen, öffne die Seite oder Datenbank, klicke auf Teilen und suche in der Liste nach personalisierten Agenten.