Calendar mit Personalisierten Agenten verbinden

Custom Agents können eine Verbindung zum Kalender herstellen, um Terminplanungs-Workflows zu automatisieren. Sobald die Verbindung steht, können Agenten deinen Zeitplan optimieren, die Meeting-Logistik vorbereiten und abwickeln und Terminplanungskonflikte entweder durch automatisierte Auslöser oder durch einen direkten Chat mit dem Agenten lösen.

Die Kalender-Verbindung für Custom Agents ist in Business- und Enterprise-Plänen verfügbar. Diese Verbindung funktioniert mit Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar und Microsoft Outlook / M365-Konten.

Einige Outlook-spezifische Funktionen (wie Teams-Konferenzfunktion, Geteilt- und delegierte Kalender sowie Raum-/Ressourcenbuchung) erfordern möglicherweise einen separaten Einrichtungsschritt. Mehr erfahren darüber, was dein Custom Agent mit Outlook tun kann →

1. Chatte mit deinem Agent. Gib ihm spezifische Anweisungen, wie er mit Kalender-Ereignissen umgehen soll.

   • Dies kann auch manuell in den Einstellungen eines Custom Agent erfolgen. Gehe zu Tools & Zugriff, wähle dann + Verbindung hinzufügen → Kalender → Verbinden.

2. Gehe zu Einstellungen → Tools und Zugriff.

3. Wähle den/die Kalender aus, auf den/die dein Agent Zugriff haben soll.

4. Erteile die Berechtigungen, die dein Agent für jeden verbundenen Kalender benötigt: Lesen oder Lesen und Schreiben.

5. Wähle aus, ob der Agent vor der Ausführung einer Aktion eine Bestätigung anfordern soll.

6. Teste die Verbindung. Wenn das Verhalten deines Agenten nicht deinen Erwartungen entspricht, chatte mit deinem Agent, um die Anweisungen zu klären.

Tipp: Sei präzise in deinen Anweisungen. Zum Beispiel: „Fasse jeden Morgen um 8 Uhr die heutigen Meetings zusammen und sende mir ein Briefing“ oder „Wenn ein neues externes Meeting hinzugefügt wird, erstelle eine Vorbereitungsseite in meiner Meetings-Datenbank.“

Füge einen Calendar-basierten Auslöser in den Einstellungen deines personalisierten Agenten hinzu.

1. Klicke unter Trigger auf + Verbindung hinzufügen → Calendar → Verbinden.

2. Wähle unter Calendar aus den folgenden Auslösern:

   • Ereignis erstellt: Wird ausgeführt, wenn neue Ereignisse zu deinem Kalender hinzugefügt werden

   • Ereignis aktualisiert: Wird ausgeführt, wenn sich die Ereignisdetails ändern (Zeit, Teilnehmende usw.)

   • Ereignis abgesagt: Wird ausgeführt, wenn Ereignisse aus deinem Kalender entfernt werden

3. Wähle den/die Kalender aus, für den/die der Auslöser ausgeführt werden soll.

4. Füge einen Filter hinzu, um einzugrenzen, welche Ereignisse einen Kalender-Auslöser aktivieren. Jeder Auslöser kann so gefiltert werden, dass er nur ausgeführt wird, wenn ein Ereignis die Kriterien für einen bestimmten Titel, eine Beschreibung, einen Ort, einen bestimmten Besitzer/-in oder einen Ganztagesstatus erfüllt.

Wenn du Calendar verbindest, kannst du auswählen, welche Berechtigungen dein Agent erhält.

• Lesen: Ermöglicht es dem personalisierten Agenten, Informationen anzuzeigen, ohne Änderungen am Kalender vorzunehmen.

• Lesen und Schreiben: Ermöglicht es dem personalisierten Agenten, Ereignisse im Kalender anzuzeigen und zu ändern.

• Bestätigung erforderlich: Erfordert, dass ein Benutzer eine Aktion genehmigt oder abbricht, bevor sie ausgeführt wird. Wenn diese Option deaktiviert ist, kann der Agent Ereignisse ändern und Einladungen ohne Genehmigung versenden.

• Als Standard festlegen: Ändere, welchen verbundenen Kalender dein Agent standardmäßig verwenden soll.

  • Wenn du mehrere Kalender im selben Kalenderkonto hast, wird der Standardkalender festgelegt, den der Agent verwendet, es sei denn, du gibst einen anderen Kalender an.

  • Wenn du mehrere Kalenderkonten verbindest, kannst du für jedes Konto einen eigenen Standardkalender auswählen.

Wenn du einen personalisierten Agenten mit einer Calendar-Verbindung teilst, zeigen Agenten an, was der Nutzer oder die Nutzerin, der/die die Verbindung eingerichtet hat, in Calendar sehen darf.

Wenn der verbundene Nutzer oder die verbundene Nutzerin beispielsweise ein privates Ereignis hat, dessen Details nur er oder sie sehen kann, können alle Nutzer/-innen mit dem Zugriff Kann anzeigen und interagieren oder höher dieses Ereignis anzeigen.

Wenn du einen personalisierten Agenten mit einer Calendar-Verbindung teilst, können alle Nutzer/-innen mit dem Zugriff Kann anzeigen und interagieren auf einen Agenten vollständig mit dem verbundenen Kalender interagieren.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, gib deinem personalisierten Agenten spezifische Anweisungen.

Erhalte eine tägliche Zusammenfassung deiner Meetings und Prioritäten, um jeden Tag vorbereitet zu beginnen.

Sag deinem Custom Agent: „Überprüfe jeden Wochentag morgens um 8 Uhr meinen Kalender für den Tag. Fasse meine Meetings mit wichtigen Details wie Teilnehmern, Zeiten und anstehenden Vorbereitungsarbeiten zusammen. Sende mir eine Benachrichtigung mit der Zusammenfassung.“

Generiere automatisch Tagesordnungen oder Notizen vor wichtigen Meetings.

Sag deinem Custom Agent: „Wenn ein neues externes Meeting zu meinem Kalender hinzugefügt wird, erstelle eine Seite in meiner Meetings-Datenbank. Füge den Meeting-Titel, die Teilnehmer, die Zeit sowie einen Abschnitt für Vorbereitungsnotizen und Aktionselemente hinzu.“

Halte deinen Kalender organisiert, indem du Routineaufgaben der Terminplanung automatisch erledigst.

Sage deinem Personalisierten Agenten: „Wenn jemand ein Meeting über Slack anfordert, überprüfe meinen Kalender auf Verfügbarkeit, finde eine passende Zeit, erstelle das Ereignis und sende Einladungen an alle Teilnehmenden“

Vermeide Terminchaos, indem du optimale Meeting-Zeiten für mehrere Teilnehmende findest.

Sag deinem Custom Agent:„Wenn ich dich bitte, ein Meeting mit Teammitgliedern zu planen, verwende ‚Zeit mit Teilnehmenden finden‘, um die Verfügbarkeit aller zu prüfen. Schlage die 3 besten Optionen vor und erstelle das Ereignis, sobald ich bestätige.“

Wenn dein Team mit Microsoft 365 arbeitet, kann dein Custom Agent einige zusätzliche Dinge tun, die bei Outlook selbstverständlich sind:

• Teams-Link hinzufügen: Wenn dein Agent ein Meeting erstellt, kann er automatisch einen Microsoft Teams-Videoanruf-Link einfügen.

• Mit dir geteilte Kalender sehen: Wenn ein Kollege seinen Kalender mit dir geteilt hat, kann dein Agent ihn sehen und bei der Planung berücksichtigen.

• Mit wiederkehrenden Meetings arbeiten: Dein Agent kann Ereignisse lesen und bearbeiten, die sich wiederholen, wie wöchentliche Stand-ups oder monatliche Rezensionen.

• Einen Raum buchen: Beim Erstellen eines Meetings kann dein Agent einen Konferenzraum oder eine andere geteilte Ressource einbeziehen.

Hinweis: Einige dieser Funktionen werden schrittweise eingeführt und sind daher möglicherweise nicht sofort verfügbar.

Wenn dein Custom Agent auf Fehler stößt, gib der Ausführung einen „Daumen runter“ und chatte mit dem Agenten, um das Problem zu diagnostizieren. Versuche dann diese Schritte:

Wenn du Calendar nicht unter Tools und Zugriff finden kannst, die Verbindung zu Calendar nach einigen Tagen getrennt wird oder ein Agent kann keine Ereignisse sehen:

• Bestätige, dass Calendar verbunden ist.

• Trenne die Verbindung, lösche Cookies und stelle die Verbindung mit dem richtigen Konto wieder her.

Wenn dein Agent nicht ausgeführt wird, wenn ein Kalenderereignis geändert wird, mehrmals ausgeführt wird oder Ereignisdetails nicht richtig gelesen werden:

• Überprüfe den Tab Aktivität, um zu sehen, ob der Auslöser aktiv ist.

• Überprüfe unter Tools und Zugriff, ob die Verbindung zu Calendar aktiv ist.

• Führe einen Test mit einem einfachen Ereignis durch, um das Problem zu isolieren.

• Bestätige, dass der Auslöser für den richtigen Kalender eingestellt ist (falls du mehrere hast).