Best Practices für die Erstellung und Optimierung eines Custom Agents

Ein gut konzipierter Custom Agent verbraucht weniger Credits und liefert bessere Ergebnisse. So holst du das Beste aus jeder Ausführung heraus:

• Verwende Custom Agents für wiederkehrende Aufgaben. Für einmalige Anfragen verwende stattdessen den Notion Agent – er ist in deinem Plan enthalten. Custom Agents laufen über Notion-Guthaben, da sie autonom im Hintergrund arbeiten, egal ob du online bist oder nicht.

• Wähle spezifische Auslöser. Auslösen bei bestimmten @-erwähnungen oder Eigenschaftsänderungen, nicht bei jeder Nachricht oder Datenbankaktualisierung. Weniger Fehlstarts, weniger verschwendete Ausführungen.

• Halte den Kontext knapp. Verweise deinen Agenten auf die spezifischen Seiten oder Datenbanken, die er benötigt. Auf diese Weise liest er nur das, was er muss, und jede Ausführung bleibt fokussiert.

• Definiere „Erledigt“ im Voraus. Sage deinem Agenten genau, wie eine vollständige Ausführung aussieht. Je klarer die Anweisungen, desto schneller kommt er zum Ergebnis.

• Fasse unabhängige Aufgaben zusammen. Bitte deinen Agenten beispielsweise, mehrere Quellen auf einmal zu lesen, anstatt eine nach der anderen.

  • ✅ „Lies die Projektdatenbank und den Slack-Kanal #support und schreibe dann das wöchentliche Update.“

  • 🚫 „Lies die Projekte-Datenbank und schreibe dann das wöchentliche Update. Lies dann den #Support Slack-Kanal und füge es dem wöchentlichen Update hinzu.“

• Starte von einem bestehenden Agenten, wenn der Workflow ähnlich ist. Wenn ein Workflow, den du benötigst, bereits als Custom Agent existiert, dupliziere ihn, anstatt ihn von Grund auf neu zu erstellen. Öffne den Agenten, wähle ••• und wähle Duplizieren.

  • Die Kopie ist standardmäßig privat.

  • Nach dem Duplizieren musst du Tools wie Slack erneut authentifizieren, prüfen, ob die Auslöser wie erwartet übernommen wurden, und alle Workers neu bereitstellen – sie sind im Duplikat nicht enthalten. Das ist besonders nützlich, um schnell Team-Varianten eines funktionierenden Agenten zu erstellen. Mehr erfahren über das Duplizieren eines Custom Agent

Custom Agents sind am zuverlässigsten, wenn sie eine klare Aufgabe, die richtigen Quellen und eine präzise Definition von „Erledigt“ haben. Dieser Artikel zu bewährten Methoden behandelt, wie du bessere Anweisungen schreibst, die richtigen Auslöser auswählst und die Ergebnisse im Laufe der Zeit verbesserst.

Wenn du nicht sicher bist, wo du starten sollst, beginne mit Aufgaben, die dein Team häufig wiederholt. Custom Agents sind am effektivsten, wenn der Workflow vorhersehbar und leicht zu rezensieren ist.

Suche nach Workflows, die:

• wiederholbar sind, wie das Erstellen von Berichten, das Sortieren eingehender Anfragen oder das Beantworten häufiger Slack-Fragen

• häufig sind, d. h. sie treten täglich oder wöchentlich auf

• einfach zu bewerten sind, sodass du schnell erkennen kannst, ob die Ausgabe korrekt ist

Sobald du einen Workflow ausgewählt hast, erstelle zuerst die einfachste Version deines Agenten. Sorge dafür, dass er zuverlässig ausgeführt wird, bevor du Komplexität hinzufügst.

Wenn der Prozess stabil und vorhersehbar ist, kannst du Auslöser oder Zeitpläne hinzufügen, um ihn vollständig zu automatisieren.

Wenn du deinem Custom Agent klare Anweisungen gibst, liefert er konsistentere und zuverlässigere Ergebnisse. Konzentriere dich darauf, wie Erfolg aussieht, und stelle den Kontext bereit, den er benötigt, um diesen zu erzielen.

Beginne mit dem gewünschten Ergebnis.

• Beschreibe, wie das Endergebnis aussehen soll, anstatt jeden Schritt aufzulisten.

• Lass den Agenten bestimmen, wie er dorthin gelangt.

• Beispiel: „Erstelle ein wöchentliches Status-Update, das abgeschlossene Aufgaben, Hindernisse und die nächsten Schritte zusammenfasst.“

Teile ein echtes Beispiel.

• Füge ein vorheriges Status-Update, einen formatierten Bericht oder eine zugewiesene Anfrage ein.

• Verwende konkrete Beispiele anstelle von abstrakten Beschreibungen.

Beschreibe das Format und das Ziel deutlich.

• Gib an, wo die Ausgabe ausgegeben werden soll (Slack, eine Datenbank oder eine vorhandene Seite).

• Gib an, welche Eigenschaften oder Abschnitte ausgefüllt werden sollen.

• Beispiel: „Veröffentliche die Zusammenfassung im Kanal #team-updates und füge sie der Datenbank für wöchentliche Berichte hinzu.“

Setze einfache Grenzen.

• Kläre, was der Agent tun und was er vermeiden soll.

• Beispiel: „Aktualisiere die vorhandene wöchentliche Berichtsseite, erstelle keine neue.“ oder „Antworte nur in #support.“

Weise auf Grenzfälle hin.

• Erkläre, was passieren soll, wenn es keine Daten oder Neuigkeiten gibt.

• Beispiel: „Wenn es diese Woche keine Updates gibt, poste ‚Keine Updates‘, anstatt die Aufgabe zu überspringen.“

Schreibe die Anweisungen kurz und zielgerichtet.

• Kürzere Anweisungen führen zu konsistenten Ergebnissen

• Wenn die Einrichtung zu lange dauert, teile den Workflow auf mehrere Agenten auf.

Entscheide beim Einrichten deines personalisierten Agenten, ob die Arbeit nach einem Zeitplan, als Reaktion auf eine Aktion oder beides ausgeführt werden soll.

Verwende Zeitpläne für vorhersehbare Aufgaben.

• Wähle einen Zeitplan, wenn die Aufgabe in einem festgelegten Rhythmus ausgeführt werden soll, unabhängig von der Aktivität.

• Diese Vorgehensweise eignet sich ideal für wiederkehrende Arbeiten wie Wochenberichte, tägliche Briefings oder monatliche Zusammenfassungen.

Verwende Auslöser für dynamische Arbeit.

• Wähle einen Auslöser, wenn die Aufgabe als Reaktion auf ein Ereignis ausgeführt werden soll.

• Beispiele sind ein in Slack gemeldeter Fehler, eine neue Seite, die zu einer Datenbank hinzugefügt wurde, oder eine E-Mail von einem bestimmten Absender.

Kombiniere bei Bedarf Zeitpläne und Auslöser.

• Einige Workflows haben zwei Muster.

• Zum Beispiel kann ein Agent, der auf Auslösern basiert, Fehler gleich nach dem Eintreffen sortieren, während ein anderer Agent, der nach einem Zeitplan agiert, eine wöchentliche Zusammenfassung dieser sortierten Fehler erstellt.

Beginne mit einer niedrigeren Frequenz und einem begrenzten Umfang.

• Beginne mit einem wöchentlichen Zeitplan anstatt mit einem täglichen.

• Beginne mit einem Kanal anstatt mit fünf.

• Skaliere einen Agenten, sobald du bestätigt hast, dass die Ausgabe konsistent und zuverlässig ist.

Bevor du deinen Workflow vollständig aktivierst, nimm dir die Zeit, deine Einrichtung zu testen und anzupassen.

Teste, bevor du Auslöser oder Zeitpläne aktivierst.

• Klicke auf Ausführen, um den Agenten manuell auszuführen.

• Überprüfe die Ausgabe, um zu bestätigen, dass sie sich wie erwartet verhält.

• Aktiviere Auslöser oder Zeitpläne erst, wenn die Ergebnisse korrekt aussehen.

Teste mit einer kleinen Gruppe.

• Teile den Agenten mit ein paar Teammitgliedern, um Feedback zu sammeln.

• Verwende frühes Feedback, um Probleme zu erkennen, bevor du den Agenten für größere Aufgaben verwendest.

Erwarte Iterationen.

• Die meisten Agenten benötigen mehrere Testläufe, um richtig zu funktionieren.

• Verfeinere die Anweisungen basierend auf dem, was die Ausgabe tatsächlich zeigt, nicht auf dem, was du mit den Anweisungen sagen willst.

Überprüfe zuerst das Aktivitätsprotokoll.

• Klicke auf das Uhrensymbol, um zu sehen, was die Ausführung ausgelöst hat.

• Überprüfe, was der Agent getan hat und wo er möglicherweise versagt hat.

• Verwende das Protokoll, um Probleme zu diagnostizieren und zu bestätigen, dass sich der Agent wie erwartet verhält, bevor du den Zugriff erweiterst.

Kenne die gängigen Lösungen.

• „Falsche Ausgabe“ bedeutet in der Regel, dass die Anweisungen spezifischer sein müssen.

• „Fehlende Daten“ bedeutet oft, dass der Agent Zugriff auf zusätzliche Seiten oder Datenbanken benötigt. Diese Einstellungen findest du unter

  Tools und Zugriff

• „Fehlgeschlagene Ausführungen“ weisen in der Regel auf eine Berechtigungslücke oder unklare Anweisungen hin.

Ein gut konzipierter Agent läuft schneller und vermeidet unnötige Arbeit. Drei Faktoren beeinflussen die Effizienz:

• Wie oft der Agent ausgeführt wird,

• Wie viel Inhalt er liest und

• Wie viele Schritte es braucht, um eine Aufgabe zu erledigen.

Der einfachste Weg, die Leistung zu verbessern, besteht darin, unnötige Durchläufe zu begrenzen. Gestalte Trigger so, dass der Agent nur dann ausgeführt wird, wenn er wahrscheinlich eine Aktion ausführen muss.

Fange klein an und skaliere.

• Beginne mit wöchentlichen Ausführungen anstatt mit täglichen.

• Verwende einen Kanal oder Workflow, bevor du auf weitere erweiterst.

• Erhöhe die Frequenz, sobald die Ergebnisse zuverlässig sind.

Verwende Auslöser mit hohem Signal, damit dein Agent nur bei Bedarf ausgeführt wird.

• Für Slack: Auslösen bei @Erwähnungen oder einer bestimmten Emoji-Reaktion und nicht bei allen Nachrichten

• Für Notion: Auslösen bei bestimmten Eigenschaftsänderungen anstelle bei jeder Datenbankaktualisierung

• Für Notion Mail: Auslösen bei einer gefilterten Reihe von E-Mails statt bei jeder Nachricht

Erwarte einige Ausführungen mit dem Ergebnis „Keine Aktion erforderlich“.

• Diese treten auf, wenn der Agent feststellt, dass keine Aktion erforderlich ist.

• Dies ist normal und effizient – der Agent überprüft nur den Auslöser und die Anweisungen, bevor er beendet wird.

Je mehr Inhalt ein Agent liest, desto mehr Arbeit erfordert jede Ausführung. Halte den Bereich eng gefasst.

• Gib dem Agenten den kleinstmöglichen Bereich vor. Idealerweise eine einzelne Seite oder einige Seiten, die auf Unterseiten verweisen, die der Agent bei Bedarf laden kann.

• Vermeide es, den Agenten eine breitgefächerte Suche durchführen zu lassen, wenn du bereits weißt, welche Datenbank oder Seite er als Quelle der Wahrheit verwenden soll.

Jeder zusätzliche Schritt in einem Durchlauf bedeutet zusätzliche Arbeit, insbesondere wenn der personalisierte Agent mehrere Suchvorgänge ausführt.

• Definiere klar, was als „erledigt“ gilt, damit der Agent in weniger Schritten fertig ist.

• Es ist effizienter, wenn dein Agent mehrere Tools gleichzeitig aufruft. Ermutige in deinen Anweisungen zur parallelen Tool-Nutzung, wann immer möglich.

  • Kann gleichzeitig ausgeführt werden: „Lesen Sie gleichzeitig die Projektdatenbank, den Engineering-Slack-Kanal und die Seite mit den neuesten Sprint-Notizen.“ Diese drei Quellen sind unabhängig, daher liest der Agent alle gleichzeitig statt nacheinander.

  • Muss der Reihe nach ausgeführt werden:„Erstelle eine /zusammenfassen-Seite in der Bericht-Datenbank und poste dann den Link in #team-updates auf Slack.“ Der Agent benötigt die Seiten-URL, bevor er den Link posten kann, daher erfolgen diese Schritte nacheinander.

Wenn der Agent häufig mehrere Folgefragen stellt, dieselbe Aktion wiederholt, dieselben Seiten erneut überprüft oder Fehler auf vorhersehbare Weise macht, müssen die Anweisungen oder Einstellungen verbessert werden.

• Wenn es wegen Berechtigungsproblemen (kein Zugriff auf Slack oder aufgrund einer nicht vertrauenswürdigen URL) oft zu Fehlern kommt, kannst du die Zugriffsrechte des Agenten unter Tools und Zugriff anpassen oder dem Agenten in den Anweisungen sagen, dass er diese Aktionen vermeiden soll.