Trợ lý tùy chỉnh

Trợ lý tùy chỉnh tự động hóa các quy trình làm việc thủ công, lặp đi lặp lại cho toàn bộ nhóm của bạn. Chúng tự động chạy ở chế độ nền dựa trên các trình kích hoạt được thiết lập, sử dụng các tài liệu và cơ sở dữ liệu hiện có của bạn làm ngữ cảnh.

Thiết lập chúng một lần — xây dựng quy trình làm việc cho các tác vụ lặp đi lặp lại như báo cáo hàng tuần hoặc phân loại phản hồi — và nó sẽ trở thành một tài nguyên chung mà cả nhóm cùng dựa vào.

Các trợ lý tùy chỉnh nằm trong Notion và chạy theo hướng dẫn của bạn. Sau khi thiết lập, chúng có thể:

• Đọc từ các trang và cơ sở dữ liệu Notion cũng như một số ứng dụng được kết nối.

• Chạy dựa trên các trình kích hoạt định kỳ và các sự kiện trong không gian làm việc.

• Thực hiện các Hành động như đăng Báo cáo, ghi nhận lỗi, cập nhật hồ sơ hoặc gửi tin nhắn.

Không giống như Trợ lý Notion, các trợ lý tùy chỉnh được thiết kế để tự động chạy ở chế độ nền dựa trên các trình kích hoạt và lịch trình.

Các trợ lý tùy chỉnh được tích hợp trực tiếp vào Notion. Chúng sử dụng các tài liệu và cơ sở dữ liệu hiện có của bạn làm ngữ cảnh và kết nối trên Slack, giúp tăng năng suất. Với các trợ lý tùy chỉnh, bạn có thể:

• @mention các trợ lý trong các trang Notion, thuộc tính cơ sở dữ liệu và bình luận.

• Gắn chúng vào các sự kiện cơ sở dữ liệu (ví dụ: khi một trang được tạo hoặc cập nhật).

• Để chúng giám sát không gian làm việc và các công cụ được kết nối của bạn theo các trình kích hoạt mà bạn định cấu hình.

Sử dụng các trình kích hoạt để các trợ lý tùy chỉnh chạy mà không cần bạn phải khởi động thủ công mỗi lần. Thiết lập trình kích hoạt một lần, sau đó công việc sẽ diễn ra liên tục ở chế độ nền.

• Chạy theo lịch trình (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hơn thế nữa).

• Phản ứng với các sự kiện trong Notion và Slack.

• Tiếp tục chạy ở chế độ nền sau khi bạn xuất bản chúng.

Tính năng này mở khóa các quy trình làm việc tự động như báo cáo định kỳ, hàng đợi phân loại và duy trì kiến thức, giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Các trợ lý tùy chỉnh chỉ hoạt động trên các trang, cơ sở dữ liệu và ứng dụng bên ngoài mà bạn cấp quyền truy cập rõ ràng. Theo mặc định, chúng không bao giờ có quyền truy cập toàn bộ không gian làm việc, giúp giảm thiểu rủi ro.

• Kiểm soát ai có thể chỉnh sửa, chạy hoặc tương tác với từng trợ lý tùy chỉnh.

• Xem nhật ký hoạt động để biết trợ lý tùy chỉnh đã làm gì và khi nào.

• Sử dụng Lịch sử phiên bản để xem lại hoặc khôi phục các cấu hình trước đây.

• Giữ cho các lần chạy có thể xem xét và hoàn tác để bạn có thể lặp lại một cách an toàn.

Các thay đổi quan trọng về cấu hình và quyền truy cập đối với Trợ lý tùy chỉnh (như cập nhật hướng dẫn, thay đổi quyền và thêm tích hợp) được ghi lại trong nhật ký kiểm tra Notion. Điều này giúp quản trị viên Enterprise theo dõi các thay đổi của trợ lý để đánh giá bảo mật và tuân thủ.

• Bạn phải sử dụng gói Business hoặc Enterprise của Notion. Tìm hiểu thêm về giá cho trợ lý tùy chỉnh.

• Sử dụng máy tính để bàn hoặc web để xây dựng, chỉnh sửa, xem hoặc tương tác với các Trợ lý tùy chỉnh.

Bạn có thể xây dựng một Trợ lý tùy chỉnh từ nhiều vị trí. Điểm truy cập chính là phần Trợ lý trong thanh bên.

1. Đi tới phần Trợ lý trong thanh bên và chọn + để tạo một Trợ lý tùy chỉnh mới.

2. Chọn cách bạn muốn bắt đầu:

• Tạo bằng trò chuyện AI

  • Trong cuộc trò chuyện, hãy mô tả những gì bạn muốn trợ lý tùy chỉnh thực hiện bằng ngôn ngữ tự nhiên.

  • Xem lại các hướng dẫn, trình kích hoạt và quyền truy cập nháp mà Notion AI tạo ra và lặp lại.

  • Lưu.

• Tạo từ mẫu

  • Chọn một mẫu.

  • Xem lại các hướng dẫn, trình kích hoạt và quyền truy cập nháp mà Notion AI tạo ra và lặp lại.

  • Lưu.

• Tạo từ đầu

  • Chọn Tạo trống.

  • Bắt đầu từ một trường hướng dẫn trống hoặc trò chuyện với bạn.

  • Tự soạn thảo hướng dẫn của bạn, tuân theo các phương pháp hay nhất để có hướng dẫn rõ ràng, cụ thể. Xác định những gì trợ lý tùy chỉnh nên làm, cách nó nên hoạt động và công việc mà nó cần xử lý.

  • Thiết lập các trình kích hoạt, quyền truy cập, mô hình AI của bạn cho đến khi chúng khớp với quy trình làm việc của bạn.

  • Lưu.

Các trình kích hoạt xác định thời điểm trợ lý tùy chỉnh của bạn chạy. Bạn có thể kết hợp nhiều loại trình kích hoạt cho một trợ lý tùy chỉnh duy nhất. Bạn cũng có thể sử dụng các bộ lọc để giúp trợ lý tùy chỉnh của mình chỉ chạy cho các trang hoặc tin nhắn mà bạn quan tâm, hoặc chỉ khi các điều kiện nhất định bạn đặt ra được đáp ứng (ví dụ: một trạng thái cụ thể hoặc một từ khóa).

Sử dụng lịch trình định kỳ để chạy các trợ lý tùy chỉnh theo nhịp độ.

1. Mở Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh của bạn.

2. Đi tới phần Trình kích hoạt.

3. Thêm trình kích hoạt Định kỳ.

4. Chọn thời điểm bạn muốn trợ lý tùy chỉnh chạy:

   • Chọn tần suất (mỗi ngày, tuần, tháng hoặc năm).

   • Đặt thời gian cụ thể, bao gồm múi giờ (ví dụ: "mỗi ngày vào nửa đêm theo giờ PST").

5. Xem lại thời gian chạy theo lịch trình tiếp theo để xác nhận lịch trình đã chính xác.

6. Lưu trình kích hoạt của bạn.

Các trình kích hoạt Notion chạy trợ lý tùy chỉnh của bạn dựa trên các sự kiện trong không gian làm việc của bạn. Bạn có thể kích hoạt trợ lý tùy chỉnh khi:

• Một bình luận được thêm vào trang.

• Một trang được thêm vào cơ sở dữ liệu.

• Một thuộc tính được cập nhật trong cơ sở dữ liệu.

• Một trang bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu.

Một số trình kích hoạt Notion cho phép bạn thêm bộ lọc, chẳng hạn như khớp với các giá trị thuộc tính cụ thể hoặc giới hạn số lần chạy đối với các trang trong một chế độ xem cơ sở dữ liệu cụ thể.

Để thêm trình kích hoạt Notion:

1. Mở Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh và chọn Trình kích hoạt.

2. Chọn một loại trình kích hoạt Notion.

3. Chỉ định:

   • Trang hoặc cơ sở dữ liệu cần theo dõi.

   • Sự kiện (ví dụ: "trang được tạo trong cơ sở dữ liệu").

   • Các bộ lọc hoặc điều kiện tùy chọn (ví dụ: một giá trị trạng thái cụ thể hoặc một chế độ xem cơ sở dữ liệu).

4. Lưu.

Các trình kích hoạt Slack cho phép các trợ lý tùy chỉnh theo dõi các sự kiện trong các kênh Slack công khai và Riêng tư.

Yêu cầu thiết lập

Trước khi bạn có thể thiết lập trình kích hoạt Slack, quản trị viên không gian làm việc Slack của bạn phải trước tiên kết nối Slack với không gian làm việc Notion. Việc này cấp quyền truy cập vào tất cả các kênh công khai và xác định xem Notion AI có thể truy cập các kênh Riêng tư hay không. Nếu bạn muốn làm việc với một kênh Riêng tư, bạn cũng sẽ phải ủy quyền cho tài khoản Slack của mình.

Các trợ lý tùy chỉnh có thể theo dõi:

• Một tin nhắn được đăng lên kênh.

• Đã thêm biểu tượng cảm xúc vào tin nhắn.

• Trợ lý tùy chỉnh được đề cập trong một tin nhắn.

Lưu ý: Để kích hoạt trợ lý bằng cách @đề cập nó trong Slack, quản trị viên không gian làm việc Slack của bạn phải trước tiên cho phép tất cả thành viên tạo nhóm người dùng. Sau khi cài đặt này được bật, bất kỳ ai cũng có thể kích hoạt trợ lý bằng cách đề cập đến tên của trợ lý đó trong kênh Slack liên kết.

Khi thiết lập bất kỳ trình kích hoạt nào ở trên, bạn có thể chọn bao gồm các phản hồi trong chuỗi tin nhắn để trợ lý phản hồi các tin nhắn trong chuỗi, thay vì chỉ các tin nhắn cấp cao nhất.

Bạn có thể giảm nhiễu trong các kênh có lưu lượng truy cập cao bằng cách chỉ định các từ khóa hoặc cụm từ để kích hoạt.

Để thêm trình kích hoạt Slack:

1. Kết nối Slack với Trợ lý của bạn trong quá trình thiết lập nếu bạn chưa thực hiện.

2. Trong Trình kích hoạt, thêm trình kích hoạt Slack.

3. Chọn:

   • Loại sự kiện.

   • Kênh cần theo dõi.

   • Các bộ lọc tùy chọn (ví dụ: chỉ kích hoạt khi tin nhắn chứa một từ khóa hoặc cụm từ cụ thể).

4. Lưu.

Bất cứ khi nào một Trợ lý tùy chỉnh được kích hoạt trong Slack, trợ lý đó có thể hiển thị chỉ báo đang nhập (“Đang xử lý...”) để báo hiệu rằng trợ lý đang xử lý yêu cầu. Điều này không phải lúc nào cũng có nghĩa là trợ lý sẽ trả lời. Bạn có thể tắt tính năng này bất cứ lúc nào bằng cách đi tới cài đặt trình kích hoạt.

Để tắt chỉ báo đang nhập:

1. Đi tới Trợ lý tùy chỉnh của bạn.

2. Trong Trình kích hoạt, chọn trình kích hoạt Slack.

3. Chọn Thêm cài đặt, sau đó bỏ chọn Hiển thị chỉ báo đang nhập trong Slack.

Trợ lý tùy chỉnh chỉ sử dụng nội dung mà bạn cấp quyền truy cập rõ ràng để thực hiện công việc của chúng. Bạn định cấu hình việc này trong cài đặt truy cập của từng Trợ lý.

Để kiểm soát những gì Trợ lý có thể thấy trong Notion:

1. Mở Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh của bạn.

2. Đi tới phần Công cụ và quyền truy cập.

3. Thêm các trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể mà trợ lý nên sử dụng làm ngữ cảnh:

   • Thêm các trang và cơ sở dữ liệu tập trung cho các quy trình làm việc có mục tiêu (ví dụ: "Phiếu hỗ trợ khách hàng", "Lỗi", "Sự cố").

   • Cấp quyền truy cập vào Các trang được chia sẻ với mọi người trong Notion nếu bạn muốn phạm vi bao phủ rộng bao gồm nội dung trên toàn bộ không gian làm việc.

4. Giữ quyền truy cập bị hạn chế ở mức "không có" hoặc một tập hợp nhỏ các trang nếu bạn muốn phạm vi hẹp hơn.

Trợ lý có thể tùy chọn duyệt web khi cần. Sử dụng quyền truy cập web khi quy trình làm việc của bạn phụ thuộc vào thông tin bên ngoài. Hãy tắt tính năng này đối với các quy trình làm việc nội bộ hoàn toàn hoặc khi bạn muốn kiểm soát chặt chẽ hơn các nguồn. Để kiểm soát quyền truy cập web:

1. Mở Cài đặt cho trợ lý của bạn.

2. Tìm nút chuyển đổi Quyền truy cập web.

3. Bật quyền truy cập web để cho phép trợ lý truy xuất thông tin từ internet.

4. Tắt quyền truy cập web để giới hạn trợ lý chỉ sử dụng Notion và các ứng dụng đã định cấu hình.

Trợ lý tùy chỉnh có thể đọc và ghi vào Slack thông qua một tích hợp chuyên dụng.

Trước khi kết nối Slack với trợ lý tùy chỉnh của bạn, quản trị viên phải kết nối không gian làm việc Slack với không gian làm việc Notion của bạn thông qua Trình kết nối AI.

Sau khi kết nối, trợ lý tùy chỉnh có thể:

• Đọc từ các kênh Slack công khai và Riêng tư được chọn.

• Đăng tin nhắn, phản hồi và cập nhật chỉ vào các kênh cụ thể mà bạn chọn.

• Phản ứng với các chuỗi tin nhắn và sử dụng thông tin từ Slack làm ngữ cảnh.

Để cấp quyền truy cập Slack cho trợ lý tùy chỉnh:

• Khi thiết lập trợ lý tùy chỉnh, hãy làm theo lời nhắc để kết nối Slack.

• Đảm bảo tài khoản Slack sử dụng cùng địa chỉ email với tài khoản Notion của bạn.

• Phê duyệt các phạm vi được yêu cầu trong quy trình ủy quyền của Slack.

• Chọn các kênh mà trợ lý có thể truy cập.

Bạn cũng có thể kết nối với trợ lý tùy chỉnh nếu tổ chức của bạn sử dụng Slack Enterprise Grid.

Trợ lý tùy chỉnh có thể chạy trên các mô hình ngôn ngữ lớn khác nhau. Điều này cho phép bạn cân bằng giữa tốc độ, chi phí và chất lượng. Bạn có thể điều chỉnh mô hình theo thời gian nếu quy trình làm việc của bạn thay đổi hoặc bạn thấy các nhu cầu hiệu suất khác nhau.

Các mô hình được hỗ trợ bao gồm Claude Fable 5 (chỉ dành cho gói Business và Enterprise), Claude Sonnet 5, GPT, Gemini và Grok. Tự động là mặc định được khuyến nghị.

Claude Fable 5 hoạt động tốt nhất cho các công việc như nghiên cứu chuyên sâu, viết lách phức tạp và các tác vụ liên quan đến nhiều bước. Trước khi bất kỳ ai trong không gian làm việc của bạn có thể sử dụng nó, quản trị viên cần phải bật nó lên. Điều này là do Anthropic xử lý dữ liệu từ mô hình này hơi khác so với các mô hình khác (xem bên dưới). Nếu bạn muốn truy cập, hãy yêu cầu quản trị viên của bạn bật nó trong Cài đặt → Notion AI.

Lưu ý về việc xử lý dữ liệu: Khi bạn sử dụng Claude Fable 5, Anthropic có thể lưu trữ các câu lệnh và phản hồi của bạn trong một khoảng thời gian để giữ cho mô hình an toàn và hoạt động tốt. Các mô hình AI khác có sẵn trong Notion không hoạt động theo cách này. Đó là lý do tại sao quản trị viên của bạn cần xem xét và bật nó trước.

Tìm hiểu cách theo dõi mức sử dụng trong bảng tổng quan tín dụng Notion.

Để chọn mô hình:

1. Mở Cài đặt của trợ lý.

2. Đi tới phần Mô hình.

3. Chọn một mô hình cụ thể nếu bạn muốn hành vi nhất quán, hoặc chọn Tự động để Notion chọn mô hình tốt nhất cho mỗi yêu cầu.

4. Lưu.

Để bật Claude Fable 5 cho không gian làm việc của bạn (chỉ dành cho quản trị viên):

1. Đi tới Cài đặt → Notion AI.

2. Tìm Claude Fable 5 và bật nó lên.

Claude Fable 5 chỉ khả dụng cho gói Business và gói Enterprise. Sau khi được bật, bất kỳ ai trong không gian làm việc đều có thể chọn nó từ bộ chọn mô hình trong cài đặt Trợ lý Notion hoặc trợ lý tùy chỉnh.

Trợ lý tùy chỉnh hoạt động giống như các trang Notion khi chia sẻ với những người khác trong không gian làm việc của bạn, với một vài điểm khác biệt.

Khi được chia sẻ, các Trợ lý có thể xuất hiện trong thanh bên dưới mục Trợ lý, trong kết quả tìm kiếm và trong bất kỳ khu vực không gian làm việc nào liệt kê hoặc tham chiếu đến các trợ lý.

Để chia sẻ một trợ lý:

1. Mở trợ lý tùy chỉnh.

2. Nhấp vào Chia sẻ.

3. Thêm người, nhóm hoặc toàn bộ không gian làm việc.

Các trợ lý sử dụng một bộ cấp quyền đơn giản hóa:

• Truy cập đầy đủNgười dùng có quyền Truy cập đầy đủ đối với Trợ lý có thể định cấu hình hướng dẫn, trình kích hoạt, quyền truy cập và mô hình, xem và quản lý nhật ký hoạt động, cũng như chạy hoặc tương tác với Trợ lý.

• Có thể chỉnh sửaNgười dùng có quyền Có thể chỉnh sửa đối với Trợ lý có thể sửa đổi hướng dẫn và cấu hình cũng như xem lại hoạt động.

• Có thể xem và tương tácNgười dùng có quyền Có thể xem và tương tác đối với Trợ lý có thểchạy trợ lý, trò chuyện với trợ lý và xem trang Cài đặt (Trình kích hoạt, Hướng dẫn, Công cụ & Quyền truy cập) ở chế độ chỉ đọc. Họ không thể chỉnh sửa hoặc chia sẻ Trợ lý.

Sau khi trợ lý tùy chỉnh của bạn được tạo, nó sẽ xuất hiện trong thanh bên. Mỗi trang trợ lý tùy chỉnh có ba tab chính. Hãy sử dụng các tab này cùng nhau để thiết kế, kiểm thử và duy trì trợ lý theo thời gian.

1. Trò chuyện Một khu vực hội thoại 1:1 riêng tư hoặc đã chia sẻ cho trợ lý cụ thể đó.

   • Hữu ích cho việc kiểm thử các hướng dẫn mới, yêu cầu trợ lý thực hiện các nhiệm vụ một lần và lặp lại hành vi.

2. Hoạt động Nhật ký của mọi lần chạy trợ lý hiển thị cho người dùng có Toàn quyền truy cập.

   • Nhật ký bao gồm những gì đã kích hoạt lần chạy, các hành động đã thực hiện và bất kỳ lỗi hoặc sự cố nào.

3. Cài đặt Trung tâm điều khiển cho trợ lý.

   • Bảng Cài đặt bao gồm Hướng dẫn, Trình kích hoạt, quyền truy cập và lựa chọn mô hình của Trợ lý.

1. Mở trang Trợ lý.

2. Đi tới tab Cài đặt.

3. Cập nhật Hướng dẫn, Trình kích hoạt, quyền truy cập vào các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ bên ngoài, hoặc lựa chọn mô hình.

4. Lưu và xuất bản các thay đổi của bạn.

5. Sử dụng tab Trò chuyện và tab Hoạt động để xác minh rằng trợ lý hoạt động như mong đợi sau khi chỉnh sửa.

Để khôi phục phiên bản trước của Trợ lý tùy chỉnh của bạn:

1. Mở trang Trợ lý.

2. Truy cập Lịch sử phiên bản.

3. Xem lại các phiên bản trước để biết:

   • Ai đã thực hiện thay đổi.

   • Khi nào chúng được thực hiện.

   • Những thay đổi trong mỗi phiên bản.

4. Chọn phiên bản bạn muốn khôi phục.

5. Xác nhận để hoàn nguyên trợ lý về phiên bản đó.

Việc nhân bản Trợ lý tùy chỉnh cho phép bạn sao chép một trợ lý hiện có và điều chỉnh nó cho một quy trình làm việc tương tự mà không cần xây dựng lại từ đầu.

Để nhân bản Trợ lý tùy chỉnh:

1. Mở Trợ lý tùy chỉnh mà bạn muốn sao chép.

2. Chọn ••• và chọn Nhân bản.

Bản sao sẽ mở dưới dạng một trợ lý riêng tư. Bạn có thể xem xét và cập nhật cài đặt của nó trước khi chia sẻ hoặc xuất bản.

Những gì bạn cần để nhân bản một trợ lý

• Quyền xem và tương tác với trợ lý gốc.

• Quyền tạo Trợ lý tùy chỉnh theo các kiểm soát quản trị của không gian làm việc của bạn. Hãy kiểm tra với quản trị viên không gian làm việc nếu bạn không chắc chắn.

Những gì được chuyển sang

• Tên: Bản sao được đặt tên là {Original agent name} (1). Bạn có thể đổi tên nó bất cứ lúc nào.

• Mô hình AI: Bản sao sử dụng cùng mô hình AI với bản gốc.

• Hướng dẫn: Được sao chép vào một trang mới. Nếu bất kỳ liên kết nào trong hướng dẫn trỏ đến các trang mà bạn không có quyền truy cập, chúng sẽ hiển thị dưới dạng thẻ không có quyền truy cập và sẽ không được thêm vào tài nguyên của bản sao.

• Các trang và cơ sở dữ liệu: Bất kỳ nội dung Notion nào mà trợ lý gốc đã sử dụng mà bạn cũng có quyền truy cập sẽ được chuyển sang. Nội dung bạn không có quyền truy cập sẽ không được bao gồm.

• Kích hoạt: Các kích hoạt sử dụng tài nguyên mà bạn có quyền truy cập sẽ được chuyển sang. Nếu một kích hoạt dựa trên thứ gì đó mà bạn không thể truy cập (như kênh Slack mà bạn không tham gia), kích hoạt đó sẽ không được bao gồm trong bản nhân bản.

Những gì bạn cần thiết lập sau khi nhân bản

• Công cụ được kết nối (như Slack): Bản nhân bản không kế thừa bất kỳ kết nối nào. Bạn sẽ cần kết nối lại các công cụ như Slack trên bản nhân bản mới.

• Workers: Nếu trợ lý gốc đã thiết lập Workers, bạn sẽ cần cấu hình lại chúng. Chúng không tự động chuyển sang.

• Lịch sử lượt chạy: Bản nhân bản bắt đầu với trạng thái trống, không bao gồm các lượt chạy hoặc Hoạt động trước đó từ bản gốc.

• Giới hạn tín dụng: Bất kỳ giới hạn tín dụng nào được đặt trên bản gốc sẽ không áp dụng cho bản nhân bản.

Riêng tư /mặc định

Bản nhân bản mặc định ở chế độ Riêng tư, chỉ bạn mới có thể xem nó. Hãy chia sẻ từ menu Chia sẻ khi bạn đã sẵn sàng.

Nếu bạn có Truy cập đầy đủ vào một trợ lý tùy chỉnh, bạn có thể Xuất các cuộc trò chuyện và chuỗi Insights của nó dưới dạng tệp CSV để phân tích hoặc Báo cáo bên ngoài Notion.

Để Xuất:

1. Mở trợ lý tùy chỉnh và đi tới tab Insights.

2. Chọn khoảng thời gian bạn muốn Xuất.

3. Di chuột qua nút Xuất → Chọn Xuất dưới dạng CSV.

Tệp CSV khớp với các cột trên trang Tất cả trò chuyện. Việc Xuất bị giới hạn tối đa 300 trò chuyện cho khoảng thời gian đã chọn.