Các phương pháp hay nhất để tạo và tối ưu hóa trợ lý tùy chỉnh

Một trợ lý tùy chỉnh được thiết kế tốt sẽ sử dụng ít tín dụng hơn và mang lại kết quả tốt hơn. Đây là cách để tận dụng tối đa mỗi lượt chạy:

• Sử dụng trợ lý tùy chỉnh cho công việc định kỳ. Đối với các yêu cầu một lần, hãy sử dụng Trợ lý Notion thay thế—nó đã được bao gồm trong gói của bạn. Các trợ lý tùy chỉnh chạy bằng tín dụng Notion vì chúng hoạt động tự động trong nền, bất kể bạn có trực tuyến hay không.

• Chọn các kích hoạt cụ thể. Kích hoạt dựa trên các @đề cập hoặc thay đổi thuộc tính cụ thể, không phải mọi tin nhắn hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu. Ít khởi đầu sai lầm hơn, ít lãng phí lượt chạy hơn.

• Giữ ngữ cảnh chặt chẽ. Điều hướng trợ lý tùy chỉnh của bạn đến các trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể mà nó cần. Bằng cách đó, nó chỉ đọc những gì cần thiết và mỗi lượt chạy đều tập trung.

• Xác định "Hoàn tất" ngay từ đầu. Cho trợ lý tùy chỉnh của bạn biết chính xác một lượt chạy hoàn chỉnh trông như thế nào. Hướng dẫn càng rõ ràng, nó càng nhanh chóng đạt được kết quả.

• Xử lý hàng loạt các nhiệm vụ độc lập. Ví dụ: yêu cầu trợ lý tùy chỉnh của bạn đọc nhiều nguồn cùng một lúc thay vì từng nguồn một.

  • ✅ "Đọc cơ sở dữ liệu Dự án và kênh Slack #hỗ trợ, sau đó viết bản cập nhật hàng tuần."

  • 🚫 "Đọc cơ sở dữ liệu Dự án, sau đó viết bản cập nhật hàng tuần. Sau đó đọc kênh Slack #hỗ trợ và thêm vào bản cập nhật hàng tuần."

• Bắt đầu từ một trợ lý hiện có khi quy trình làm việc tương tự. Nếu quy trình làm việc bạn cần đã tồn tại dưới dạng trợ lý tùy chỉnh, hãy nhân bản nó thay vì xây dựng từ đầu. Mở trợ lý, chọn ••• và chọn Nhân bản.

  • Bản sao là Riêng tư theo mặc định.

  • Sau khi nhân bản, hãy xác thực lại các công cụ như Slack, kiểm tra xem các kích hoạt đã được chuyển sang như mong đợi hay chưa và triển khai lại bất kỳ Worker nào — chúng không được bao gồm trong bản sao. Điều này đặc biệt hữu ích để nhanh chóng tạo ra các biến thể nhóm của một trợ lý đang hoạt động. Tìm hiểu thêm về việc nhân bản trợ lý tùy chỉnh trong bài viết này.

Trợ lý tùy chỉnh hoạt động đáng tin cậy nhất khi chúng có công việc rõ ràng, nguồn phù hợp và định nghĩa chặt chẽ về "Hoàn tất". Bài viết về các phương pháp hay nhất này đề cập đến cách viết hướng dẫn tốt hơn, chọn kích hoạt phù hợp và cải thiện kết quả theo thời gian.

Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, hãy bắt đầu với công việc mà nhóm của bạn thường xuyên lặp lại. Trợ lý tùy chỉnh hiệu quả nhất khi quy trình làm việc có thể dự đoán được và dễ dàng nhận xét.

Tìm kiếm các quy trình làm việc:

• Có thể lặp lại, như tổng hợp báo cáo, phân loại các yêu cầu gửi đến hoặc trả lời các câu hỏi phổ biến trên Slack

• Thường xuyên, nghĩa là chúng diễn ra hàng ngày hoặc hàng tuần

• Dễ đánh giá, vì vậy bạn có thể nhanh chóng biết liệu đầu ra có chính xác hay không

Sau khi bạn đã chọn quy trình làm việc, hãy xây dựng phiên bản đơn giản nhất cho trợ lý tùy chỉnh của bạn trước. Hãy đảm bảo nó chạy ổn định trước khi thêm các yếu tố phức tạp.

Khi quy trình cảm thấy ổn định và có thể dự đoán được, bạn có thể thêm các trình kích hoạt hoặc lịch trình để tự động hóa hoàn toàn quy trình đó.

Khi bạn cung cấp cho trợ lý tùy chỉnh của mình các hướng dẫn rõ ràng, nó sẽ tạo ra kết quả nhất quán và đáng tin cậy hơn. Hãy tập trung vào việc thành công trông như thế nào và cung cấp bối cảnh cần thiết để đạt được điều đó.

Bắt đầu với kết quả bạn muốn

• Mô tả kết quả cuối cùng sẽ trông như thế nào, thay vì liệt kê từng bước

• Hãy để trợ lý tùy chỉnh xác định cách thức để đạt được điều đó.

• Ví dụ: “Tạo bản cập nhật trạng thái hàng tuần tóm tắt các nhiệm vụ đã hoàn thành, các trở ngại và các bước tiếp theo.”

Chia sẻ một ví dụ thực tế

• Dán một bản cập nhật trạng thái, báo cáo đã định dạng hoặc yêu cầu đã phân loại trước đó

• Sử dụng các ví dụ cụ thể thay vì các mô tả trừu tượng

Hãy rõ ràng về định dạng và đích đến

• Chỉ định nơi đầu ra sẽ được gửi đến (Slack, cơ sở dữ liệu hoặc một trang hiện có)

• Nêu rõ những thuộc tính hoặc phần nào cần được điền vào

• Ví dụ: “Đăng bản tóm tắt vào #team-updates và thêm nó vào cơ sở dữ liệu Weekly Reports.”

Thiết lập các ranh giới đơn giản

• Làm rõ những gì trợ lý tùy chỉnh nên làm và những gì nó nên tránh

• Ví dụ: “Cập nhật trang báo cáo hàng tuần hiện có, không phải trang mới,” hoặc “Chỉ phản hồi trong #support.”

Nêu rõ các trường hợp ngoại lệ

• Giải thích những gì sẽ xảy ra nếu không có dữ liệu hoặc không có gì mới để báo cáo

• Ví dụ: “Nếu không có cập nhật trong tuần này, hãy đăng ‘Không có cập nhật’ thay vì bỏ qua.”

Giữ hướng dẫn ngắn gọn và tập trung

• Các hướng dẫn ngắn hơn tạo ra kết quả nhất quán hơn

• Nếu thiết lập của bạn trở nên dài, hãy chia quy trình làm việc thành nhiều trợ lý tùy chỉnh.

Khi thiết lập trợ lý tùy chỉnh của bạn, hãy quyết định xem công việc nên chạy theo lịch trình, để phản hồi một Hành động hay cả hai.

Sử dụng lịch trình cho công việc có thể dự đoán được

• Chọn lịch trình khi nhiệm vụ cần chạy theo một nhịp độ cố định, bất kể Hoạt động như thế nào

• Lý tưởng cho công việc định kỳ như báo cáo hàng tuần, bản tin tóm tắt hàng ngày hoặc bản tóm tắt hàng tháng

Sử dụng trình kích hoạt cho công việc phản hồi

• Chọn trình kích hoạt khi tác vụ cần chạy để phản hồi một sự kiện nào đó xảy ra

• Ví dụ bao gồm lỗi được báo cáo trong Slack, một trang mới được thêm vào cơ sở dữ liệu hoặc email từ một người gửi cụ thể

Kết hợp lịch trình và trình kích hoạt khi cần

• Một số quy trình làm việc có hai mô hình

• Ví dụ, một trợ lý dựa trên kích hoạt có thể phân loại lỗi khi chúng xuất hiện, trong khi một trợ lý theo lịch trình riêng biệt sẽ tổng hợp bản tóm tắt hàng tuần về các lỗi đã được phân loại đó

Bắt đầu với tần suất thấp hơn và phạm vi hạn chế

• Bắt đầu với lịch trình hàng tuần thay vì hàng ngày

• Bắt đầu với một kênh thay vì năm kênh

• Mở rộng quy mô sau khi bạn đã xác nhận kết quả đầu ra nhất quán và đáng tin cậy

Trước khi kích hoạt hoàn toàn quy trình làm việc của bạn, hãy dành thời gian để kiểm tra và điều chỉnh thiết lập của bạn.

Kiểm tra trước khi kích hoạt các trình kích hoạt hoặc lịch trình

• Nhấp vào Chạy để thực thi trợ lý tùy chỉnh theo cách thủ công

• Xem lại đầu ra để xác nhận nó hoạt động như mong đợi

• Chỉ bật các kích hoạt hoặc lịch trình khi kết quả trông có vẻ đúng

Kiểm tra với một nhóm nhỏ

• Chia sẻ trợ lý tùy chỉnh với một vài thành viên nhóm để thu thập phản hồi

• Sử dụng phản hồi sớm để phát hiện các vấn đề trước khi triển khai rộng rãi hơn

Dự kiến sẽ có sự lặp lại

• Hầu hết các trợ lý đều yêu cầu vài lượt chạy thử nghiệm để đạt kết quả chính xác

• Tinh chỉnh hướng dẫn dựa trên những gì đầu ra thực sự hiển thị, không phải dựa trên những gì bạn dự định hướng dẫn sẽ nói

Kiểm tra nhật ký hoạt động trước tiên

• Nhấp vào biểu tượng đồng hồ để xem điều gì đã kích hoạt lượt chạy

• Nhận xét những gì trợ lý đã thực hiện và nơi nó có thể đã thất bại

• Sử dụng nhật ký để chẩn đoán sự cố và xác nhận trợ lý đang hoạt động như mong đợi trước khi mở rộng quyền truy cập

Biết các bản sửa lỗi phổ biến

• "Đầu ra không chính xác" thường có nghĩa là các hướng dẫn cần cụ thể hơn

• "Thiếu dữ liệu" thường có nghĩa là trợ lý cần truy cập vào các trang hoặc cơ sở dữ liệu bổ sung

  Công cụ và quyền truy cập

• "Lượt chạy không thành công" thường chỉ ra sự thiếu hụt quyền hoặc các hướng dẫn không rõ ràng

Một trợ lý được thiết kế tốt sẽ chạy nhanh hơn và tránh được công việc không cần thiết. Ba yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả:

• Tần suất trợ lý thực hiện lượt chạy,

• Lượng nội dung mà nó đọc, và

• Số bước cần thực hiện để hoàn thành một nhiệm vụ

Cách dễ nhất để cải thiện hiệu suất là hạn chế các lượt chạy không cần thiết. Hãy thiết kế các trình kích hoạt để trợ lý chỉ thực hiện lượt chạy khi có khả năng thực hiện Hành động.

Bắt đầu nhỏ và mở rộng dần

• Bắt đầu với các lượt chạy hàng tuần thay vì hàng ngày

• Sử dụng một kênh hoặc quy trình làm việc trước khi mở rộng sang nhiều kênh hoặc quy trình hơn

• Tăng tần suất khi kết quả đã đáng tin cậy

Sử dụng các trình kích hoạt có tín hiệu cao để trợ lý của bạn chỉ thực hiện lượt chạy khi cần thiết

• Đối với Slack: Kích hoạt dựa trên @đề cập hoặc một phản ứng biểu tượng cảm xúc cụ thể thay vì tất cả tin nhắn

• Đối với Notion: Kích hoạt dựa trên các thay đổi thuộc tính cụ thể thay vì mọi cập nhật cơ sở dữ liệu

• Đối với Notion Mail: Kích hoạt dựa trên một tập hợp email đã lọc thay vì mọi tin nhắn

Dự kiến một số lượt chạy “Không cần Hành động”

• Những lượt chạy này xảy ra khi trợ lý xác định rằng không có việc gì cần làm

• Điều này là bình thường và hiệu quả—trợ lý chỉ kiểm tra trình kích hoạt và Hướng dẫn trước khi thoát

Trợ lý đọc càng nhiều nội dung thì mỗi lượt chạy càng đòi hỏi nhiều công việc. Hãy giữ phạm vi hẹp.

• Hãy hướng trợ lý đến phạm vi nhỏ nhất có thể. Lý tưởng nhất là một trang duy nhất hoặc một vài trang có liên kết đến các trang phụ mà trợ lý chỉ có thể tải khi cần.

• Tránh yêu cầu trợ lý tìm kiếm trên phạm vi rộng nếu bạn đã biết cơ sở dữ liệu hoặc trang nào mà nó nên sử dụng làm nguồn thông tin xác thực.

Mỗi bước bổ sung trong một lượt chạy đều làm tăng khối lượng công việc, đặc biệt là khi trợ lý tùy chỉnh thực hiện nhiều tìm kiếm.

• Hãy nêu rõ định nghĩa về Hoàn tất để trợ lý kết thúc trong ít bước hơn.

• Sẽ hiệu quả hơn nếu trợ lý gọi nhiều công cụ cùng một lúc. Hãy khuyến khích sử dụng công cụ song song trong hướng dẫn của bạn khi có thể.

  • Có thể chạy cùng lúc: "Đọc cơ sở dữ liệu Dự án, kênh Slack Kỹ thuật và trang ghi chú sprint mới nhất cùng một lúc." Ba nguồn này độc lập, vì vậy trợ lý đọc tất cả chúng cùng lúc thay vì từng cái một.

  • Phải chạy theo thứ tự: "Tạo một trang tóm tắt trong cơ sở dữ liệu Báo cáo, sau đó đăng liên kết lên #team-updates trong Slack." Trợ lý cần URL trang trước khi có thể đăng liên kết, vì vậy các bước này diễn ra tuần tự.

Nếu trợ lý thường xuyên đặt nhiều câu hỏi tiếp theo, thử lại cùng một Hành động, kiểm tra lại cùng các trang hoặc gặp lỗi theo những cách có thể dự đoán được, thì các hướng dẫn hoặc cài đặt cần được cải thiện.

• Nếu các lượt chạy thường xuyên gặp lỗi do lý do cấp quyền (không có quyền truy cập để phản hồi trong Slack hoặc URL không đáng tin cậy), hãy điều chỉnh quyền truy cập của trợ lý trong Công cụ và quyền truy cập hoặc yêu cầu trợ lý trong hướng dẫn tránh các hành động đó.