Ghi chép cuộc họp với AI (bản beta)

Ghi chép cuộc họp với AI sẽ ghi chép chi tiết cuộc họp cho bạn để bạn có thể tập trung vào cuộc trò chuyện đang diễn ra. Notion AI chép lời cuộc họp của bạn và xác định các điểm chính cũng như các mục hành động mà bạn có thể chia sẻ với toàn bộ nhóm của mình.

Để sử dụng Ghi chép cuộc họp với AI:

• Bạn phải sử dụng Gói Business hoặc Enterprise của Notion để sử dụng Ghi chép cuộc họp với AI.

• Ghi chép cuộc họp với AI cũng khả dụng cho các gói đăng ký di động đủ điều kiện có bao gồm Notion AI.

• Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng cho máy tính của Notion, bạn phải sử dụng phiên bản 4.7.0 trở lên.

  • Nếu bạn đang sử dụng thiết bị Mac, bạn phải sử dụng macOS 13 trở lên.

  • Nếu bạn đang sử dụng thiết bị Windows, bạn phải sử dụng phiên bản mới nhất.

Ghi chép cuộc họp với AI khả dụng trên ứng dụng Notion và trình duyệt web. Ứng dụng Notion mang lại trải nghiệm tốt nhất, đặc biệt là cho các cuộc gọi video, vì ứng dụng này ghi lại tất cả các bên của cuộc trò chuyện bằng âm thanh hệ thống và micrô của bạn. Trình duyệt web phù hợp nhất cho các cuộc trò chuyện trực tiếp vì nó chỉ có thể thu âm thanh từ micrô của bạn.

Nếu bạn đang sử dụng tính năng này trên trình duyệt web, cần lưu ý một vài điều sau:

• Chỉ các đầu vào từ micrô được chép lời. Âm thanh hệ thống sẽ không được ghi lại.

• Âm thanh từ các công cụ Hội nghị (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, v.v.) sẽ không được ghi lại nếu bạn sử dụng tai nghe. Nếu bạn không sử dụng tai nghe và âm lượng của thiết bị không quá thấp, âm thanh từ các công cụ Hội nghị có thể được ghi lại.

Để tạo Ghi chép cuộc họp với AI, hãy nhập /meet vào bất kỳ trang nào trong ứng dụng cho máy tính. Nếu bạn đang sử dụng trình duyệt web, bạn sẽ được nhắc mở ứng dụng cho máy tính Notion hoặc tải xuống nếu bạn chưa thực hiện.

• Viết bất kỳ mục chương trình họp hoặc ngữ cảnh nào dưới phần Notes trước cuộc họp. Khi tạo bản tóm tắt, Notion AI sẽ cân nhắc các ghi chú này.

• Sau khi cuộc họp bắt đầu, hãy chọn Bắt đầu chép lời. Bằng cách này, bạn xác nhận rằng mọi người trong cuộc họp đã đồng ý cho việc ghi lại và chép lời cuộc họp.

• Sau khi cuộc họp kết thúc và bạn muốn dừng chép lời, hãy chọn Stop. Bản tóm tắt AI sẽ tự động bắt đầu tạo. Lưu ý rằng cần có ít nhất một phút audio được ghi lại để tạo bản tóm tắt.

• Nếu bạn muốn tiếp tục ghi âm, hãy nhấp vào biểu tượng thanh trượt ở đầu thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp → Tiếp tục chép lời.

Bạn có thể tải lên một bản ghi âm hiện có vào thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp để Notion có thể chép lời và tóm tắt, ngay cả khi cuộc họp đó không được ghi âm trực tiếp trong Notion.

Để tải lên một tệp âm thanh:

1. Mở một trang có thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp.

2. Chọn biểu tượng cài đặt ở đầu thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp.

3. Chọn Tải lên âm thanh.

4. Chọn một tệp âm thanh từ thiết bị của bạn.

Notion sẽ chép lời âm thanh và tạo bản tóm tắt, giống như một bản ghi âm trực tiếp.

Các định dạng được hỗ trợ: AAC, M4A, MP3 và WAV.

Lưu ý: Các tệp MOV, MP4 và Loom hiện không được hỗ trợ để tải lên.

Khi Ghi chép cuộc họp với AI phát hiện người nói đã thay đổi, nó sẽ bắt đầu chép lời trên một dòng mới.

Trên ứng dụng cho máy tính, Notion có thể gắn nhãn người nói trong bản chép lời để bạn dễ dàng theo dõi ai đã nói gì. Tính năng này hoạt động hiệu quả nhất đối với các cuộc họp trực tuyến một-một, nơi Notion có thể thu âm từ cả micrô và âm thanh hệ thống của bạn. Nếu Ghi chép cuộc họp của bạn được liên kết với một Sự kiện trên lịch, Notion cũng có thể gắn nhãn người tham gia khác bằng tên của họ.

Trong các thiết lập cuộc họp khác (như trò chuyện trực tiếp hoặc cuộc họp nhóm), việc gắn nhãn người nói có thể bị hạn chế. Bạn có thể không thấy nhãn người nói đáng tin cậy nếu bạn đang:

• Trong một cuộc họp trực tiếp nơi nhiều người dùng chung một micrô.

• Trong một cuộc họp nhóm với nhiều người nói.

• Sử dụng Notion trên trình duyệt hoặc trên ứng dụng di động.

Bạn cũng sẽ tìm thấy các trích dẫn đến bản chép lời của mình trong phần tóm tắt ghi chép cuộc họp. Di chuột qua một trích dẫn để xem nội dung mẫu từ bản chép lời đã được tham chiếu. Bạn cũng có thể nhấp vào một trích dẫn để chuyển đến dòng tương ứng trong bản chép lời của mình.

Ghi chép cuộc họp với AI có thể cấu trúc ghi chú dựa trên loại cuộc họp bạn đang tham gia, chẳng hạn như cuộc gọi bán hàng, họp nhanh hoặc họp nhóm. Để thay đổi cách Ghi chép cuộc họp với AI tạo bản tóm tắt:

1. Đi tới Hướng dẫn ở cuối thành phần nội dung ghi chép cuộc họp.

2. Nhấp vào menu thả xuống để thay đổi hướng dẫn từ Tự động.

   • Các thay đổi về hướng dẫn chỉ áp dụng cho các bản ghi mới hoặc khi bạn tiếp tục chép lời. Để cập nhật bản tóm tắt hiện có với hướng dẫn mới, hãy nhấp vào Thử lại bản tóm tắt.

Ngoài các hướng dẫn tích hợp sẵn, bạn có thể tạo hướng dẫn tùy chỉnh để xác định cấu trúc cho các bản tóm tắt cuộc họp của mình. Để thêm hướng dẫn tùy chỉnh:

1. Đi tới Hướng dẫn ở cuối thành phần nội dung ghi chép cuộc họp.

2. Nhấp vào menu thả xuống để thay đổi định dạng từ Tự động.

3. Nhấp vào + Thêm hướng dẫn tùy chỉnh.

4. Một trang mẫu sẽ mở ra — hãy chỉnh sửa trang đó để xác định cấu trúc và hướng dẫn ưu tiên của bạn.

5. Hướng dẫn tùy chỉnh của bạn giờ đây sẽ xuất hiện trong danh sách hướng dẫn và có thể được chọn cho bất kỳ cuộc họp nào.

Chia sẻ và quyền riêng tư cho các bản tóm tắt tùy chỉnh

Hướng dẫn tóm tắt tùy chỉnh mặc định là riêng tư — chỉ bạn mới có thể xem và sử dụng chúng.

Nếu Ghi chép cuộc họp sử dụng hướng dẫn tùy chỉnh riêng tư, những người dùng có quyền truy cập vào khối Ghi chép cuộc họp vẫn sẽ thấy cùng một bản tóm tắt. Tuy nhiên, cài đặt Hướng dẫn sẽ hiển thị hướng dẫn mặc định của riêng họ thay vào đó.

Hướng dẫn tùy chỉnh đã chia sẻ

Hướng dẫn tóm tắt tùy chỉnh mặc định là riêng tư. Nếu ai đó chia sẻ trang hướng dẫn với bạn và bạn có quyền truy cập xem trang đó, bạn có thể mở nó — nhưng nó sẽ không tự động xuất hiện như một tùy chọn trong menu thả xuống Hướng dẫn ghi chép cuộc họp cho đến khi bạn thêm nó vào.

Để thêm trang hướng dẫn đã chia sẻ vào các cuộc họp của bạn:

1. Mở trang hướng dẫn đã chia sẻ.

2. Nhấp vào + Thêm vào hướng dẫn của tôi ở đầu trang.

Nếu bạn mở thành phần nội dung ghi chép cuộc họp mà trang hướng dẫn đã chia sẻ đã được chọn, bạn sẽ thấy nó hiển thị như hướng dẫn đã chọn ngay cả khi bạn chưa thêm nó vào danh sách của mình.

Nếu bạn không có quyền truy cập vào trang hướng dẫn đã chọn, cài đặt Hướng dẫn của bạn sẽ mặc định là Tự động.

Bạn có thể đặt bất kỳ hướng dẫn tóm tắt nào — bao gồm cả hướng dẫn tùy chỉnh — làm mặc định để hướng dẫn đó được áp dụng tự động cho tất cả các cuộc họp mới.

1. Đi tới Hướng dẫn tóm tắt ở cuối thành phần nội dung ghi chép cuộc họp.

2. Nhấp vào menu thả xuống.

3. Di chuột qua các hướng dẫn bạn muốn sử dụng làm mặc định.

4. Nhấp vào ••• → Đặt làm mặc định

Sau khi khối được chọn, bạn sẽ được nhắc tiết lộ việc sử dụng AI Meeting Notes và xin chấp thuận từ tất cả những người tham gia cuộc họp trước khi tiếp tục.

Để giúp bạn yêu cầu chấp thuận, bạn sẽ có một vài tùy chọn dễ dàng:

• Văn bản: Nhấp vào biểu tượng thanh trượt ở đầu thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI và di chuột qua Xin chấp thuận. Chỉnh sửa thông báo xin chấp thuận theo ý muốn, sau đó sao chép và dán vào cuộc trò chuyện của ứng dụng hội nghị mà bạn đang sử dụng.

• Giọng nói: Nhấp vào 🔈 ở cuối thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI trước khi bạn bắt đầu chép lời. Thao tác này sẽ phát thông báo xin chấp thuận của bạn cho tất cả những người tham gia.

  • Bạn có thể thay đổi giọng nói bằng cách nhấp vào biểu tượng thanh trượt ở đầu khối ghi chép cuộc họp và chọn các giọng nói khác nhau cho các ngôn ngữ khác nhau. Notion sẽ tự động sử dụng ngôn ngữ cuộc họp của bạn để phát giọng nói phù hợp.

• Nói thành tiếng: Một yêu cầu đơn giản cũng hiệu quả. Ví dụ, bạn có thể hỏi, “Tôi có thể ghi âm và chép lại cuộc họp này bằng Notion AI Meeting Notes không?”

Bạn có thể chọn phát thông báo âm thanh tự động khi bắt đầu mỗi bản chép lời để cho người khác biết bạn đang sử dụng AI Meeting Notes.

Nếu bạn là chủ sở hữu không gian làm việc: bạn có thể bật chức năng này cho tất cả người dùng trong không gian làm việc của mình bằng cách đi tới Cài đặt → Notion AI → AI Meeting Notes và cập nhật cài đặt Bắt buộc xin chấp thuận cho tất cả thành viên không gian làm việc.

Nếu bạn đang ở trong một không gian làm việc nơi cài đặt này đã được chủ sở hữu không gian làm việc bật: Thông báo xin chấp thuận sẽ phát mỗi khi bạn sử dụng AI Meeting Notes. Hãy nhớ bật loa và ngắt kết nối mọi tai nghe trước khi bắt đầu chép lời để tất cả người tham gia cuộc họp có thể nghe rõ thông báo.

Nếu bạn đang ở trong một không gian làm việc nơi thông báo xin chấp thuận tự động chưa được bật: bạn có thể tự bật cài đặt này. Bạn sẽ thấy một thông báo trong thành phần nội dung ghi chép cuộc họp yêu cầu bạn chọn tùy chọn xin chấp thuận mặc định của mình:

• Tự xin chấp thuận: tiếp tục xin chấp thuận thủ công từ tất cả người tham gia.

• Tự động phát âm thanh: phát thông báo xin chấp thuận bằng âm thanh tự động khi bắt đầu mỗi bản chép lời

Thông báo này sẽ biến mất sau khi bạn chọn tùy chọn xin chấp thuận mặc định của mình. Bạn có thể cập nhật tùy chọn của mình bất cứ lúc nào:

• Đi tới Cài đặt → Notion AI → AI Meeting Notes và cập nhật tùy chọn Tự động phát thông báo xin chấp thuận khi bắt đầu.

• Mở menu thanh trượt ở đầu thành phần nội dung AI Meeting Notes và cập nhật

  Cài đặt Tự động phát thông báo xin chấp thuận ở đó.

Theo mặc định, các ghi chép cuộc họp bạn tạo là riêng tư đối với bạn. Bạn có thể chọn tự động chia sẻ các ghi chép được tạo từ sự kiện lịch Notion với những người tham gia cuộc họp là thành viên trong không gian làm việc của bạn.

Để thực hiện việc này, hãy đi tới Cài đặt → Notion AI và bật Tự động chia sẻ với những người tham gia sự kiện lịch nội bộ.

• Ghi chép cuộc họp vẫn ở chế độ riêng tư đối với bạn.

• Sau khi tạo ghi chép từ sự kiện lịch Notion, bạn sẽ thấy tùy chọn "chia sẻ với người tham gia" nếu bạn muốn cấp quyền truy cập.

• Bạn luôn có thể chia sẻ theo cách thủ công bằng các công cụ chia sẻ tiêu chuẩn của Notion.

• Ghi chép cuộc họp được tạo từ các điểm truy cập lịch Notion (tab Cuộc họp, thông báo trên máy tính, tiêu đề lịch) sẽ được tự động chia sẻ với những người tham gia cuộc họp là thành viên trong không gian làm việc của bạn.

• Những người tham gia sẽ nhận được quyền truy cập để xem và chỉnh sửa ghi chép cuộc họp.

• Bạn vẫn có thể điều chỉnh cài đặt chia sẻ theo cách thủ công sau khi tạo.

Bạn muốn lưu trữ tất cả Ghi chép cuộc họp với AI của mình trong một cơ sở dữ liệu để dễ dàng truy cập? Để đặt cơ sở dữ liệu mặc định cho ghi chép cuộc họp với AI của bạn:

1. Đi tới Cài đặt → Notion AI.

2. Mở menu thả xuống bên cạnh Cơ sở dữ liệu mặc định cho Ghi chép cuộc họp với AI.

3. Tìm và chọn cơ sở dữ liệu nơi bạn muốn lưu trữ Ghi chép cuộc họp với AI của mình.

Lần tới khi bạn tạo trang Ghi chép cuộc họp với AI mới (ví dụ: từ thông báo Ghi chép cuộc họp với AI), trang đó sẽ tự động được tạo bên trong cơ sở dữ liệu mặc định của bạn.

Bạn có thể đang thấy cửa sổ bật lên yêu cầu bạn cấp quyền cho Notion truy cập màn hình và âm thanh hệ thống của mình, ngay cả sau khi bạn đã cấp quyền. Đôi khi, việc đặt lại các quyền này có thể giải quyết được sự cố.

Cách khắc phục

• Hãy thử đóng các ứng dụng và tab trình duyệt khác để giải phóng bộ nhớ, sau đó thử lại.

• Trong cài đặt thiết bị của bạn, hãy thu hồi quyền truy cập màn hình và âm thanh hệ thống cho Notion. Sau đó thoát Notion, khởi động lại thiết bị, mở Notion và làm theo lời nhắc để cấp quyền truy cập.

• Hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng Notion trên máy tính. Nếu chưa, hãy nâng cấp lên phiên bản mới nhất và xem liệu điều đó có khắc phục được sự cố hay không.

Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành hoặc ứng dụng Notion bạn đang sử dụng, Ghi chép cuộc họp với AI có thể không hoạt động bình thường và bạn có thể nhận được thông báo lỗi cho biết tính năng này không thể khởi chạy.

Cách khắc phục

• Nếu bạn đang sử dụng thiết bị Mac, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng macOS 13 trở lên.

• Nếu bạn đang sử dụng thiết bị Windows, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất.

• Hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng Notion.

• Tải lại trang hoặc khởi động lại ứng dụng.

Nếu bạn không thấy Ghi chép cuộc họp với AI trong menu lệnh gõ tắt của mình, có thể Ghi chép cuộc họp với AI đã bị tắt đối với không gian làm việc của bạn.

Cách khắc phục

• Nếu bạn là chủ sở hữu không gian làm việc, hãy đi tới Cài đặt → Notion AI và bật Ghi chép cuộc họp với AI.

• Nếu bạn không phải là chủ sở hữu không gian làm việc, hãy liên hệ với chủ sở hữu không gian làm việc của bạn và hỏi xem họ có thể bật Ghi chép cuộc họp với AI cho không gian làm việc của bạn hay không.

Ghi chép cuộc họp với AI trở nên mạnh mẽ hơn nữa với Lịch Notion. Tạo, sắp xếp và chia sẻ Ghi chép cuộc họp để bạn có thể tập trung vào cuộc họp và giữ cho nhóm của mình đồng bộ. Sau khi Hoàn tất, bạn có thể dễ dàng truy cập bản tóm tắt cuộc họp ngay từ Sự kiện.

Để kết nối Ghi chép cuộc họp với AI với Lịch Notion lần đầu tiên, bạn có ba tùy chọn:

Trong thanh bên của bạn trong Notion

1. Mở thanh bên của bạn

2. Chọn Cuộc họp

3. Nhấp Liên kết lịch của bạn

4. Chọn nhà cung cấp lịch của bạn → trình duyệt của bạn sẽ mở ra và hướng dẫn bạn kết nối lịch của mình.

Trong thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI:

1. Mở một trang có thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI của bạn

2. Nhấp vào biểu tượng Cài đặt ở đầu thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI

3. Chọn Liên kếtLịch.

   • Nếu bạn không thấy tùy chọn đó, nghĩa là không gian làm việc của bạn đã được liên kết với Lịch Notion.

Trong Lịch Notion:

1. Ở đầu Lịch Notion, nhấp vào biểu tượng Hồ sơ của bạn → Cài đặt.

2. Trong Các không gian làm việc Notion → chọn không gian làm việc của bạn.

3. Chọn Cơ sở dữ liệu cuộc họp mặc định của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một cơ sở dữ liệu ghi chép cuộc họp được chỉ định.

Sau khi bạn đã liên kết, bạn có thể tạo, mở và quản lý Ghi chép cuộc họp với AI trực tiếp từ một sự kiện trong Lịch Notion. Tùy thuộc vào sự kiện và cài đặt của bạn, bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau để thêm ghi chú, bắt đầu chép lời hoặc xem bản tóm tắt.

• Ghi chép cuộc họp với AI: Nếu một sự kiện chưa có người tham gia, thông tin hội nghị hoặc ghi chép cuộc họp với AI được liên kết, hãy sử dụng tùy chọn Ghi chép cuộc họp với AI trong sự kiện để bắt đầu. Điều này cho phép bạn tạo một Ghi chép cuộc họp với AI mới hoặc liên kết một trang Notion hiện có.

• Thêm ghi chép cuộc họp với AI: Nếu một sự kiện có người tham gia hoặc thông tin hội nghị, nhưng chưa có ghi chép cuộc họp với AI (và cuộc họp chưa bắt đầu), bạn sẽ thấy Thêm ghi chép cuộc họp với AI. Thao tác này sẽ tạo một ghi chép cuộc họp với AI được liên kết bằng các tùy chọn đã lưu của bạn, sau đó mở nó trong Notion để bạn chỉnh sửa.

• Mở ghi chép cuộc họp với AI: Nếu một ghi chép cuộc họp với AI đã được liên kết, bạn sẽ thấy Mở ghi chép cuộc họp với AI. Chọn nó để mở ghi chép cuộc họp với AI và bắt đầu.

• Tham gia và chép lời: Bắt đầu 15 phút trước cuộc họp, bạn có thể thấy Tham gia và chép lời trong sự kiện của mình (tùy thuộc vào cài đặt của bạn). Thao tác này sẽ mở trang ghi chép cuộc họp đã liên kết hoặc tạo một trang trong không gian làm việc Notion của bạn.

• Chép lời cuộc họp: Nếu một sự kiện không có thông tin hội nghị, bạn sẽ thấy Chép lời cuộc họp thay vì Tham gia và chép lời.

• Xem tóm tắt: Sau cuộc họp, bạn có thể xem bản tóm tắt Ghi chép cuộc họp với AI bằng cách nhấp vào Xem tóm tắt

.

Chọn Cuộc họp trong thanh bên Notion của bạn để quản lý Ghi chép cuộc họp với AI tại một nơi. Tại đây, bạn có thể xem các cuộc họp sắp tới và các Ghi chép cuộc họp với AI trước đây của mình.

Chuẩn bị cho các cuộc họp sắp tới của bạn trong phần này. Bạn có thể dễ dàng xem những cuộc họp nào sắp diễn ra, chuẩn bị Ghi chép cuộc họp với AI trước và bắt đầu chép lời trực tiếp từ đây.

Bạn có thể di chuột qua một cuộc họp sắp tới và:

• Nhanh chóng tham gia cuộc họp mà không cần phải rời khỏi Notion.

• Tạo Ghi chép cuộc họp với AI trong một trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể trong không gian làm việc của bạn. Trước khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể tạo Ghi chép cuộc họp với AI trước và thêm bất kỳ ghi chú hoặc mục chương trình nghị sự nào trước cuộc họp. Sau khi cuộc họp bắt đầu, bạn có thể dễ dàng truy cập Ghi chép cuộc họp với AI và bắt đầu chép lời ngay lập tức.

Trong tab Meetings, bạn cũng sẽ có thể xem /chế độ xem danh sách hợp nhất tất cả các Ghi chép cuộc họp với AI của mình. /chế độ xem danh sách trong tab Meetings của bạn khác với /mặc định cơ sở dữ liệu để lưu trữ Ghi chép cuộc họp với AI — nó hiển thị cho bạn các Ghi chép cuộc họp với AI bạn đã tạo cũng như các Ghi chép cuộc họp với AI được liên kết với các sự kiện lịch mà bạn đã tham dự, bất kể các Ghi chép cuộc họp với AI đó được lưu trữ ở đâu trong không gian làm việc của bạn. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy bất kỳ ghi chú nào bạn cần.

Tại đây, bạn có thể lọc, sắp xếp và tìm kiếm ghi chú của mình. Bạn cũng có thể dễ dàng đổi tên và mở chúng.

Bạn cũng có thể mở menu thanh trượt ở đầu danh sách để điều chỉnh cài đặt chế độ xem. Ví dụ: bạn có thể chọn thuộc tính nào hiển thị hoặc điều chỉnh cách nhóm các ghi chú cuộc họp của bạn.

Chọn New ở đầu /chế độ xem danh sách để tạo Ghi chép cuộc họp với AI mới.

Nếu bạn không muốn tab Meetings trong thanh bên Notion của mình, bạn có thể tắt nó bằng cách đi tới Settings → Notion AI và bật Hide meetings tab.

Dưới đây là một số thông tin chung về luật và quy định liên quan đến việc chép lời, cũng như một số phương pháp hay nhất cần cân nhắc khi bật Ghi chép cuộc họp với AI.

Tại Hoa Kỳ, một số luật yêu cầu sự đồng ý của ít nhất một trong những người tham gia trước khi ghi âm hoặc chép lời một cuộc gọi hoặc cuộc trò chuyện. Những luật khác yêu cầu bạn phải có sự đồng ý của mọi người tham gia trước khi ghi âm hoặc chép lời cuộc gọi.

Bên ngoài Hoa Kỳ, chẳng hạn như ở Liên minh Châu Âu, có những luật tương tự yêu cầu sự đồng ý của những người tham gia trước khi ghi âm hoặc chép lời cuộc gọi.

Ngoài các yêu cầu về sự đồng ý, cũng có thể có các luật điều chỉnh cách bạn sử dụng, tiết lộ và bảo mật các bản ghi âm hoặc bản chép lời cuộc gọi của mình. Các luật này có thể khác nhau tùy thuộc vào nơi người tham gia của bạn đang ở, lĩnh vực kinh doanh và các tiêu chuẩn ngành.

Obtaining consent

Việc xác định luật đồng ý nào được áp dụng có thể phức tạp khi những người tham gia cuộc họp ở nhiều tiểu bang hoặc quốc gia khác nhau, hoặc nếu bạn không thể chắc chắn về vị trí của một hoặc nhiều người tham gia. Chúng tôi khuyên bạn nên tuân thủ các luật đồng ý nghiêm ngặt nhất và luôn nhận được sự đồng ý từ tất cả những người tham gia trước khi sử dụng Ghi chép cuộc họp với AI để chép lời một cuộc họp.

Một số phương pháp hay nhất khác

• Hãy giải thích rõ ràng với những người tham gia rằng bạn sẽ chép lời cuộc gọi bằng cách sử dụng nhà cung cấp bên thứ ba (ví dụ: Ghi chép cuộc họp với AI của Notion).

• Hãy lưu giữ hồ sơ đầy đủ về cách bạn đã nhận được sự đồng ý.

• Hãy tôn trọng lựa chọn không muốn bị chép lời của người tham gia.

• Nếu có người tham gia mới tham gia cuộc gọi sau khi quá trình chép lời đã bắt đầu, hãy dừng lại và nhận sự đồng ý từ những người tham gia mới trước khi tiếp tục.

• Hãy làm rõ cho người dùng của bạn biết cách bạn dự định sử dụng và/hoặc chia sẻ các bản ghi âm và bản chép lời (hoặc bất kỳ thông tin nào có nguồn gốc từ đó).

• Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ sử dụng và chia sẻ các bản ghi âm và bản chép lời theo cách nhất quán với những gì bạn đã thông báo cho người dùng của mình và tất cả các luật hiện hành.

• Chỉ lưu giữ các bản ghi âm và bản chép lời trong thời gian bạn cần.

AI Meeting Notes cung cấp các cách để tiết lộ việc bạn sử dụng tính năng này và nhận sự đồng ý từ những người tham gia cuộc họp; bạn có thể Tìm hiểu thêm Tìm hiểu thêm, nhưng hãy lưu ý rằng đây chỉ là một vài ví dụ về cách bạn có thể nhận được sự đồng ý.

AI Meeting Notes sử dụng các đơn vị xử lý phụ (OpenAI, Anthropic, Fireworks, Baseten Labs, Inc., và X.AI LLC) để ghi lại cuộc họp, xử lý tệp âm thanh thành bản chép lời, sau đó tạo ra các thông tin chi tiết, chẳng hạn như tóm tắt cuộc họp, các mục hành động, người tham gia cuộc gọi, và nhiều thông tin khác.

Khi bạn sử dụng AI Meeting Notes trong ứng dụng Notion hoặc trình duyệt, tệp âm thanh được gửi trực tiếp đến các đơn vị xử lý phụ của chúng tôi để chép lời theo thời gian thực. Các đơn vị xử lý phụ không lưu trữ âm thanh. Một bản sao tạm thời của âm thanh được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của bạn trong suốt phiên họp. Nếu quá trình xử lý theo thời gian thực thất bại, âm thanh được lưu trữ cục bộ sẽ được tải lên máy chủ của Notion và gửi đến các đơn vị xử lý phụ của chúng tôi để thử lại việc chép lời. Âm thanh đã tải lên được Notion lưu giữ trong tối đa 3 ngày để thử lại quá trình xử lý. Bản sao cục bộ của âm thanh sẽ bị xóa sau khi xử lý thành công hoặc trong vòng 24 giờ, tùy theo thời điểm nào đến trước.

Khi bạn sử dụng AI Meeting Notes trên ứng dụng di động Notion, tệp âm thanh được tải lên máy chủ của Notion và gửi đến các đơn vị xử lý phụ của chúng tôi để tạo bản chép lời. Các đơn vị xử lý phụ không lưu trữ âm thanh. Một bản sao tạm thời của âm thanh được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của bạn trong suốt phiên họp. Sau khi xử lý thành công, âm thanh đã tải lên sẽ bị xóa ngay lập tức và bản sao cục bộ trên thiết bị của bạn sẽ bị xóa trong vòng 1 ngày. Nếu quá trình xử lý thất bại, âm thanh đã tải lên được Notion lưu giữ trong tối đa 3 ngày và bản sao cục bộ được lưu giữ trên thiết bị của bạn trong tối đa 1 tuần để thử lại quá trình xử lý.

Nếu bạn là chủ sở hữu không gian làm việc và không muốn các thành viên trong không gian làm việc của mình sử dụng tính năng Ghi chép cuộc họp với AI, bạn có thể chọn không tham gia cho không gian làm việc của mình bất kỳ lúc nào bằng cách đi tới Settings → Notion AI và tắt Workspace availability.

Các bản sao cục bộ của audio cuộc họp đã ghi lại khả dụng với người dùng khởi tạo Ghi chép cuộc họp với AI ("người ghi âm"). 10 tệp audio cuộc họp được ghi lại gần đây nhất sẽ được lưu trữ trên thiết bị cục bộ của người ghi âm và khả dụng để tải xuống. Chỉ người ghi âm mới có khả năng tải xuống tệp audio đã lưu cục bộ.

Tính năng này bị tắt theo mặc định cho tất cả các gói. Nếu bạn muốn bật tính năng lưu trữ audio cục bộ cho người dùng của mình, bạn có thể chọn tham gia cho không gian làm việc của mình bất kỳ lúc nào bằng cách đi tới Settings → Notion AI và bật Store audio locally.

Có hai cách để xóa một bản chép lời:

• Trực tiếp trong thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI, bằng cách Nhấp vào biểu tượng thanh trượt → Xóa bản chép lời. Thao tác này cũng sẽ xóa audio được lưu trữ cục bộ đi kèm từ thiết bị của người ghi âm.

• Bằng cách xóa trang gốc nơi chứa thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI. Sau khi bị xóa, trang sẽ tuân theo cài đặt lưu giữ dữ liệu trong không gian làm việc của bạn.

Chủ sở hữu không gian làm việc gói Enterprise có thể đặt lịch trình xóa tự động cho các bản chép lời bằng cách đi tới Cài đặt → Notion AI và đặt lịch trình xóa cho Tự động xóa bản chép lời. Các bản tóm tắt và ghi chú sẽ vẫn nằm trong các thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI trong không gian làm việc của bạn, nhưng tất cả các bản chép lời sẽ tự động bị xóa theo lịch trình xóa đã chọn. Lịch trình xóa bản chép lời tự động sẽ không xóa các bản chép lời trong các trang đang được lưu giữ theo yêu cầu pháp lý.

Bạn có thể chọn lưu trữ audio trên thiết bị cục bộ của người ghi âm. Người ghi âm có thể xóa audio được lưu trữ cục bộ khỏi thiết bị của họ bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào biểu tượng thanh trượt trong thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI, di chuột qua Audio Recordings và chọn Xóa recordings. Thao tác này sẽ xóa tất cả recordings cho thành phần nội dung Ghi chép cuộc họp với AI cụ thể đó.

Nếu chủ sở hữu không gian làm việc gói Enterprise đã bật cả Tự động xóa bản chép lời và Lưu trữ audio cục bộ trong cài đặt của họ, audio cục bộ sẽ tuân theo lịch xóa tự động đã chọn cho bản chép lời. Khi một bản chép lời bị xóa theo lịch xóa tự động, audio liên quan được lưu trữ trên thiết bị cục bộ của người ghi âm cũng sẽ bị xóa. Nếu chủ sở hữu không gian làm việc đặt bản chép lời bị xóa ngay sau khi tóm tắt của Ghi chép cuộc họp với AI được tạo, thì sẽ không có audio nào được lưu trữ cục bộ trên thiết bị của người ghi âm.