Conectar o Mail aos Agentes personalizados

Agentes personalizados podem se conectar ao Mail para automatizar fluxos de trabalho de e-mail. Uma vez conectados, os agentes podem ler, organizar, redigir e enviar e-mails em seu nome por meio de gatilhos automatizados ou conversando diretamente com o agente.

As conexões de e-mail funcionam com o Gmail, Notion Mail ou Outlook. Não é necessário usar o Notion Mail para usar a conexão de e-mail.

A conexão do Mail para Agentes personalizados está disponível em qualquer plano com acesso a Agentes personalizados.

As ações abaixo são compatíveis apenas se você usar o Notion Mail:

1. Converse com seu agente. Dê instruções específicas sobre como lidar com eventos de e-mail.

   • Isso também pode ser feito manualmente nas Configurações de um Agente personalizado. Vá para Ferramentas e Acesso, depois escolha + Adicionar conexão → Mail → Conectar.

2. Acesse Configurações → Ferramentas e acesso.

3. Escolha as caixas de entrada que você deseja que seu Agente tenha acesso.

4. Conceda as autorizações que o seu Agente precisa: Modificar caixa de entrada, Rascunho, e Enviar.

5. Escolha se o Agente deve Exigir confirmação antes de executar uma ação.

6. Teste a conexão. Se o comportamento do agente não for o que você espera, converse com seu agente para esclarecer as instruções.

Dica: Seja específico em suas instruções. Por exemplo: “Arquive todos os e-mails de newsletter com a palavra 'semanal' em assunto” ou “Elabore uma resposta educada às consultas dos clientes e salve-as para minha resenha.”

Adicione um gatilho baseado em e-mail nas Configurações do seu Agente personalizado.

1. Vá para Gatilhos. Clique em + Adicionar gatilho → Mail → Conectar.

2. Em Mail, escolha um dos seguintes gatilhos:

   • Novo e-mail recebido: é executado quando um novo e-mail chega à caixa de entrada conectada.

   • Novo e-mail enviado: é executado quando você envia um novo e-mail da caixa de entrada conectada.

   • Novo e-mail recebido ou enviado: é executado quando um novo e-mail é recebido ou enviado.

   • Rótulo aplicado ao e-mail: é executado quando um rótulo específico é aplicado a um e-mail.

3. Escolha a caixa de entrada em que você deseja que o gatilho seja executado.

4. Adicione um filtro para restringir quais eventos disparam um gatilho de Mail. Cada gatilho pode ser filtrado para ser executado apenas quando um e-mail corresponder a um atributo especificado de De, Para, Assunto, Corpo, ou Domínio.

Ao conectar o Mail, você pode escolher as autorizações do seu Agente:

• Modificar caixa de entrada: arquivar, lixeira, aplicar rótulos, definir lembretes, bloquear remetentes e cancelar a assinatura.

• Rascunho: criar rascunhos.

• Enviar: Envia e-mails da sua conta.

• Exigir confirmação: Exige que o usuário aprove ou cancele uma ação antes que ela seja executada. Quando desabilitado, o agente pode realizar as ações permitidas sem aprovação.

Dica: use autorizações e gatilhos (como executar apenas quando um rótulo é aplicado) se quiser restringir quais e-mails o agente processa.

Se você compartilhar um Agente personalizado conectado ao Mail, qualquer pessoa que tenha acesso a esse Agente poderá visualizar e-mails na caixa de entrada conectada. Um aviso será exibido antes de realizar esta ação.

Para obter os melhores resultados, dê instruções específicas ao seu Agente personalizado.

Faça a triagem automática das mensagens recebidas aplicando rótulos, arquivando e-mails de baixa prioridade e definindo lembretes para os mais importantes.

Diga ao seu Agente personalizado:“Quando eu receber um e-mail, verifique se é uma newsletter. Se sim, aplique o rótulo 'Newsletter' e arquive-o. Se for de um cliente, marque-o com uma estrela e aplique o rótulo 'Cliente'.”

Cancele a assinatura de listas de e-mails indesejados e arquive ou exclua e-mails promocionais automaticamente.

Diga ao seu Agente personalizado:“Revise minha caixa de entrada em busca de e-mails de assinatura. Cancele a assinatura de quaisquer newsletters que eu não abri nos últimos 30 dias e arquive-os.”

Extraia informações importantes de e-mails e crie ou atualize registros em uma base de dados do Notion.

Diga ao seu Agente personalizado:“Quando eu receber um e-mail de um novo contato, crie uma página na minha base de dados de CRM com o nome, e-mail e empresa dele. Adicione um link para o e-mail original.”

Elabore respostas para perguntas comuns e salve-as para sua análise antes de enviar.

Diga ao seu Agente personalizado:“Quando eu receber um e-mail perguntando sobre preços, elabore uma resposta amigável com as nossas informações de preços padrão e salve-a como um rascunho para eu revisar.”

Se o seu Agente personalizado encontrar erros, dê um "dislike" e converse com o Agente para diagnosticar o problema. Em seguida, tente estas etapas:

Erros de conexão

Se você não consegue encontrar o Mail em Ferramentas e acesso, o Mail se desconecta ou o seu agente diz que não consegue acessar o e-mail:

• Confirme se o seu agente está conectado à conta de e-mail correta.

• Verifique se você tem permissão para editar o agente (Pode editar ou Acesso completo).

• Desconecte e reconecte a conexão do Mail e, em seguida, atualize o Notion.

• Confirme se você salvou após atualizar quaisquer configurações.

Erros de gatilho

Se o seu agente não estiver em execução quando o e-mail for recebido, estiver em execução várias vezes ou não conseguir acessar o conteúdo do e-mail:

• Verifique a Atividade do agente para confirmar se o gatilho está sendo acionado ou se está sendo acionado, mas falhando.

• Verifique se a conexão do Mail ainda está ativa em Ferramentas e acesso.

• Para gatilhos baseados em rótulos, confirme se o nome do rótulo corresponde exatamente.