Condivisione e permessi degli agenti personalizzati

Gli agenti personalizzati automatizzano il lavoro nel tuo spazio di lavoro Notion e negli strumenti connessi. Comprendere come funzionano i permessi ti aiuta a condividere gli agenti in sicurezza mantenendo protetti i tuoi dati.

Differenza chiave rispetto all'agente di Notion:

• Notion AI agisce come te e rispetta i tuoi permessi personali . Vede solo ciò che puoi vedere tu.

• Gli agenti personalizzati agiscono come membri del team specializzati con i propri permessi. Hanno accesso a risorse specifiche che concedi loro.

Gli agenti personalizzati hanno due tipi di permessi che funzionano insieme:

1. A cosa può accedere l'agente: Le pagine Notion, i database e le app connesse specifiche a cui concedi all'agente il permesso di utilizzare.

2. Chi può accedere all'agente: Le persone con cui condividi l'agente e cosa possono fare con esso.

Esempio:

Il tuo team finanziario crea un agente personalizzato chiamato BudgetBot per aiutare a rispondere a domande su spese e approvazioni di budget.

• Il team finanziario concede a BudgetBot l'accesso a pagine private come modelli di budget, flussi di lavoro di approvazione e linee guida sulle spese dei dipartimenti.

• Il team finanziario concede ai responsabili di dipartimento i permessi Può visualizzare e interagire con BudgetBot.

• I responsabili di dipartimento con accesso a BudgetBot ora possono porgli domande e ottenere risposte utilizzando i documenti interni del team finanziario, anche se i responsabili non hanno accesso diretto a quelle pagine.

Ciò consente ai responsabili di dipartimento di prendere decisioni informate più rapidamente. Possono chiedere a BudgetBot qualsiasi informazione di budget, da riepiloghi rapidi al contenuto completo dei documenti, senza bisogno di accesso diretto a ogni pagina del team finanziario.

Quando crei un agente personalizzato, scegli esplicitamente a cosa può accedere nelle impostazioni Strumenti e accesso. Gli agenti personalizzati possono accedere a:

• Pagine e database Notion - Seleziona pagine o database specifici.

• App connesse - Seleziona canali Slack, MCP, Calendario, Mail.

• Livelli di autorizzazione - Può visualizzare, Può commentare, Può modificare.

Per impostazione predefinita, i nuovi agenti non hanno accesso a tutte le pagine dello spazio di lavoro. I creatori devono abilitare esplicitamente questa opzione e accettare il modale di avviso. Gli amministratori dello spazio di lavoro Enterprise possono controllare chi può creare un agente personalizzato, vedere tutti gli agenti in uno spazio di lavoro e disattivare i trigger o ignorare i permessi su qualsiasi agente.

L'agente può solo accedere alle risorse a cui hai concesso esplicitamente il permesso. Non può accedere a nient'altro nello spazio di lavoro. Non ci sono permessi ereditati da nessuno (né dal creatore né dall'utente dell'agente).

Ciò include anche i permessi per le righe del database. Un agente personalizzato risponde utilizzando il proprio accesso, non i permessi della persona che lo ha attivato. Quindi, se l'agente può vedere più righe rispetto all'utente finale, l'agente potrebbe esporre informazioni a cui l'utente finale non può accedere direttamente.

• Per concedere l'accesso in sola visualizzazione a una risorsa Notion, devi avere almeno quel livello di accesso.

• Per concedere un livello di accesso superiore a quello in sola visualizzazione, devi avere accesso completo per poter condividere quella risorsa.

Condividi il tuo agente personalizzato con il tuo team proprio come una pagina Notion facendo clic su Condividi nella parte superiore della pagina. Gli agenti personalizzati hanno tre livelli di permesso che determinano chi può utilizzarli e modificarli.

• Usa l'agente per porre domande o eseguire attività.

• Vedi le risposte e i risultati dell'agente.

• Visualizza le impostazioni e le istruzioni dell'agente in modalità di sola lettura.

• Tutto ciò che è incluso in Può visualizzare e interagire.

• Visualizza e modifica le istruzioni dell'agente.

• Visualizza tutte le chat che gli utenti hanno avuto con l'agente personalizzato.

• Aggiungi o rimuovi pagine e database di Notion.

• Possibilità di modificare impostazioni e istruzioni, ad eccezione delle connessioni di terze parti abilitate da altri.

• Tutto ciò che è incluso in Può modificare.

• Condividi l'agente con altri.

• Elimina l'agente.

Puoi duplicare un agente personalizzato per creare una copia privata che puoi adattare al tuo flusso di lavoro. Il duplicato è privato per impostazione predefinita. Solo tu hai accesso finché non lo condividi.

Quando duplichi un agente personalizzato, Notion controlla le tue autorizzazioni, non quelle dell'agente originale, per decidere cosa include il duplicato:

• Risorse (pagine, database): Vengono mantenute solo le risorse a cui hai accesso. Le risorse a cui non puoi accedere vengono rimosse dal duplicato.

• Trigger: I trigger che si basano su risorse a cui non hai accesso (ad esempio, un canale Slack privato) vengono rimossi.

• Strumenti come Slack: Non vengono trasferiti automaticamente. Dovrai riautenticare qualsiasi connessione di terze parti sul duplicato.

• Istruzioni: Clonati come nuova pagina. I riferimenti a pagine a cui non puoi accedere appaiono come chip di accesso negato e non vengono aggiunti agli strumenti e all'accesso del duplicato.

Per le integrazioni, Notion convalida che chiunque configuri l'agente abbia accesso alla risorsa che sta modificando. Ad esempio, se configuri un canale Slack a cui solo tu puoi accedere, altri editor non possono modificare o visualizzare tale risorsa: possono solo eliminarla o configurarne una nuova.

• Visualizza il risultato prodotto dagli agenti nelle pagine o nei database Notion condivisi con loro.

• Apportare modifiche a pagine o database che potrebbero attivare l'esecuzione di agenti personalizzati già configurati.

• Creare agenti personalizzati.

• Modifica le impostazioni dell'agente (a meno che non ti sia stato esplicitamente concesso il permesso Può modificare).

  Può modificare permesso).

• Porre domande e ricevere risposte in base a ciò a cui l'agente può avere accesso.

Gli amministratori dello spazio di lavoro possono gestire gli agenti personalizzati nell'organizzazione utilizzando i seguenti strumenti e controlli.

• Cerca e visualizza tutti gli agenti personalizzati nel tuo spazio di lavoro.

• Vedi chi ha creato ogni agente e quando è stato attivo l'ultima volta.

• Disattiva e riattiva la modifica, la chat e i trigger degli agenti per interrompere le esecuzioni automatizzate.

• Solo Enterprise: Modifica i permessi ed elimina qualsiasi agente, anche se non hai accesso.

Per accedere all'Elenco agenti, vai su Impostazioni, seleziona Notion AI dalla barra laterale, accedi alla scheda Agenti. Sfoglia o cerca gli agenti nel tuo spazio di lavoro.

Limita chi può creare agenti personalizzati:

1. Vai su Impostazioni > Notion AI.

2. Accedi alla scheda Agenti e vai su Controlla chi può creare agenti.

3. Scegli chi può creare agenti: Tutti i membri dello spazio di lavoro (predefinito), Solo i proprietari dello spazio di lavoro, o Solo i proprietari dello spazio di lavoro + gruppi aggiunti.

• Vedi a quali pagine e database può accedere ciascun agente personalizzato.

• Gestisci i permessi degli agenti su risorse specifiche.

• Rimuovi agli agenti l'accesso a contenuti sensibili.

Per accedere alla Ricerca di contenuto, vai su Impostazioni > Ricerca di contenuto e utilizza il filtro Condiviso con per selezionare un agente personalizzato.

• Cronologia completa di tutte le azioni degli agenti personalizzati.

• Filtra per agente, utente, data o tipo di azione.

Per accedere al registro di controllo, vai su Impostazioni > Registro di controllo e filtra gli eventi degli agenti personalizzati scegliendo l'agente dal menu a tendina Utenti/Agenti.

• Identifica gli agenti più utilizzati e quelli inutilizzati.

• Monitora l'adozione e il valore.

Per accedere alle Statistiche AI vai su Impostazioni > Statistiche e accedi alla schedaAI.

Il trasferimento della proprietà garantisce che gli agenti critici per l'attività continuino a funzionare quando gli utenti lasciano lo spazio di lavoro. Dopo 7 giorni senza proprietà, l'agente smette di funzionare.

1. Vai su Impostazioni > Membri e accedi alla scheda Recentemente usciti .

2. Gli utenti recentemente usciti avranno agenti visualizzati come "agenti privati" nel flusso di riassegnazione dei contenuti.

3. Scegli il nuovo proprietario e conferma il trasferimento.

Il trasferimento della proprietà è supportato anche tramite API pubblica.