Connettere Calendario agli Agenti personalizzati

Gli Agenti personalizzati possono connettersi al calendario per automatizzare i workflow di pianificazione. Una volta connessi, gli agenti possono ottimizzare il tuo programma, preparare e gestire la logistica delle riunioni e risolvere i conflitti di pianificazione tramite trigger automatizzati o chattando direttamente con l'agente.

La connessione al calendario per gli Agenti personalizzati è disponibile nei piani Business ed Enterprise. Questa connessione funziona con Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar e account Microsoft Outlook / M365.

Alcune funzionalità specifiche di Outlook (come le videoconferenze Teams, i calendari condivisi e delegati e la prenotazione di sale/risorse) potrebbero richiedere un passaggio di configurazione separato. Scopri di più su cosa può fare il tuo Agente personalizzato con Outlook →

1. Chatta con il tuo agente. Fornisci indicazioni specifiche su come gestire gli eventi del calendario.

   • Questo può essere fatto anche manualmente nelle Impostazioni di un Agente personalizzato. Vai su Strumenti e accesso, quindi scegli + Aggiungi connessione → Calendario → Connetti.

2. Vai su Impostazioni → Strumenti e accesso.

3. Scegli il calendario o i calendari a cui vuoi che il tuo agente abbia accesso.

4. Concedi i permessi necessari al tuo agente per ogni calendario connesso: Lettura o Lettura e scrittura.

5. Scegli se l'agente deve Richiedere conferma prima di eseguire un'azione.

6. Testa la connessione. Se il comportamento dell'agente non è quello che ti aspetti, chatta con il tuo agente per chiarire le istruzioni.

Suggerimento: Sii specifico nelle tue istruzioni. Ad esempio: "Ogni mattina alle 8:00, riassumi le riunioni di oggi e inviami un briefing" oppure "Quando viene aggiunta una nuova riunione esterna, crea una pagina di preparazione nel mio database Riunioni."

Aggiungi un trigger basato sul calendario nelle Impostazioni del tuo agente personalizzato.

1. In Trigger, fai clic su + Aggiungi connessione → Calendario → Connetti.

2. In Calendario, scegli tra i trigger seguiti:

   • Evento creato: Viene eseguito quando vengono aggiunti nuovi eventi al tuo calendario.

   • Evento aggiornato: Viene eseguito quando i dettagli dell'evento cambiano (orario, partecipanti, ecc.).

   • Evento annullato: Viene eseguito quando gli eventi vengono rimossi dal tuo calendario.

3. Scegli il calendario o i calendari su cui vuoi che il trigger venga eseguito.

4. Aggiungi un filtro per restringere gli eventi che attivano un trigger del calendario. Ogni trigger può essere filtrato per essere eseguito solo quando un evento soddisfa i criteri per un titolo, descrizione, posizione, proprietario o stato tutto il giorno specificati.

Quando colleghi il calendario, puoi scegliere quali permessi riceve il tuo agente.

• Lettura: Consente all'Agente personalizzato di visualizzare le informazioni senza apportare modifiche al calendario.

• Lettura e scrittura: Consente all'Agente personalizzato di visualizzare e modificare gli eventi nel calendario.

• Richiedi conferma: Richiede a un utente di approvare o annullare un'azione prima che venga eseguita. Quando è disattivato, l'agente può modificare gli eventi e inviare inviti senza approvazione.

• Imposta come predefinito: Cambia il calendario connesso che il tuo Agente deve utilizzare per impostazione predefinita.

  • Se hai più calendari nello stesso account di calendario, questa opzione imposta il calendario predefinito che l'agente utilizzerà a meno che tu non ne specifichi uno diverso.

  • Se colleghi più account di calendario, puoi scegliere un calendario predefinito separato per ciascun account.

Quando condividi un Agente personalizzato con una connessione al calendario, gli agenti mostrano ciò che l'utente che ha configurato la connessione è autorizzato a vedere nel calendario.

Ad esempio, se l'utente connesso ha un evento privato di cui solo lui può vedere i dettagli, qualsiasi utente con accesso Può visualizzare e interagire o superiore può visualizzare tale evento.

Quando condividi un Agente personalizzato con una connessione al calendario, qualsiasi utente con accesso Può visualizzare e interagire a un Agente può interagire completamente con il calendario connesso.

Per ottenere i risultati migliori, fornisci al tuo Agente personalizzato istruzioni specifiche.

Ricevi un riepilogo giornaliero delle tue riunioni e priorità per iniziare ogni giornata preparato.

Dì al tuo Agente personalizzato: "Ogni mattina nei giorni feriali alle 8:00, controlla il mio calendario per la giornata. Riassumi le mie riunioni con dettagli chiave come partecipanti, orari ed eventuale lavoro di preparazione necessario. Inviami una notifica con il riepilogo."

Genera automaticamente ordini del giorno o note prima di riunioni importanti.

Dì al tuo Agente personalizzato: "Quando viene aggiunta una nuova riunione esterna al mio calendario, crea una pagina nel mio database Riunioni. Includi il titolo della riunione, i partecipanti, l'orario e una sezione per le note di preparazione e le prossime azioni."

Mantieni il tuo calendario organizzato gestendo automaticamente le attività di pianificazione di routine.

Dì al tuo Agente personalizzato: "Quando qualcuno richiede una riunione tramite Slack, controlla la mia disponibilità sul calendario, trova un orario adatto, crea l'evento e invia gli inviti a tutti i partecipanti."

Evita il caos nella pianificazione trovando gli orari di riunione ottimali tra più partecipanti.

Dì al tuo Agente personalizzato:\"Quando ti chiedo di pianificare una riunione con i membri del team, usa 'Trova orario con i partecipanti' per controllare la disponibilità di tutti. Suggerisci le 3 opzioni migliori, quindi crea l'evento una volta che avrò confermato.\"

Se il tuo team utilizza Microsoft 365, il tuo agente può fare alcune cose in più che vengono naturali con Outlook:

• Aggiungi un link a Teams: Quando il tuo agente crea una riunione, può includere automaticamente un link per una videochiamata Microsoft Teams.

• Visualizza i calendari condivisi con te: Se un collega ha condiviso il proprio calendario con te, il tuo agente può vederlo e tenerne conto durante la pianificazione.

• Lavora con riunioni ricorrenti: Il tuo agente può leggere e lavorare con eventi che si ripetono, come le riunioni settimanali o le recensioni mensili.

• Prenota una sala: Quando crea una riunione, il tuo agente può includere una sala conferenze o un'altra risorsa condivisa.

Nota: Alcune di queste funzionalità vengono introdotte gradualmente, quindi potrebbero non essere subito disponibili.

Se il tuo Agente personalizzato riscontra errori, assegna un “Non mi piace” all'esecuzione e chatta con l'Agente per diagnosticare il problema. Quindi prova questi passaggi:

Se non riesci a trovare Calendario in Strumenti e accesso, se Calendario si disconnette dopo alcuni giorni o se un Agente non riesce a vedere gli eventi:

• Conferma che Calendario sia connesso.

• Disconnetti, cancella i cookie, riconnetti con l'account corretto.

Se il tuo Agente non viene eseguito quando un evento del calendario viene modificato, se viene eseguito più volte o se i dettagli dell'evento non vengono letti correttamente:

• Controlla la scheda Attività per vedere se il trigger si sta attivando.

• Verifica che la connessione calendario sia attiva in Strumenti e Accesso.

• Esegui un test con un evento semplice per isolare il problema.

• Verifica che il trigger sia impostato sul calendario corretto (se ne hai più di uno).