מאפיינים במאגרי ידע

כדי ליצור את המאפיין הראשון שלכם במאגר ידע, לחצו על הוספת מאפיין. תנו למאפיין שלכם שם, ולאחר מכן בחרו סוג מאפיין.

כדי להוסיף מאפיין למאגר ידע שכבר יש לו מאפיינים קיימים:

• בחרו ב-+ לצד המאפיין הימני ביותר. תנו למאפיין שלכם שם, ולאחר מכן בחרו סוג מאפיין.

• בתצוגת טבלה, לוחצים על מאפיין קיים ← הוספה משמאל או הוספה מימין, בהתאם למיקום הרצוי של המאפיין החדש בטבלה. תנו למאפיין שלכם שם, ולאחר מכן בחרו סוג מאפיין.

כדי לנהל ולערוך את המאפיינים של מאגר ידע, פותחים את תפריט ההגדרות בחלק העליון של מאגר הידע ובוחרים באפשרות עריכת מאפיינים.

מכאן, תוכלו:

• לחפש מאפיין.

• ליצור מאפיין חדש.

• לחצו על מאפיינים ספציפיים כדי לערוך אותם. ניתן לשנות הגדרות הספציפיות למאפיין (לדוגמה, ניתן להפעיל גלישת טקסט במאפיין טקסט), לשכפל מאפיין או למחוק מאפיין.

ניתן גם לערוך מאפיינים בודדים על ידי לחיצה ישירה עליהם במאגר ידע שלכם. פעולה זו תפתח תפריט שבו תוכלו לערוך את שם המאפיין, לסנן או למיין לפי מאפיין זה, להריץ חישובים ועוד.

אם אתם רוצים שהמערכת תסתיר או תציג מאפיינים ספציפיים בתצוגת מאגר ידע:

1. פותחים את תפריט ההגדרות בחלק העליון של מאגר הידע.

2. בוחרים באפשרות נראות המאפיין.

3. בוחרים באפשרות 👁️ לצד מאפיין כדי להסתיר או להציג אותו.

כל נתון שמוזן למאפיין נקרא ערך. הדרך שבה עורכים ערכים שונה עבור כל סוג של מאפיין. הנה רק כמה דוגמאות:

• עבור מאפיינים מסוג בחירהובחירה מרובה, תתבקשו להוסיף תגיות על ידי הקלדה של מה שאתם רוצים ולחיצה על מקש Enter לאחר כל אחת מהן. צבעים מוקצים באופן אקראי.

  • אפשר להוסיף כמה תגים ייחודיים שרוצים לתפריטים האלה.

  • תוכלו לערוך שמות וצבעים של תגיות, או למחוק אותם על ידי לחיצה על שדה המאפיין (כלומר, תא הטבלה), ולאחר מכן על ••• שמופיע משמאל כאשר אתם מעבירים את העכבר מעל כל מאפיין.

  • ניתן לסדר מחדש את התגיות על ידי אחיזה בסמל ⋮⋮ מימין לתגית וגרירה.

• עבור מאפייני תאריך, לחיצה להוספת נתונים תציג את בורר התאריכים שלנו, שבו תוכלו לבחור את היום הרלוונטי לפריט במאגר הידע – בין אם זה תאריך של אירוע או מועד אחרון לביצוע.

  • לחיצה על תזכורת מגדירה תזכורת במאפיין הזה שתודיע לכם בתאריך ובשעה שנקבעו.

  • הפעלת תאריך סיום מגדירה טווח תאריכים במאפיין הזה.

  • הפעלת האפשרות לכלול שעה מאפשרת לכם לבחור שעה מדויקת, ולא רק יום.

  • לחיצה על תבנית תאריך ואזור זמן תאפשר לכם לשנות את ההגדרות האלה.

  • לחיצה על ניקוי תאפשר לכם להסיר כל ערך במאפיין התאריך.

• עבור מאפייני קבצים ומדיה, לחיצה על השדה תדרוש מכם להעלות קובץ, או להדביק קישור כדי להטמיע קובץ.

  • אפשר גם לגרור קובץ מהמחשב אל המאפיין כדי להעלות אותו.

  • ניתן להוסיף מספר קבצים לכל שדה בו-זמנית.

  • יש ללחוץ על ••• בצד שמאל של הקבצים שהועלו כדי למחוק, להוריד, להציג במסך מלא או להציג את המקור.

  • תוכלו להשתמש בסמל ⋮⋮ בצד ימין של הקבצים שהועלו כדי לגרור אותם ולסדר אותם מחדש.

• במאפיין אדם, אפשר לתייג חברים או אורחים אחרים בסביבת העבודה שלכם.

  • פשוט מקלידים את השמות שלהם ולוחצים על Enter אחרי כל אחד מהם.

  • כדי למחוק אנשים שתייגתם, לוחצים עליהם ולאחר מכן על X לצד השם שלהם.

• ערכים מופיעים באופן אוטומטי עבור המאפיינים הבאים: מועד יצירה,נוצר על ידי, מועד עריכה אחרונה, נערך לאחרונה על ידי.

• אפשר פשוט להקליד או להדביק ערכים עבור מאפיינים של כתובת URL, אימייל, טלפון ומספר, בדיוק כמו שהייתם עושים עבור מאפיין של טקסט.

• עריכת ערכים עבור המאפיינים יחס ורול-אפ דורשת מספר שלבים.

כדי לשמור על מאגרי ידע מהירים ואמינים, כל מאגר ידע יכול להכיל עד 500 מאפיינים. אם תגיעו למגבלה זו, לא תוכלו להוסיף מאפיינים חדשים עד שתסירו חלק מהם.

כשתנסו להוסיף מאפיין מעבר למגבלה זו, תראו הודעת שגיאה והמאפיין החדש לא ייווצר.

אם הגעתם למגבלה, ניתן לנסות את הצעדים הבאים:

• יש להסיר מאפיינים שאינם בשימוש וכבר אינם נחוצים.

• יש לאחד מאפיינים דומים (למשל, לשלב מספר מאפייני "סטטוס" או "קטגוריה").

כדי לעזור לכם להבחין ויזואלית בין פריטי מאגר הידע שלכם, באפשרותכם להקצות צבע לדפי מאגר ידע על סמך תנאים מסוימים. לדוגמה, אולי תרצו שכל המשימות שמועד הגשתן עבר במאגר משימות יוצגו באדום.

כדי להחיל צבע מותנה על תצוגת מאגר ידע:

1. בוחרים בסמל המחוון בחלק העליון של תצוגת מאגר הידע.

2. בקטע הגדרות תצוגה, בוחרים באפשרות צבע מותנה.

3. בוחרים באפשרות הגדרת צבע חדשה.

4. בוחרים את מאפיין מאגר הידע שברצונכם לצבוע לפיו.

5. פותחים את הרשימה הנפתחת שליד שם המאפיין ומגדירים כלל להגדרת הצבע.

6. בחרו צבע Page background.

   • אם רלוונטי, דפי מאגר הידע שלכם יתאימו כברירת מחדל לצבע של ערכי המאפיינים המשויכים אליהם. לדוגמה, אם למאפיין העדיפות שלכם יש P0 באדום ו-P1 בכתום ואתם צובעים את מאגר הידע שלכם לפי עדיפות, כל דפי ה-P0 יוצגו באדום וכל דפי ה-P1 יוצגו בכתום. תוכלו לשנות זאת בכל עת!

7. אם אתם בתצוגת טבלה, פתחו את התפריט לצד Apply to ובחרו אם ברצונכם להחיל את הצבע על השורה כולה או רק על המאפיין שעליו חל הכלל שלכם.

8. בוחרים באפשרות הוספת צבע מותנה נוסף כדי ליצור התניית צבע נוספת עבור תצוגת מאגר הידע.

• צבע מותנה זמין בתצוגות הבאות:

  • טבלה

  • לוח שנה

  • ציר זמן

  • רשימה

  • לוח

  • פיד

• ניתן להחיל צבע מותנה בהתאם למאפיינים הבאים:

  • בחירה

  • בחירה מרובה

  • סטטוס

  • כותרת

  • טקסט

  • מספר

  • תאריך

  • אדם

  • תיבת סימון

  • נוסחאות

  • קשרים

  • רול-אפים

• הגדרות צבע מותנה נוצרות ברמת התצוגה. לתצוגות שונות של מאגר ידע יכולות להיות הגדרות צבע מותנה שונות, והגדרות צבע מותנה שהוחלו על תצוגת מאגר ידע אחת לא יוחלו באופן אוטומטי על תצוגות אחרות של מאגר הידע. עם זאת, כאשר תשכפלו תצוגה, גם הגדרות הצבע שלה ישוכפלו.

• צבע מותנה חל ברמת הדף; בשלב זה, אין אפשרות לצבוע מאפיינים ספציפיים בדף או בכרטיס. הצבע חל על הרקע המלא של הדף.

• כדי להחיל צבע מותנה על מאפיין ולא על דף מאגר ידע שלם, עליכם להיות ב-table view של מאגר ידע.

כדי למחוק הגדרת צבע:

1. בוחרים בסמל המחוון בחלק העליון של תצוגת מאגר הידע.

2. בקטע הגדרות תצוגה, בוחרים באפשרות צבע מותנה.

3. בוחרים באפשרות 🗑️ לצד ההגדרה שברצונכם למחוק.

אפשר להשאיר תגובות במאפיינים במאגרי ידע, רק כשאתם נמצאים בתצוגת טבלה או כשיש לכם דף מאגר ידע פתוח.

כדי להגיב על מאפיין בתצוגת טבלה:

1. מעבירים את סמן העכבר מעל מאפיין עבור פריט במאגר הידע.

2. בוחרים בסמל 💬 שמופיע.

3. מזינים את התגובה.

כדי להגיב על מאפיין בדף מאגר ידע:

1. מעבירים את סמן העכבר מעל מאפיין.

2. בוחרים בסמל 💬 שמופיע, או בוחרים בסמל ⋮⋮ שמופיע מימין למאפיין ← תגובה.

3. מזינים את התגובה.

ברגע שתגובה נוספה, תראו 💬 לצד המאפיין שאליו היא משויכת. תוכלו לבחור ב-💬 כדי לראות את התגובה ולהוסיף לשיחה.

ניתן להקצות רמות גישה ספציפיות לחבר/ה שהוזכרו במאפיין 'אדם' או 'נוצר/ה על ידי' בדף מאגר ידע. למידע נוסף על כך here →