Connecter Notion Calendar à des agents personnalisés

Les agents personnalisés peuvent se connecter au calendrier pour automatiser les flux de travail de planification. Une fois connectés, les agents peuvent optimiser votre planning, préparer et gérer la logistique des réunions, et résoudre les conflits de planification grâce à des déclencheurs automatisés ou en discutant directement avec l’agent.

La connexion au calendrier pour les agents personnalisés est disponible sur les forfaits Business et Enterprise. Cette connexion fonctionne avec les comptes Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar et Microsoft Outlook / M365.

Certaines fonctionnalités spécifiques à Outlook (comme les conférences Teams, les calendriers partagés et délégués, et la réservation de salles/ressources) peuvent nécessiter une étape de configuration distincte. En savoir plus sur ce que votre agent personnalisé peut faire avec Outlook →

1. Discutez avec votre agent. Donnez-lui des instructions spécifiques sur la façon de gérer les événements de calendrier.

   • Cela peut également être fait manuellement dans les Paramètres de l’agent personnalisé. Allez dans Outils et accès, puis choisissez + Ajouter une connexion → Calendrier → Connecter.

2. Accédez à Paramètres → Outils et accès.

3. Choisissez le ou les calendriers auxquels vous souhaitez que votre agent ait accès.

4. Accordez les autorisations dont votre agent a besoin pour chaque calendrier connecté : Lire ou Lire et écrire.

5. Choisissez si l’agent doit Exiger une confirmation avant d’exécuter une action.

6. Testez la connexion. Si le comportement de l’agent n’est pas celui que vous attendez, discutez avec votre agent pour clarifier les instructions.

Conseil : Soyez précis dans vos instructions. Par exemple : « Chaque matin à 8 h, résume les réunions du jour et envoie-moi un briefing » ou « Lorsqu’une nouvelle réunion externe est ajoutée, crée une page de préparation dans ma base de données Réunions. »

Ajoutez un déclencheur basé sur le calendrier dans les paramètres de votre agent personnalisé.

1. Sous Déclencheurs, cliquez sur + Ajouter une connexion → Calendrier → Connecter.

2. Sous Calendrier, choisissez parmi les déclencheurs suivants :

   • Événement créé : s’exécute lorsque de nouveaux événements sont ajoutés à votre calendrier.

   • Événement mis à jour : s’exécute lorsque les détails de l’événement changent (heure, participant·es, etc.).

   • Événement annulé : s’exécute lorsque des événements sont supprimés de votre calendrier.

3. Choisissez le ou les calendriers sur lesquels vous souhaitez que le déclencheur s’exécute.

4. Ajoutez un filtre pour restreindre les événements qui déclenchent un déclencheur de calendrier. Chaque déclencheur peut être filtré pour n’être exécuté que lorsqu’un événement répond aux critères d’un titre, d’une description, d’un lieu, d’un Propriétaire ou d’un État de journée entière spécifiés.

Lorsque vous connectez Calendrier, vous pouvez choisir les autorisations que votre agent obtient.

• Lecture : permet à l’agent personnalisé d’afficher des informations sans apporter de modifications au calendrier.

• Lecture et écriture : permet à l’agent personnalisé d’afficher et de modifier des événements dans le calendrier.

• Exiger une confirmation : Nécessite qu’un utilisateur approuve ou annule une action avant qu’elle ne s’exécute. Lorsqu’elle est désactivée, l’agent peut modifier des événements et envoyer des invitations sans approbation.

• Définir par défaut : modifie le calendrier connecté que votre agent doit utiliser par défaut.

  • Si vous avez plusieurs calendriers dans le même compte de calendrier, cette option définit le calendrier par défaut que l’agent utilisera, sauf si vous en spécifiez un autre.

  • Si vous connectez plusieurs comptes de calendrier, vous pouvez choisir un calendrier par défaut distinct pour chaque compte.

Lors du partage d’un agent personnalisé avec une connexion de calendrier, les agents affichent ce que la personne qui a configuré la connexion est autorisée à voir dans le calendrier.

Par exemple, si la personne connectée a un événement privé dont elle est la seule à pouvoir voir les détails, toute personne avec un accès Peut voir et interagir ou supérieur peut consulter cet événement.

Lors du partage d’un agent personnalisé avec une connexion de calendrier, toute personne ayant un accès Peut voir et interagir avec un agent peut interagir pleinement avec le calendrier connecté.

Pour obtenir les meilleurs résultats, donnez des instructions spécifiques à votre agent personnalisé.

Obtenez un résumé quotidien de vos réunions et de vos priorités pour commencer chaque journée en étant préparé·e.

Dites à votre agent personnalisé : « Chaque matin en semaine à 8 h, examine mon calendrier pour la journée. Résume mes réunions avec les détails clés comme les participants, les horaires et tout travail de préparation nécessaire. Envoie-moi une notification avec le résumé. »

Générez automatiquement des ordres du jour ou des notes avant les réunions importantes.

Dites à votre agent personnalisé : « Lorsqu’une nouvelle réunion externe est ajoutée à mon calendrier, crée une page dans ma base de données Réunions. Inclus le titre de la réunion, les participants, l’heure et une section pour les notes de préparation et les tâches à accomplir. »

Organisez votre calendrier en gérant automatiquement les tâches de planification courantes.

Dites à votre agent personnalisé : « Lorsque quelqu’un demande une réunion via Slack, vérifie la disponibilité de mon calendrier, trouve un horaire qui convient, crée l’événement et envoie des invitations à tous les participant·es. »

Évitez le chaos en trouvant des heures de réunion optimales pour plusieurs participant·es.

Dites à votre agent personnalisé :« Lorsque je te demande de planifier une réunion avec des membres de l’équipe, utilise "Trouver un créneau avec les participants" pour vérifier la disponibilité de chacun. Suggère les 3 meilleures options, puis crée l’événement une fois que j’ai confirmé. »

Si votre équipe utilise Microsoft 365, votre agent peut effectuer quelques tâches supplémentaires qui sont natives à Outlook :

• Ajouter un lien Teams : Lorsque votre agent crée une réunion, il peut inclure automatiquement un lien d’appel vidéo Microsoft Teams.

• Voir les calendriers partagés avec vous : Si un collègue a partagé son calendrier avec vous, votre agent peut le voir et en tenir compte lors de la planification.

• Travailler avec des réunions récurrentes : Votre agent peut lire et travailler avec des événements qui se répètent, comme des réunions hebdomadaires ou des revues mensuelles.

• Réserver une salle : Lors de la création d’une réunion, votre agent peut inclure une salle de conférence ou une autre ressource partagée.

Remarque : Certaines de ces fonctionnalités sont déployées progressivement, elles peuvent donc ne pas être disponibles immédiatement.

Si votre agent personnalisé rencontre des erreurs, donnez un « pouce baissé » à l’exécution et discutez avec l’agent pour diagnostiquer le problème. Essayez ensuite ces étapes :

Si vous ne trouvez pas Calendrier dans Outils et accès, si Calendrier se déconnecte après quelques jours ou si un agent ne peut pas voir les événements :

• Confirmez que le calendrier est connecté.

• Déconnectez-vous, effacez les cookies, reconnectez-vous avec le bon compte.

Si votre agent ne s’exécute pas lorsqu’un événement de calendrier est modifié, s’il s’exécute plusieurs fois ou si les détails de l’événement ne sont pas lus correctement :

• Consultez l’onglet Activité pour voir si le déclencheur se déclenche.

• Vérifiez que la connexion Calendrier est active dans Outils et accès.

• Testez avec un événement simple pour isoler le problème.

• Confirmez que le déclencheur est défini sur le bon calendrier (si vous en avez plusieurs).