Meilleures pratiques pour créer et optimiser un agent personnalisé

Un agent personnalisé bien conçu utilise moins de crédits et offre de meilleurs résultats. Voici comment tirer le meilleur parti de chaque exécution :

• Utilisez un agent personnalisé pour le travail récurrent. Pour les demandes ponctuelles, utilisez plutôt l'agent Notion ; il est inclus dans votre forfait. Les agents personnalisés fonctionnent avec des crédits Notion car ils travaillent de manière autonome en arrière-plan, que vous soyez en ligne ou non.

• Choisissez des déclencheurs spécifiques. Déclenchez sur des @mention spécifiques ou des changements de propriété, pas sur chaque message ou mise à jour de base de données. Moins de faux départs, moins d'exécutions inutiles.

• Gardez un contexte restreint. Orientez votre agent vers les pages ou bases de données spécifiques dont il a besoin. De cette façon, il ne lit que ce qu'il doit, et chaque exécution reste ciblée.

• Définissez « Terminé » dès le départ. Dites exactement à votre agent à quoi ressemble une exécution complète. Plus les instructions sont claires, plus il obtient rapidement le résultat.

• Regroupez les tâches indépendantes. Par exemple, demandez à votre agent de lire plusieurs sources à la fois plutôt qu’une seule.

  • ✅ « Lis la base de données Projets et le canal Slack #service-client, puis rédige la mise à jour hebdomadaire. »

  • 🚫 « Lire la base de données Projets, puis rédiger la mise à jour hebdomadaire. Ensuite, lire le canal Slack #service client et l'ajouter à la mise à jour hebdomadaire. »

• Partez d'un agent existant lorsque le flux de travail est similaire. Si un flux de travail dont vous avez besoin existe déjà en tant qu'agent personnalisé, dupliquez-le au lieu de le créer à partir de zéro. Ouvrez l'agent, sélectionnez ••• et choisissez Dupliquer.

  • La copie est privée par défaut.

  • Après la duplication, réauthentifiez les outils comme Slack, vérifiez que les déclencheurs ont été transférés comme prévu et redéployez les Workers — ils ne sont pas inclus dans la duplication. Ceci est particulièrement utile pour créer rapidement des variantes d'équipe d'un agent fonctionnel. En savoir plus sur la duplication d'un agent personnalisé dans cet article.

Les agents personnalisés sont plus fiables lorsqu'ils ont une tâche claire, les bonnes sources et une définition précise de ce qui est « terminé ». Cet article sur les bonnes pratiques explique comment rédiger de meilleures instructions, choisir les bons déclencheurs et améliorer les résultats au fil du temps.

Si vous ne savez pas par où commencer, commencez par le travail que votre équipe répète souvent. Les agents personnalisés sont plus efficaces lorsque le flux de travail est prévisible et facile à examiner.

Cherchez des flux de travail qui sont :

• Répétables, comme la compilation de rapports, le tri des demandes entrantes ou la réponse aux questions courantes sur Slack.

• Fréquents, c’est-à-dire qu’ils se produisent quotidiennement ou hebdomadairement.

• Faciles à évaluer, pour que vous puissiez rapidement savoir si le résultat est bon.

Une fois que vous avez choisi un flux de travail, créez d'abord la version la plus simple de votre agent. Assurez-vous qu'il fonctionne de manière fiable avant d'ajouter de la complexité.

Lorsque le flux de travail semble stable et prévisible, vous pouvez ajouter des déclencheurs ou des planifications pour l’automatiser entièrement.

Lorsque vous donnez des instructions claires à votre agent personnalisé, il produit des résultats plus cohérents et plus fiables. Concentrez-vous sur ce à quoi ressemble la réussite et fournissez le contexte nécessaire pour l'atteindre.

Commencez par le résultat que vous souhaitez obtenir

• Décrivez à quoi devrait ressembler le résultat final, plutôt que d’énumérer chaque étape

• Laissez l’agent déterminer comment y parvenir

• Exemple : « Crée une mise à jour d’avancement hebdomadaire résumant les tâches terminées, les obstacles et les prochaines étapes. »

Partagez un exemple concret

• Collez une mise à jour d’avancement précédente, un rapport formaté ou une demande triée

• Utilisez des exemples concrets au lieu de descriptions abstraites

Soyez clair sur le format et la destination

• Indiquez où le résultat doit être envoyé (Slack, une base de données ou une page existante)

• Indiquez quelles propriétés ou sections doivent être remplies

• Exemple : « Publie le résumé dans #équipe-mises-a-jour et ajoutez-le à la base de données des rapports hebdomadaires sur Slack. »

Définissez des limites simples

• Précisez ce que l’agent doit faire et ce qu’il doit éviter

• Exemple : « Mets à jour la page de rapport hebdomadaire existante, pas une nouvelle » ou « Réponds uniquement dans #support ».

Signalez les cas particuliers

• Expliquez ce qui doit se passer s’il n’y a pas de données ou rien de nouveau à signaler

• Exemple : « S’il n’y a pas de mises à jour cette semaine, publie « Aucune mise à jour » au lieu de ne rien publier. »

Assurez-vous que les instructions soient courtes et ciblées

• Des instructions plus courtes produisent des résultats plus cohérents

• Si votre configuration prend du temps, divisez le flux de travail en plusieurs agents

Lors de la configuration de votre agent personnalisé, décidez si le travail doit être exécuté selon un calendrier, en réponse à une action, ou les deux.

Utilisez des horaires pour un travail prévisible

• Choisissez un calendrier lorsque la tâche doit s’exécuter à une cadence définie, quelle que soit l’activité

• Idéal pour les tâches récurrentes telles que les rapports hebdomadaires, les briefs quotidiens ou les résumés mensuels

Utilisez des déclencheurs pour les tâches réactives

• Choisissez un déclencheur lorsque la tâche doit être exécutée en réponse à un événement

• Exemples : un bug déposé dans Slack, une nouvelle page ajoutée à une base de données ou un e-mail d’un expéditeur spécifique

Combinez les calendriers et les déclencheurs si nécessaire

• Certains flux de travail ont deux modèles

• Par exemple, un agent basé sur un déclencheur peut trier les bugs au fur et à mesure qu’ils arrivent, tandis qu’un agent planifié distinct compile un résumé hebdomadaire de ces bugs triés

Commencez par une fréquence plus faible et une portée limitée

• Commencez par une planification hebdomadaire plutôt que quotidienne

• Commencez avec un canal au lieu de cinq

• Augmentez la fréquence une fois que vous avez confirmé que le résultat est cohérent et fiable

Avant d’activer complètement votre flux de travail, prenez le temps de tester et d’ajuster votre configuration.

Tester avant d’activer les déclencheurs ou les planifications

• Cliquez sur Exécuter pour exécuter l’agent manuellement

• Passez en revue les résultats pour confirmer qu’ils se comportent comme prévu

• Activez les déclencheurs ou les planifications uniquement lorsque les résultats vous semblent bons

Testez avec un petit groupe

• Partagez l’agent avec des membres de votre équipe pour recueillir des commentaires

• Utilisez les premiers commentaires pour détecter les problèmes avant de le déployer plus largement

Attendez-vous à des itérations

• La plupart des agents nécessitent plusieurs essais avant de fonctionner correctement

• Affinez les instructions en fonction de ce que le résultat montre réellement, et non de ce que vous vouliez qu’elles disent

Vérifiez d’abord le journal d’activité

• Cliquez sur l’icône d’horloge pour voir ce qui a déclenché l’exécution

• Passez en revue ce que l’agent a fait et où il a pu échouer

• Utilisez le journal pour diagnostiquer les problèmes et confirmer que l’agent se comporte comme prévu avant d’étendre l’accès

Connaître les correctifs courants

• « Résultat incorrect » signifie généralement que les instructions doivent être plus spécifiques

• « Données manquantes » signifie souvent que l’agent a besoin d’accéder à des pages ou à des bases de données supplémentaires sous

  Outils et accès

• « Exécutions ayant échoué » signifie généralement un manque d’autorisations ou des instructions peu claires

Un agent bien conçu s'exécute plus rapidement et évite le travail inutile. Trois facteurs affectent l'efficacité :

• La fréquence d’exécution de l’agent,

• La quantité de contenu qu’il lit, et

• Le nombre d’étapes nécessaires pour accomplir une tâche

Le moyen le plus simple d'améliorer les performances est de limiter les exécutions inutiles. Concevez les déclencheurs de manière à ce que l'agent ne s'exécute que lorsqu'il est susceptible d'agir.

Commencez modestement et évoluez

• Commencez par des exécutions hebdomadaires plutôt que quotidiennes

• Utilisez un canal ou un flux de travail avant d’en ajouter d’autres

• Augmentez la fréquence une fois que les résultats sont fiables

Utilisez des déclencheurs à signal élevé pour que votre agent ne s’exécute qu’en cas de besoin

• Pour Slack : déclenchez sur les @mentions ou une réaction émoji spécifique au lieu de tous les messages

• Pour Notion : déclenchez des actions lors de modifications de propriétés spécifiques plutôt que lors de chaque mise à jour de la base de données

• Pour Notion Mail : déclenchez sur un ensemble filtré d’e-mails au lieu de chaque message

Attendez-vous à des exécutions « Aucune action requise »

• Cela se produit lorsque l’agent détermine qu’il n’y a rien à faire

• C’est normal et efficace : l’agent ne vérifie que le déclencheur et les instructions avant de quitter

Plus un agent lit de contenu, plus chaque exécution nécessite de travail. Limitez la portée.

• Orientez l'agent vers la plus petite portée possible. Idéalement une seule page ou quelques pages qui renvoient à des sous-pages que l'agent ne peut charger que si nécessaire.

• Évitez de demander à l’agent d’effectuer une recherche générale si vous savez déjà quelle base de données ou quelle page il doit utiliser comme source de vérité.

Chaque étape supplémentaire dans une exécution ajoute du travail, en particulier lorsque l’agent personnalisé exécute plusieurs recherches.

• Soyez explicite sur la définition de « terminé » afin que l’agent termine en moins d’étapes.

• Il est plus efficace que l'agent appelle plusieurs outils en même temps. Encouragez l'utilisation parallèle d'outils dans vos instructions lorsque cela est possible.

  • Peut s'exécuter en même temps : « Lisez la base de données des projets, le canal Slack Engineering et la dernière page des notes de sprint en même temps. » Ces trois sources sont indépendantes, l'agent les lit donc toutes simultanément au lieu de les lire une par une.

  • Doit s'exécuter dans l'ordre : « Créez une page de résumé dans la base de données des rapports, puis publiez le lien vers #team-updates dans Slack. »L'agent a besoin de l'URL de la page avant de pouvoir publier le lien, ces étapes se déroulent donc séquentiellement.

Si l’agent pose fréquemment plusieurs questions de suivi, réessaie la même action, revérifie les mêmes pages ou commet des erreurs de manière prévisible, les instructions ou les paramètres doivent être améliorés.

• Si des erreurs d’autorisation se produisent fréquemment (pas d’accès pour répondre dans Slack ou une URL non fiable), ajustez l’accès de l’agent sous Outils et accès ou demandez à l’agent dans les instructions d’éviter ces actions.