Configuración conforme a la HIPAA

Control de acceso

Implementar políticas y procedimientos técnicos en los sistemas de información electrónicos que contengan información médica protegida en formato electrónico, para así permitir el acceso solo a aquellas personas o programas de software que gocen de los correspondientes derechos de acceso.

El inicio de sesión único de SAML de Notion se basa en el estándar SAML 2.0 y conecta tu proveedor de identidades (IdP) con tus espacios de trabajo para ofrecer una experiencia de inicio de sesión más sencilla y segura. Notion admite configuraciones oficiales para el inicio de sesión único de SAML con: Azure, Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Para comenzar a utilizar el inicio de sesión único de SAML con Notion, deberás completar los siguientes pasos:

Verificar dominio(s):Para utilizar funciones de seguridad avanzadas, debes verificar la propiedad de tu dominio de correo electrónico. Se trata de un proceso automatizado que implica añadir un registro TXT al DNS de tu dominio para comprobar que es de tu propiedad.

Activar inicio de sesión único de SAML:Esto activará la función y completará la configuración. Para obtener más información sobre cómo completar la configuración del inicio de sesión único de SAML, consulta este artículo.

Cambiar el método de inicio de sesión predeterminado:Al activar por primera vez el inicio de sesión único de SAML, el método de inicio de sesión predeterminado se establecerá en Cualquier método, lo que significa que los usuarios tienen la opción de iniciar sesión mediante inicio de sesión único de SAML o mediante su método habitual. Al configurarlo en Solo inicio de sesión único de SAML, se impone dicho método para el acceso a tu espacio de trabajo en usuarios gestionados con dominios de correo electrónico verificados de la empresa.

Enlazar espacios de trabajo adicionales:si tienes más de un espacio de trabajo que quieras configurar con el inicio de sesión único, ponte en contacto con [email protected].

Una vez establecida la configuración correcta, cualquier miembro que inicie sesión en tus espacios de trabajo deberá utilizar el dominio verificado y autenticarse a través de tu proveedor de identidades. Los propietarios de espacios de trabajo con el plan Enterprise podrán evitar esta restricción y utilizar un método de inicio de sesión alternativo en caso de que se produzca un fallo del inicio de sesión único de SAML o del IdP.

Identificación de usuario exclusiva

Asignar un nombre o un número únicos para identificar y rastrear la identidad del usuario.

Notion tiene una API de SCIM que se puede utilizar para aprovisionar, gestionar y desaprovisionar miembros y grupos. Los propietarios del espacio de trabajo pueden encontrar la clave de API requerida accediendo a Configuración → Seguridad y SAML → Configuración de SCIM y haciendo clic para ver el token.

Consulta nuestra documentación sobre SCIM para obtener la información más reciente sobre cómo puedes interactuar con la API de SCIM de Notion. Notion admite aplicaciones SCIM oficiales con Google, Gusto, Okta, OneLogin y Rippling.

Procedimiento de acceso de emergencia

Establecer (e implementar según sea necesario) procedimientos para obtener la información médica electrónica protegida necesaria durante una emergencia.

La búsqueda de contenido proporciona a los propietarios del espacio de trabajo Enterprise visibilidad del contenido del espacio de trabajo para mejorar la gobernanza y resolver problemas de acceso a las páginas. La búsqueda de contenido te permite:

• Ver quién tiene acceso a una página
• Modificar los permisos de una página
• Descubrir y reasignar páginas abandonadas de antiguos empleados

Puedes exportar una página, una base de datos o un espacio de trabajo entero de Notion en cualquier momento.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Cierre de sesión automático

Implementar procedimientos electrónicos que pongan fin a una sesión electrónica después de un tiempo predeterminado de inactividad.

Establecer una duración de sesión personalizada: Para los usuarios gestionados en el plan Enterprise, Notion tiene una duración de sesión predeterminada de 180 días. Sin embargo, tú puedes personalizar la duración de tu sesión desde 1 hora hasta 180 días.

Forzar cierre de sesión de usuarios gestionados: Fuerza el cierre de sesión para usuarios individuales o para todos los usuarios del espacio de trabajo a la vez.

Forzar restablecimiento de contraseña: Fuerza el restablecimiento de contraseña para usuarios individuales o para todos los usuarios del espacio de trabajo a la vez.

Si desaprovisionas a un usuario a través de SCIM, será eliminado del espacio de trabajo y su sesión finalizará.

Controles de auditoría

Implementar hardware, software o mecanismos procedimentales que registren y examinen la actividad en sistemas de información que contengan o utilicen información médica electrónica protegida.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise tienen acceso a un registro de auditoría en Configuración. Esto brinda una descripción general de una amplia gama de eventos que se han producido en el espacio de trabajo.

Esto puede resultar especialmente útil para identificar posibles problemas de seguridad, investigar comportamientos sospechosos y solucionar problemas de acceso. El registro de auditoría del espacio de trabajo se puede exportar en formato CSV.

Los clientes Enterprise también pueden utilizar nuestras conexiones de socios para la prevención de pérdida de datos (DLP, por sus siglas en inglés) para descubrir, clasificar y proteger datos confidenciales en Notion.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Controles de integridad

Implementa políticas y procedimientos para proteger la información de salud protegida electrónicamente contra alteraciones o destrucciones indebidas.

Implementa mecanismos electrónicos para corroborar que la información médica electrónica protegida no se haya alterado o destruido sin autorización.

Implementa medidas de seguridad para garantizar que la información de salud protegida electrónicamente transmitida no se modifique indebidamente sin ser detectada hasta que se elimine.

Desactivar la opción de compartir páginas públicamente: Esto deshabilitará la opción Compartir en la Web del menú Compartir en todas las páginas de este espacio de trabajo.

Desactivar invitados: Esto impide que cualquier persona invite a usuarios externos al espacio de trabajo a cualquier página. No es necesario usar este control si deseas invitar invitados según lo necesites, pero ten en cuenta que Notion no se puede utilizar para comunicarte con pacientes, miembros del plan o sus familiares y empleadores. Si necesitas habilitar invitados, te recomendamos activar las solicitudes de invitados. Esto implementa un proceso de aprobación para que puedas tener invitados en tu espacio de trabajo, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de la HIPAA.

Desactivar el movimiento o la duplicación de páginas a otros espacios de trabajo: Esto impide que cualquier persona mueva o duplique páginas a otros espacios de trabajo mediante la acción Mover a o Duplicar.

Desactivar la exportación: Esto impide que cualquier persona exporte como markdown, CSV o PDF.

Desactivar la creación de espacios de trabajo: Esto impide que cualquier persona cree nuevos espacios de trabajo sin aprobación.

Desactivar o incluir en la lista de permitidos las extensiones de terceros: Esto impide que cualquier persona añada extensiones de terceros no aprobadas a tu espacio de trabajo de Notion.

Desactivar el acceso a espacios de trabajo externos: Esto impide que los usuarios gestionados se unan o accedan a espacios de trabajo externos fuera de tu organización.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Autenticación de personas o entidades

Implementar procedimientos para verificar que una persona o entidad que pretende acceder a información médica electrónica protegida es quien dice ser.

Deshabilitar los cambios de perfil: Esto impide que los usuarios gestionados modifiquen su propia información de perfil para evitar suplantaciones.

Gestión de dominios: El dominio se refiere al de la dirección de correo electrónico asociado a una cuenta de Notion. La verificación de dominios te permite reclamar la propiedad de un dominio, lo que desbloquea los ajustes de gestión de dominios.

Desactivar invitados: Esto impide que cualquier persona invite a usuarios externos al espacio de trabajo a cualquier página. No es necesario usar este control si deseas invitar invitados cuando lo requieras, pero ten en cuenta que Notion no se puede utilizar para comunicarte con pacientes, miembros del plan o sus familiares y empleadores. Si necesitas habilitar invitados, te recomendamos activar las solicitudes de invitados. Esto implementa un proceso de aprobación para que puedas tener invitados en tu espacio de trabajo, asegurando el cumplimiento de la HIPAA.

Suspender o eliminar una cuenta de usuario gestionada: Suspende o elimina cuentas de usuario gestionadas desde el panel de control de gestión de usuarios.

Desactivar la eliminación de cuentas de usuarios gestionados: Impide que los usuarios gestionados eliminen sus cuentas por sí mismos.

Retención y eliminación de datos

Implementar políticas y procedimientos para abordar la eliminación final de la IMP electrónica, así como el hardware o los medios de soporte electrónicos en los que se almacena.

Los ajustes personalizados de retención de datos permiten a los propietarios de espacios de trabajo en planes Enterprise tener el control sobre cuándo se eliminan de la Papelera las páginas de los usuarios y durante cuánto tiempo pueden retenerse después.

Guardamos copias de seguridad de nuestra base de datos, y eso nos permite restaurar una instantánea de tu contenido en los últimos 30 días en caso de que lo necesites.

Para Notion Mail y Notion Calendar, habilita el cumplimiento de la ley HIPAA con Google Workspace.

Seguridad de las transmisiones

Implementa medidas técnicas de seguridad frente al
acceso no autorizado a la información médica electrónica protegida que se transmite a través de una red de comunicaciones electrónicas.

Implementa un mecanismo para cifrar la información médica electrónica protegida cuando se considere apropiado.

Cifrado en reposo: Los datos del cliente se cifran en reposo mediante AES-256. Los datos se cifran cuando están en las redes internas de Notion, en reposo en el almacenamiento en la nube, en las tablas de base de datos y en las copias de seguridad.

Cifrado en tránsito: Los datos enviados en tránsito se cifran mediante TLS 1.2 o superior.