Propiedades de base de datos

Para crear tu primera propiedad en una base de datos, haz clic en Añadir propiedad. Ponle un nombre a tu propiedad y, a continuación, elige un tipo de propiedad.

Para agregar una propiedad a una base de datos que ya tiene propiedades existentes:

• Selecciona + junto a la propiedad situada más a la derecha. Ponle un nombre a tu propiedad y, a continuación, elige un tipo de propiedad.

• En /tabla, haz clic en una propiedad existente → Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha según dónde quieras que aparezca la nueva propiedad en tu tabla. Ponle un nombre a tu propiedad y, a continuación, elige un tipo de propiedad.

Para gestionar las propiedades de una base de datos, abre el menú de configuración ubicado en la parte superior de la base de datos y selecciona Editar propiedades.

Desde ahí:

• Buscar una propiedad...

• Crear una propiedad nueva.

• Haz clic en propiedades específicas para editarlas. Puedes configurar opciones específicas de una propiedad (por ejemplo, puedes activar el ajuste de texto en una propiedad de texto), duplicar una propiedad o eliminarla.

También puedes editar propiedades individuales haciendo clic directamente en ellas dentro de tu base de datos. Esto abrirá un menú donde podrás editar el nombre de la propiedad, filtrar u ordenar por esa propiedad, realizar cálculos y mucho más.

Si quieres mostrar u ocultar propiedades específicas en una vista de base de datos:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

2. Selecciona Visibilidad de la propiedad.

3. Selecciona el 👁️ junto a una propiedad para ocultarla o mostrarla.

Cualquier dato que se introduzca en una propiedad se denomina valor. Según el tipo de propiedad, los valores se editan de forma diferente. A continuación te mostramos unos ejemplos:

• Para las propiedades Seleccionar y Selección múltiple, se te pedirá que añadas etiquetas escribiendo lo que quieras y presionando Intro para cada una. Los colores se asignan de forma aleatoria.

  • Puedes añadir a estos menús todas las etiquetas exclusivas que quieras.

  • Edita los nombres y colores de las etiquetas, o elimínalos haciendo clic en el campo de propiedad (es decir, la celda de la tabla) y, a continuación, •••, que aparece a la derecha al pasar el ratón por encima de cualquier propiedad.

  • Para reordenar las etiquetas, arrastra y suelta el icono ⋮⋮ que aparece a la izquierda de cada una.

• Para propiedades de Fecha, si haces clic para añadir datos se mostrará el selector de fechas, mediante el cual podrás seleccionar el día relevante para ese elemento de la base de datos. Por ejemplo, la fecha de un evento o una fecha límite para una tarea.

  • Haz clic en Recordar para establecer un recordatorio en esta propiedad que te notificará en la fecha y hora determinadas.

  • Activa Fecha de finalización para definir un intervalo de fechas en esta propiedad.

  • Activa Incluir la hora para seleccionar una hora exacta, no solamente el día.

  • Haz clic en Formato de fecha y zona horaria para modificar esta configuración.

  • Haz clic en Borrar para eliminar cualquier valor de la propiedad de fecha.

• Para las propiedades Archivos multimedia, si haces clic en el campo mostrado se te pedirá que subas un archivo o que pegues un enlace para insertar un archivo.

  • Para subir un archivo, también puedes arrastrarlo desde el ordenador y soltarlo en la propiedad.

  • Puedes añadir a cualquier campo varios archivos a la vez.

  • Haz clic en el icono ••• a la derecha de los archivos subidos para Eliminar, Descargar, Ver en pantalla completa o Ver original.

  • Utiliza el icono ⋮⋮ situado a la izquierda de los archivos subidos para arrastrarlos y reordenarlos.

• En propiedades de Persona puedes etiquetar a otros miembros o invitados del espacio de trabajo.

  • Solo tienes que escribir sus nombres y pulsar intro después de cada búsqueda.

  • Para eliminar a cualquier persona etiquetada, haz clic en ella y, a continuación, en el icono X junto a su nombre.

• Los valores de las siguientes propiedades aparecen automáticamente: Hora de creación, Creado por, Última edición y Última edición por.

• Puedes simplemente escribir o pegar valores para las propiedades  URL, Correo electrónico, Teléfono y Número , tal como harías para una propiedad Texto.

• Editar valores de las propiedades Relación y Rollup requiere varios pasos.

Para mantener las bases de datos rápidas y fiables, cada base de datos puede tener hasta 500 propiedades. Si alcanzas este límite, no podrás añadir nuevas propiedades hasta que elimines algunas.

Cuando intentes añadir una propiedad por encima de este límite, verás un mensaje de error y la nueva propiedad no se creará.

Si alcanzas el límite, sigue estos pasos:

• Elimina las propiedades que ya no necesites.

• Combina las propiedades que sean similares (por ejemplo, une varias propiedades de «Estado» o de «Categoría»).

Para ayudarte a distinguir visualmente tus elementos de base de datos entre sí, puedes asignar un color a las páginas de la base de datos según determinadas condiciones. Por ejemplo, quizás quieras que todas las tareas vencidas en una base de datos de tareas se muestren en rojo.

Para aplicar un color condicional a una vista de base de datos:

1. Selecciona el icono deslizante en la parte superior de la vista de la base de datos.

2. En Configuración de la vista, selecciona Color condicional.

3. Selecciona Nueva configuración de color.

4. Selecciona la propiedad de la base de datos que quieres colorear.

5. Abre el menú desplegable junto al nombre de la propiedad y establece una regla para la configuración del color.

6. Selecciona un color de fondo de página .

   • Si procede, tus páginas de base de datos coincidirán por defecto con el color de los valores de propiedad asociados a ellas. Por ejemplo, si tu propiedad de prioridad tiene P0 en rojo y P1 en naranja y estás coloreando tu base de datos por prioridad, todas las páginas P0 se mostrarán en rojo y todas las páginas P1 se mostrarán en naranja. ¡Puedes cambiar esto en cualquier momento!

7. Si estás en la vista de tabla, abre el menú junto a Aplicar y elige si quieres aplicar el color a toda la fila o solo a la propiedad a la que se aplica tu regla.

8. Selecciona Añadir otra para crear condiciones de color adicionales para la vista de la base de datos.

• El color condicional está disponible en las siguientes vistas:

  • Tabla

  • Calendario

  • Cronograma

  • Lista

  • Tablero

  • Feed

• El color condicional se puede aplicar a partir de las siguientes propiedades:

  • Seleccionar

  • Selección múltiple

  • Estado

  • Título

  • Texto

  • Número

  • Fecha

  • Persona

  • Casilla

  • Fórmulas

  • Relaciones

  • Rollups

• Los ajustes de color condicional se crean a nivel de vista. Diferentes vistas de base de datos pueden tener diferentes ajustes de color condicional, y los ajustes de color condicional aplicados a una vista de base de datos no se aplicarán automáticamente a las otras vistas de la base de datos. Sin embargo, cuando duplicas una vista, sus ajustes de color también se duplicarán.

• El color condicional se aplica a nivel de página; por ahora, no puede haber propiedades específicas coloreadas en una página o tarjeta. El color se aplica a todo el fondo de la página.

• Para aplicar un color condicional a una propiedad y no a una página de base de datos completa, debes estar en una vista de tabla de una base de datos.

Para eliminar una configuración de color:

1. Selecciona el icono deslizante en la parte superior de la vista de la base de datos.

2. En Configuración de la vista, selecciona Color condicional.

3. Selecciona 🗑️ junto a la configuración que quieras eliminar.

Solo puedes dejar comentarios en las propiedades de la base de datos cuando estés en la vista de tabla o cuando tengas abierta una página de base de datos.

Para hacer comentarios sobre una propiedad mientras estás en la vista de tabla:

1. Pasa el ratón por encima de una propiedad de un elemento de la base de datos.

2. Selecciona el 💬 que aparece.

3. Escribe tu comentario.

Para hacer comentarios sobre una propiedad mientras estás en una página de la base de datos:

1. Pasa el ratón por encima de una propiedad.

2. Selecciona el 💬 que aparece, o selecciona el ⋮⋮ a la izquierda de la propiedad → Comentario.

3. Escribe tu comentario.

Cuando se deje un comentario, verás 💬 junto a la propiedad a la que está vinculado. Puedes seleccionar 💬 para ver el comentario y participar en la conversación.

Puedes asignar niveles de acceso específicos a las personas que aparezcan en una propiedad de Personas o en una propiedad Creado por de una página de base de datos. Más información sobre esto aquí →