Conectar el correo a los agentes personalizados

Los Agentes Personalizados pueden conectarse a Mail para automatizar los flujos de trabajo de correo electrónico. Una vez conectados, los agentes pueden leer, organizar, redactar y enviar correos electrónicos en tu nombre mediante disparadores automatizados o chateando directamente con el agente.

Las conexiones de Mail funcionan con Gmail, Notion Mail o Outlook. No es necesario usar Notion Mail para utilizar la conexión de Mail.

puesto que está disponible en cualquier plan con acceso a los agentes personalizados.

Las siguientes acciones solo son compatibles si usas Notion Mail:

1. Chatea con tu agente. Dale instrucciones específicas sobre cómo gestionar los eventos del correo.

   • Esto también se puede hacer manualmente en la Configuración de un Agente Personalizado. Ve a Herramientas y Acceso y, a continuación, elige + Añadir conexión → Mail → Conectar.

2. Ve a Configuración → Herramientas y acceso.

3. Elige las bandejas de entrada a las que quieres que tu agente tenga acceso.

4. Concede los permisos que necesita tu agente: Modificar bandeja de entrada, Borrador y Enviar.

5. Elige si el agente debe solicitar confirmación antes de ejecutar una acción.

6. Prueba la conexión. Si el comportamiento del agente no es el que esperas, chatea con tu agente para aclarar las instrucciones.

Consejo: Sé específico en tus instrucciones. Por ejemplo: «Archiva todos los correos electrónicos de boletines con la palabra 'semanal' en el asunto» o «Redacta una respuesta amable a las consultas de los clientes y guárdalas para que las revise».

Añade un activador que funcione con el correo en la Configuración de tu agente personalizado.

1. Ve a Disparadores. Haz clic en + Añadir disparador → Mail → Conectar.

2. En Correo, elige entre los siguientes:

   • Nuevo correo electrónico recibido: se ejecuta cuando llega un nuevo correo electrónico al buzón conectado.

   • Nuevo correo electrónico enviado: se ejecuta cuando envías un nuevo correo electrónico desde el buzón conectado.

   • Nuevo correo electrónico recibido o enviado: se ejecuta cuando se recibe o se envía un nuevo correo electrónico.

   • Etiqueta aplicada al correo electrónico: se ejecuta cuando se aplica una etiqueta específica a un correo electrónico.

3. Elige la bandeja de entrada en la que quieres que se ejecute el disparador.

4. Añade un filtro para limitar qué eventos disparan un disparador de Mail. Cada disparador se puede filtrar para que solo se ejecute cuando un correo electrónico coincida con un atributo especificado de De, Para, Asunto, Body, o Dominio.

Cuando conectas el correo, puedes elegir los permisos de tu agente:

• Modificar bandeja de entrada: archiva, envía a la papelera, aplica etiquetas, establece recordatorios, bloquea remitentes y cancela suscripciones.

• Borrador: redacta borradores.

• Enviar: envía correos electrónicos desde tu cuenta.

• Requerir confirmación: Requiere que el usuario apruebe o cancele una acción antes de que se ejecute. Cuando esta opción está desactivada, el agente puede realizar las acciones permitidas sin necesidad de aprobación.

Consejo: Usa permisos y disparadores (como ejecutar solo cuando se aplica una etiqueta) si quieres restringir qué correos electrónicos procesa el agente.

Si compartes un Agente Personalizado que está conectado a Mail, cualquiera con acceso a ese agente puede ver los correos en la bandeja de entrada conectada. Se mostrará una advertencia antes de realizar esta acción.

Para obtener los mejores resultados, dale a tu agente personalizado instrucciones específicas.

Clasifica automáticamente los mensajes entrantes aplicando etiquetas, archivando los correos electrónicos de baja prioridad y configurando recordatorios para aquellos importantes.

Dile a tu Agente Personalizado:«Cuando reciba un correo electrónico, comprueba si es un boletín. Si es así, aplica la etiqueta «Boletín» y archívalo. Si es de un cliente, márcalo con una estrella y aplica la etiqueta «Cliente».»

Cancela la suscripción a listas de correo no deseadas y archiva o elimina correos electrónicos promocionales de forma automática.

Dile a tu Agente Personalizado:«Revisa mi bandeja de entrada en busca de correos electrónicos de suscripción. Cancela la suscripción a cualquier boletín que no hayas abierto en 30 días y archívalos.»

Extrae información clave de los correos electrónicos y crea o actualiza registros en una base de datos de Notion.

Dile a tu Agente Personalizado:«Cuando reciba un correo electrónico de un nuevo contacto, crea una página en mi base de datos de CRM con su nombre, correo electrónico y empresa. Añade un enlace al correo electrónico original.»

Redacta respuestas a consultas frecuentes y las guarda para que las revises antes de enviarlas.

Dile a tu agente personalizado:«Cuando reciba un correo electrónico que pregunte sobre los precios, redacta una respuesta amable con nuestra información de precios estándar y guárdala como un borrador para que yo la revise después».

Si tu agente personalizado encuentra errores, dale a la ejecución un pulgar hacia abajo y chatea con tu agente para diagnosticar el problema. Luego, prueba estos pasos:

Errores de conexión

Si no puedes encontrar el correo en Herramientas y acceso, el correo se desconecta o tu agente dice que no puede acceder:

• Confirma que tu agente está conectado a la cuenta de correo electrónico correcta.

• Comprueba que tienes permiso para editar el agente (Puede editar o Acceso completo).

• Desconecta y vuelve a conectar la conexión de correo, y luego actualiza Notion.

• Confirma que has guardado después de actualizar cualquier configuración.

Errores en los disparadores

Si tu agente no se ejecuta cuando se recibe el correo electrónico, se ejecuta varias veces o no puede acceder al contenido del correo electrónico:

• Revisa la actividad del agente para confirmar si el disparador funciona o si está fallando.

• Verifica que la conexión del correo siga activa en Herramientas y acceso.

• Respecto a los disparadores que funcionan con etiquetas, confirma que el nombre de la etiqueta coincida con exactitud.