Chia sẻ và quyền của trợ lý tùy chỉnh

Các trợ lý tùy chỉnh tự động hóa công việc trên không gian làm việc Notion và các công cụ được kết nối của bạn. Hiểu cách hoạt động của các quyền giúp bạn chia sẻ trợ lý một cách an toàn trong khi vẫn bảo mật dữ liệu của mình.

Sự khác biệt chính so với Trợ lý Notion:

• Notion AI hoạt động như bạn và tôn trọng các quyền cá nhân của bạn. Nó chỉ thấy những gì bạn có thể thấy.

• Các trợ lý tùy chỉnh hoạt động như các thành viên nhóm chuyên biệt với các quyền riêng của chúng. Chúng có quyền truy cập vào các tài nguyên cụ thể mà bạn cấp cho chúng.

Các trợ lý tùy chỉnh có hai loại quyền hoạt động cùng nhau:

1. Những gì trợ lý có thể truy cập: Các trang Notion, cơ sở dữ liệu và ứng dụng được kết nối cụ thể mà bạn cấp quyền cho trợ lý sử dụng.

2. Ai có thể truy cập trợ lý: Những người mà bạn chia sẻ trợ lý cùng và những gì họ có thể làm với trợ lý đó.

Ví dụ:

Nhóm tài chính của bạn tạo một trợ lý tùy chỉnh có tên là BudgetBot để giúp trả lời các câu hỏi về chi tiêu và phê duyệt ngân sách.

• Nhóm tài chính cấp cho BudgetBot quyền truy cập vào các trang Riêng tư như mẫu ngân sách, quy trình phê duyệt và hướng dẫn chi tiêu của bộ phận.

• Nhóm tài chính cấp cho các trưởng bộ phận quyền Có thể xem và tương tác với BudgetBot.

• Các trưởng bộ phận có quyền truy cập vào BudgetBot giờ đây có thể đặt câu hỏi cho nó và nhận câu trả lời bằng cách sử dụng các tài liệu nội bộ của nhóm tài chính, ngay cả khi các trưởng bộ phận không có quyền truy cập trực tiếp vào các trang đó.

Điều này giúp các trưởng bộ phận đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn. Họ có thể hỏi BudgetBot bất kỳ thông tin ngân sách nào, từ các bản tóm tắt nhanh đến nội dung tài liệu đầy đủ, mà không cần quyền truy cập trực tiếp vào mọi trang của nhóm tài chính.

Khi bạn tạo một trợ lý tùy chỉnh, bạn chọn rõ ràng những gì nó có thể truy cập trong cài đặt Công cụ và Quyền truy cập. Các trợ lý tùy chỉnh có thể truy cập:

• Các trang và cơ sở dữ liệu Notion - Chọn các trang hoặc cơ sở dữ liệu cụ thể.

• Các ứng dụng được kết nối - Chọn các kênh Slack, MCP, Lịch, Thư.

• Các cấp quyền - Có thể xem, Có thể bình luận, Có thể chỉnh sửa.

Theo mặc định, các trợ lý mới không có quyền truy cập vào tất cả các trang trong không gian làm việc. Người tạo phải bật quyền này một cách rõ ràng và chấp nhận hộp thoại cảnh báo. Quản trị viên không gian làm việc Enterprise có thể kiểm soát ai có thể tạo trợ lý tùy chỉnh, xem tất cả các trợ lý trong không gian làm việc, đồng thời tắt các kích hoạt hoặc ghi đè quyền trên bất kỳ trợ lý nào.

Trợ lý chỉ có thể truy cập các tài nguyên mà bạn cấp quyền sử dụng một cách rõ ràng. Nó không thể truy cập bất kỳ thứ gì khác trong không gian làm việc của bạn. Không có quyền nào được kế thừa từ bất kỳ ai (cho dù là Người tạo hay người dùng trợ lý).

Điều này cũng bao gồm quyền đối với hàng cơ sở dữ liệu. Trợ lý tùy chỉnh phản hồi bằng quyền truy cập của chính trợ lý đó, không phải quyền của người đã kích hoạt nó. Vì vậy, nếu trợ lý có thể xem nhiều hàng hơn người dùng cuối, trợ lý có thể tiết lộ thông tin mà người dùng cuối không thể truy cập trực tiếp.

• Để cấp quyền xem đối với một tài nguyên Notion, bạn phải có ít nhất quyền xem đối với tài nguyên đó.

• Để cấp bất kỳ cấp quyền truy cập cao hơn nào ngoài quyền xem, bạn phải có Truy cập đầy đủ để chia sẻ tài nguyên đó.

Chia sẻ trợ lý tùy chỉnh của bạn với nhóm của bạn giống như một trang Notion bằng cách Nhấp vào Chia sẻ ở đầu trang. Các trợ lý tùy chỉnh có ba cấp quyền xác định ai có thể sử dụng và chỉnh sửa chúng.

• Sử dụng trợ lý để đặt câu hỏi hoặc thực hiện nhiệm vụ

• Xem các câu trả lời và kết quả của trợ lý

• Xem cài đặt và hướng dẫn của trợ lý ở chế độ chỉ đọc

• Mọi thứ trong Có thể xem và tương tác.

• Xem và sửa đổi hướng dẫn của trợ lý

• Xem tất cả các cuộc trò chuyện mà người dùng đã thực hiện với trợ lý tùy chỉnh.

• Thêm hoặc xóa các trang và cơ sở dữ liệu Notion.

• Khả năng chỉnh sửa cài đặt và hướng dẫn, ngoại trừ các kết nối của bên thứ ba mà người khác đã bật.

• Mọi thứ trong Có thể chỉnh sửa.

• Chia sẻ trợ lý với người khác.

• Xóa trợ lý.

Bạn có thể nhân bản một Trợ lý tùy chỉnh để tạo một bản sao Riêng tư mà bạn có thể điều chỉnh cho quy trình làm việc của riêng mình. Bản sao này mặc định là Riêng tư. Chỉ bạn mới có quyền truy cập cho đến khi bạn chia sẻ nó.

Khi bạn nhân bản một Trợ lý tùy chỉnh, Notion sẽ kiểm tra quyền của chính bạn — chứ không phải của trợ lý gốc — để quyết định những gì bản sao bao gồm:

• Tài nguyên (trang, cơ sở dữ liệu): Chỉ những tài nguyên mà bạn có quyền truy cập mới được giữ lại. Các tài nguyên mà bạn không thể truy cập sẽ bị loại bỏ khỏi bản sao.

• Kích hoạt: Các trình kích hoạt dựa trên tài nguyên mà bạn không có quyền truy cập (ví dụ: kênh Slack riêng tư) sẽ bị loại bỏ.

• Các công cụ như Slack: Không được tự động chuyển sang. Bạn sẽ cần xác thực lại bất kỳ kết nối bên thứ ba nào trên bản sao.

• Hướng dẫn: Được sao chép thành một trang mới. Các tham chiếu đến các trang mà bạn không thể truy cập sẽ xuất hiện dưới dạng thẻ không có quyền truy cập và không được thêm vào Công cụ và Quyền truy cập của bản sao.

Đối với các tích hợp, Notion xác thực rằng bất kỳ ai định cấu hình trợ lý đều có quyền truy cập vào tài nguyên mà họ đang chỉnh sửa. Ví dụ: nếu bạn thiết lập một kênh Slack mà chỉ bạn mới có thể truy cập, các biên tập viên khác sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xem tài nguyên đó—họ chỉ có thể xóa hoặc thiết lập một kênh mới.

• Xem kết quả đầu ra mà các trợ lý đã tạo trong các trang hoặc cơ sở dữ liệu Notion được chia sẻ với họ.

• Chỉnh sửa các trang hoặc cơ sở dữ liệu có thể kích hoạt các Trợ lý tùy chỉnh đã được định cấu hình chạy.

• Tạo Trợ lý tùy chỉnh.

• Chỉnh sửa cài đặt trợ lý (trừ khi được cấp quyền rõ ràng)

  Có thể chỉnh sửa quyền).

• Đặt câu hỏi và nhận câu trả lời dựa trên những gì trợ lý có thể truy cập.

Quản trị viên không gian làm việc có thể quản lý Trợ lý tùy chỉnh trên toàn tổ chức bằng cách sử dụng các công cụ và quyền kiểm soát sau.

• Tìm kiếm và xem tất cả Trợ lý tùy chỉnh trong không gian làm việc của bạn.

• Xem ai đã tạo từng trợ lý và thời điểm trợ lý đó hoạt động lần cuối.

• Tắt và Bật lại việc chỉnh sửa, trò chuyện và trình kích hoạt của trợ lý để dừng các lần chạy tự động.

• Chỉ dành cho Enterprise: Thay đổi quyền và xóa bất kỳ trợ lý nào, ngay cả khi bạn không có quyền truy cập vào trợ lý đó.

Để truy cập Danh mục trợ lý, hãy đi tới Cài đặt, chọn Notion AI từ thanh bên, vào tab Trợ lý. Duyệt hoặc tìm kiếm các trợ lý trong không gian làm việc của bạn.

Hạn chế người có quyền tạo Trợ lý tùy chỉnh:

1. Đi tới Cài đặt > Notion AI.

2. Vào tab Trợ lý và đi tới Kiểm soát người có thể tạo trợ lý.

3. Chọn người có quyền tạo trợ lý: Tất cả thành viên không gian làm việc (mặc định), Chỉ chủ sở hữu không gian làm việc, hoặc Chỉ chủ sở hữu không gian làm việc + các nhóm được thêm vào.

• Xem những trang và cơ sở dữ liệu nào mà mỗi Trợ lý tùy chỉnh có thể truy cập.

• Quản lý quyền của trợ lý trên các tài nguyên cụ thể.

• Gỡ bỏ quyền truy cập nội dung nhạy cảm của các trợ lý.

Để truy cập Tìm kiếm nội dung, hãy đi tới Cài đặt > Tìm kiếm nội dung và sử dụng bộ lọc Đã chia sẻ với để chọn một Trợ lý tùy chỉnh.

• Lịch sử đầy đủ của tất cả các hành động của Trợ lý tùy chỉnh.

• Lọc theo trợ lý, người dùng, ngày hoặc loại hành động.

Để truy cập nhật ký kiểm tra, hãy đi tới Cài đặt > Nhật ký kiểm tra và lọc các Sự kiện trợ lý tùy chỉnh bằng cách chọn trợ lý từ menu thả xuống Người dùng/Trợ lý.

• Xác định các trợ lý được sử dụng nhiều nhất và không được sử dụng.

• Theo dõi mức độ áp dụng và giá trị.

Để truy cập Phân tích AI, hãy đi tới Cài đặt > Phân tích và vào tab AI.

Việc chuyển quyền sở hữu đảm bảo các trợ lý quan trọng đối với doanh nghiệp tiếp tục chạy khi người dùng rời khỏi không gian làm việc. Sau 7 ngày không có chủ sở hữu, trợ lý sẽ ngừng chạy.

1. Đi tới Cài đặt > Thành viên và vào tab Đã rời đi gần đây.

2. Người dùng đã rời đi gần đây sẽ có các trợ lý hiển thị dưới dạng "trợ lý Riêng tư" trong quy trình cấp quyền lại nội dung.

3. Chọn chủ sở hữu mới và xác nhận chuyển quyền.

Việc chuyển quyền sở hữu cũng được hỗ trợ thông qua API công khai.