Kết nối lịch với trợ lý tùy chỉnh

Trợ lý tùy chỉnh có thể kết nối với lịch để tự động hóa quy trình lên lịch. Sau khi kết nối, các trợ lý có thể tối ưu hóa lịch trình, chuẩn bị và xử lý công tác hậu cần cho cuộc họp, cũng như giải quyết các xung đột về lịch trình thông qua các trình kích hoạt tự động hoặc bằng cách trò chuyện trực tiếp với trợ lý.

Kết nối lịch cho trợ lý tùy chỉnh khả dụng trên các gói Business và Enterprise. Kết nối này hoạt động với Lịch Notion, Google Calendar, Apple Calendar và các tài khoản Microsoft Outlook / M365.

Một số tính năng dành riêng cho Outlook (như hội nghị Teams, lịch đã chia sẻ và được ủy quyền, cũng như đặt phòng/tài nguyên) có thể yêu cầu bước thiết lập riêng. Tìm hiểu thêm về những gì trợ lý tùy chỉnh của bạn có thể làm với Outlook →

1. Trò chuyện với trợ lý của bạn. Cung cấp cho nó hướng dẫn cụ thể về cách xử lý các Sự kiện trên lịch.

   • Việc này cũng có thể được thực hiện thủ công trong Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh. Đi tới Công cụ & Truy cập, sau đó chọn + Thêm kết nối → Lịch → Kết nối.

2. Đi tới Cài đặt → Công cụ & Truy cập.

3. Chọn (các) lịch mà bạn muốn trợ lý của mình có truy cập.

4. Cấp các quyền mà trợ lý của bạn cần cho mỗi lịch được kết nối: Đọc hoặc Đọc và Ghi.

5. Chọn xem Trợ lý có nên Yêu cầu xác nhận trước khi thực hiện Hành động hay không.

6. Kiểm tra kết nối. Nếu hành vi của trợ lý không như bạn mong đợi, hãy trò chuyện với trợ lý của bạn để làm rõ các hướng dẫn.

Mẹo: Hãy đưa ra hướng dẫn cụ thể. Ví dụ: "Mỗi sáng lúc 8 giờ, hãy tóm tắt các cuộc họp hôm nay và gửi cho tôi bản tóm tắt" hoặc "Khi có cuộc họp bên ngoài mới được thêm vào, hãy tạo một trang chuẩn bị trong cơ sở dữ liệu Cuộc họp của tôi."

Thêm trình kích hoạt dựa trên lịch trong Cài đặt của trợ lý tùy chỉnh.

1. Trong mục Kích hoạt, Nhấp vào + Thêm kết nối → Lịch → Kết nối.

2. Trong phần Lịch, hãy chọn từ các kích hoạt sau:

   • Sự kiện được tạo: Chạy khi các Sự kiện mới được thêm vào lịch của bạn.

   • Sự kiện được cập nhật: Chạy khi chi tiết Sự kiện thay đổi (thời gian, người tham dự, v.v.).

   • Sự kiện bị hủy: Chạy khi các Sự kiện bị xóa khỏi lịch của bạn.

3. Chọn (các) lịch mà bạn muốn trình kích hoạt chạy trên đó.

4. Thêm bộ lọc để thu hẹp các sự kiện kích hoạt trình kích hoạt Lịch. Mỗi trình kích hoạt có thể được lọc để chỉ chạy khi một sự kiện đáp ứng các tiêu chí về tiêu đề, mô tả, địa điểm, chủ sở hữu hoặc trạng thái cả ngày.

Khi bạn kết nối Lịch, bạn có thể chọn những quyền mà trợ lý của bạn nhận được.

• Đọc: Cho phép trợ lý tùy chỉnh xem thông tin mà không thực hiện thay đổi đối với lịch.

• Đọc và ghi: Cho phép trợ lý tùy chỉnh xem và thay đổi các Sự kiện trong lịch.

• Yêu cầu xác nhận: Yêu cầu người dùng phê duyệt hoặc hủy một Hành động trước khi Hành động đó được thực thi. Khi tắt, trợ lý có thể sửa đổi các Sự kiện và gửi mời mà không cần phê duyệt.

• Đặt làm /mặc định: Thay đổi lịch đã kết nối mà trợ lý của bạn nên sử dụng theo /mặc định.

  • Nếu bạn có nhiều lịch trong cùng một tài khoản lịch, tùy chọn này sẽ đặt lịch /mặc định mà trợ lý sẽ sử dụng trừ khi bạn chỉ định một lịch khác.

  • Nếu bạn kết nối nhiều tài khoản lịch, bạn có thể chọn một lịch /mặc định riêng cho từng tài khoản.

Khi chia sẻ trợ lý tùy chỉnh với kết nối lịch, các trợ lý sẽ hiển thị những gì người dùng đã thiết lập kết nối được phép xem trong lịch.

Ví dụ: nếu người dùng được kết nối có một Sự kiện Riêng tư mà chỉ họ mới có thể xem chi tiết, thì bất kỳ người dùng nào có quyền truy cập Có thể xem và Tương tác trở lên đều có thể xem Sự kiện đó.

Khi chia sẻ trợ lý tùy chỉnh có kết nối lịch, bất kỳ người dùng nào có truy cập Có thể xem và Tương tác vào trợ lý đều có thể tương tác đầy đủ với lịch đã kết nối.

Để đạt được kết quả tốt nhất, hãy cung cấp cho trợ lý tùy chỉnh của bạn các Hướng dẫn cụ thể.

Nhận tóm tắt hàng ngày về các cuộc họp và ưu tiên của bạn để bắt đầu mỗi ngày được chuẩn bị sẵn.

Hãy nói với trợ lý tùy chỉnh của bạn: "Mỗi sáng các ngày trong tuần lúc 8 giờ sáng, hãy nhận xét lịch của tôi trong ngày. Tóm tắt các cuộc họp của tôi với các chi tiết chính như người tham dự, thời gian và bất kỳ công việc chuẩn bị nào tôi cần làm. Gửi cho tôi thông báo kèm theo tóm tắt."

Tự động tạo chương trình họp hoặc Ghi chú trước các cuộc họp quan trọng.

Hãy nói với trợ lý tùy chỉnh của bạn: "Khi một cuộc họp bên ngoài mới được thêm vào lịch của tôi, hãy tạo một trang trong cơ sở dữ liệu Cuộc họp của tôi. Bao gồm tiêu đề cuộc họp, người tham dự, thời gian và một phần dành cho Ghi chú chuẩn bị và mục hành động."

Giữ cho lịch của bạn được sắp xếp ngăn nắp bằng cách tự động xử lý các tác vụ lên lịch định kỳ.

Hãy nói với trợ lý tùy chỉnh của bạn: \"Khi ai đó yêu cầu một cuộc họp qua Slack, hãy kiểm tra lịch của tôi để xem thời gian rảnh, tìm thời gian phù hợp, tạo Sự kiện và gửi lời mời cho tất cả người tham gia.\"

Tránh sự hỗn loạn trong việc lập lịch bằng cách tìm thời gian họp tối ưu cho nhiều người tham dự.

Hãy nói với trợ lý tùy chỉnh của bạn:\"Khi tôi yêu cầu bạn lên lịch họp với các thành viên trong nhóm, hãy sử dụng 'Tìm thời gian với người tham gia' để kiểm tra tình trạng sẵn sàng của mọi người. Đề xuất 3 tùy chọn hàng đầu, sau đó tạo Sự kiện khi tôi xác nhận.\"

Nếu nhóm của bạn sử dụng Microsoft 365, trợ lý của bạn có thể thực hiện một vài việc bổ sung vốn có sẵn với Outlook:

• Thêm liên kết Teams: Khi trợ lý của bạn tạo cuộc họp, nó có thể tự động bao gồm liên kết cuộc gọi video Microsoft Teams.

• Xem lịch đã chia sẻ với bạn: Nếu một đồng nghiệp đã chia sẻ lịch của họ với bạn, trợ lý của bạn có thể xem lịch đó và tính đến lịch đó khi lên lịch.

• Làm việc với các cuộc họp định kỳ: Trợ lý của bạn có thể đọc và làm việc với các Sự kiện lặp lại, như các họp nhanh hàng tuần hoặc nhận xét hàng tháng.

• Đặt phòng: Khi tạo cuộc họp, trợ lý của bạn có thể bao gồm phòng họp hoặc tài nguyên chia sẻ khác.

Lưu ý: Một số tính năng đang được triển khai dần dần, vì vậy chúng có thể chưa khả dụng ngay lập tức.

Nếu trợ lý tùy chỉnh của bạn gặp lỗi, hãy nhấn “không hài lòng” cho lượt chạy đó và trò chuyện với trợ lý để chẩn đoán vấn đề. Sau đó, hãy thử các bước sau:

Nếu bạn không thể tìm thấy lịch trong Công cụ & Truy cập, lịch bị ngắt kết nối sau vài ngày hoặc trợ lý không thể xem các Sự kiện:

• Xác nhận lịch đã được kết nối.

• Ngắt kết nối, xóa cookie, kết nối lại bằng tài khoản chính xác.

Nếu trợ lý của bạn không chạy khi Sự kiện lịch bị thay đổi, chạy nhiều lần hoặc chi tiết Sự kiện không được đọc đúng cách:

• Kiểm tra tab Hoạt động để xem kích hoạt có đang hoạt động hay không.

• Xác minh kết nối Lịch đang hoạt động trong Công cụ & Truy cập.

• Kiểm tra với một sự kiện đơn giản để xác định vấn đề.

• Xác nhận kích hoạt được đặt cho đúng lịch (nếu bạn có nhiều lịch).