เชื่อมต่อปฏิทินกับเอเจนต์เฉพาะกิจ

เอเจนต์เฉพาะกิจสามารถเชื่อมต่อกับปฏิทินเพื่อทำให้เวิร์คโฟลว์การจัดตารางเวลาเป็นอัตโนมัติ เมื่อเชื่อมต่อแล้ว เอเจนต์เฉพาะกิจจะช่วยปรับตารางเวลาของคุณให้ลงตัว เตรียมและดูแลงานโลจิสติกส์ในการประชุม รวมถึงแก้ไขปัญหาความขัดแย้งของเวลา ผ่านการทริกเกอร์อัตโนมัติหรือโดยแชทกับเอเจนต์โดยตรง

การเชื่อมต่อปฏิทินสำหรับเอเจนต์เฉพาะกิจมีให้บริการในแพ็คเกจ Business และ Enterprise และรองรับ Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar รวมถึงบัญชี Microsoft Outlook / M365

ฟีเจอร์เฉพาะของ Outlook บางอย่าง (เช่น การประชุมผ่าน Teams, ปฏิทินที่แชร์และมอบหมาย, และการจองห้อง/ทรัพยากร) อาจต้องมีขั้นตอนการตั้งค่าแยกต่างหาก ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณสามารถทำได้กับ Outlook →

1. แชทกับเอเจนต์ของคุณ ให้คำสั่งเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีจัดการกิจกรรมในปฏิทิน

   • นอกจากนี้ยังสามารถทำได้ด้วยตนเองใน การตั้งค่า ของเอเจนต์เฉพาะกิจ ไปที่ เครื่องมือและการเข้าถึง จากนั้นเลือก + เพิ่มการเชื่อมต่อ → ปฏิทิน → เชื่อมต่อ.

2. ไปที่ การตั้งค่า → เครื่องมือและการเข้าถึง.

3. เลือกปฏิทินที่คุณต้องการให้เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณเข้าถึง

4. ให้สิทธิ์ที่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณต้องการสำหรับปฏิทินแต่ละรายการที่เชื่อมต่อ: อ่าน หรือ อ่านและเขียน

5. เลือกว่าเอเจนต์เฉพาะกิจควร ขอการยืนยัน ก่อนดำเนินการหรือไม่

6. ทดสอบการเชื่อมต่อ หากพฤติกรรมของเอเจนต์ไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวัง ให้แชทกับเอเจนต์ของคุณเพื่อชี้แจงคำสั่งเพิ่มเติม.

เคล็ดลับ: ระบุคำสั่งของคุณให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น: \"ทุกเช้าเวลา 8 โมงเช้า ให้สรุปการประชุมของวันนี้และส่งสรุปให้ฉัน\" หรือ \"เมื่อมีการเพิ่มการประชุมภายนอกใหม่ ให้สร้างหน้าเตรียมการในฐานข้อมูลการประชุมของฉัน\"

เพิ่มทริกเกอร์ที่อิงตามปฏิทินใน การตั้งค่า ของเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณ

1. ภายใต้ ทริกเกอร์ ให้คลิก + เพิ่มการเชื่อมต่อ → ปฏิทิน → เชื่อมต่อ

2. ภายใต้ปฏิทิน ให้เลือกจากทริกเกอร์ต่อไปนี้:

   • สร้างกิจกรรมแล้ว: ทำงานเมื่อมีการเพิ่มกิจกรรมใหม่ลงในปฏิทินของคุณ

   • อัปเดตกิจกรรมแล้ว: ทำงานเมื่อรายละเอียดกิจกรรมเปลี่ยนแปลง (เวลา ผู้เข้าร่วม ฯลฯ)

   • ยกเลิกกิจกรรมแล้ว: ทำงานเมื่อกิจกรรมถูกลบออกจากปฏิทินของคุณ

3. เลือกปฏิทินหนึ่งหรือหลายรายการที่คุณต้องการให้ทริกเกอร์รอบการทำงานบนปฏิทินนั้น

4. เพิ่ม ตัวกรอง เพื่อจำกัดเหตุการณ์ที่จะเรียกใช้ทริกเกอร์ปฏิทิน ทริกเกอร์แต่ละรายการสามารถกรองให้รอบการทำงานเฉพาะเมื่อเหตุการณ์ตรงตามเกณฑ์สำหรับ ชื่อ, คำอธิบาย, สถานที่, เจ้าของ หรือ สถานะกิจกรรมตลอดทั้งวัน ที่ระบุไว้เท่านั้น

เมื่อคุณเชื่อมต่อปฏิทิน คุณสามารถเลือกสิทธิ์ที่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณจะได้รับ

• อ่าน: อนุญาตให้เอเจนต์เฉพาะกิจดูข้อมูลได้โดยไม่ต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับปฏิทิน

• อ่านและเขียน: อนุญาตให้เอเจนต์เฉพาะกิจดูและเปลี่ยนแปลงกิจกรรมในปฏิทินได้

• ต้องมีการยืนยัน: กำหนดให้ผู้ใช้ต้องอนุมัติหรือยกเลิกการดำเนินการก่อนดำเนินการ เมื่อปิดใช้งาน เอเจนต์เฉพาะกิจจะสามารถแก้ไขกิจกรรมและส่งคำเชิญได้โดยไม่ต้องได้รับการอนุมัติ

• ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น: เปลี่ยนปฏิทินที่เชื่อมต่อที่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณจะใช้เป็นค่าเริ่มต้น

  • หากคุณมีปฏิทินหลายรายการในบัญชีปฏิทินเดียวกัน การตั้งค่านี้จะเป็นการกำหนดปฏิทินเริ่มต้นที่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณจะใช้ เว้นแต่คุณจะระบุเป็นอย่างอื่น

  • หากคุณเชื่อมต่อบัญชีปฏิทินหลายบัญชี คุณสามารถเลือกปฏิทินเริ่มต้นแยกต่างหากสำหรับแต่ละบัญชีได้

เมื่อแชร์เอเจนต์เฉพาะกิจที่มีการเชื่อมต่อปฏิทิน เอเจนต์จะแสดงสิ่งที่ ผู้ใช้ที่ตั้งค่าการเชื่อมต่อ ได้รับอนุญาตให้เห็นในปฏิทิน

ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้ที่เชื่อมต่อมีกิจกรรมส่วนตัวที่ดูรายละเอียดได้เฉพาะตนเอง ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ดูได้และโต้ตอบ ขึ้นไปจะสามารถดูกิจกรรมนั้นได้

เมื่อแชร์เอเจนต์เฉพาะกิจที่มีการเชื่อมต่อปฏิทิน ผู้ใช้ทุกคนที่มีสิทธิ์ ดูได้และโต้ตอบ กับเอเจนต์จะสามารถโต้ตอบกับปฏิทินที่เชื่อมต่อได้อย่างเต็มที่

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด โปรดให้คำสั่งที่เฉพาะเจาะจงแก่เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณ

รับสรุปการประชุมและลำดับความสำคัญประจำวัน เพื่อเริ่มต้นวันใหม่ด้วยความพร้อม

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า: "ทุกเช้าวันธรรมดาเวลา 8.00 น. ให้ตรวจสอบปฏิทินของฉันสำหรับวันนี้ สรุปการประชุมของฉันพร้อมรายละเอียดสำคัญ เช่น ผู้เข้าร่วม เวลา และงานเตรียมการใดๆ ที่ฉันต้องทำ แล้วส่งการแจ้งเตือนพร้อมสรุปให้ฉัน"

สร้างวาระการประชุมหรือโน้ตโดยอัตโนมัติก่อนการประชุมที่สำคัญ

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า: "เมื่อมีการเพิ่มการประชุมภายนอกใหม่ลงในปฏิทินของฉัน ให้สร้างหน้าในฐานข้อมูลการประชุมของฉัน โดยรวมชื่อการประชุม ผู้เข้าร่วม เวลา และส่วนสำหรับโน้ตการเตรียมการและสิ่งที่ต้องดำเนินการ"

จัดระเบียบปฏิทินของคุณโดยการจัดการงานกำหนดการประจำวันโดยอัตโนมัติ

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า: "เมื่อมีคนขอประชุมผ่าน Slack ให้ตรวจสอบปฏิทินของฉันเพื่อดูเวลาว่าง หาเวลาที่เหมาะสม สร้างกิจกรรม และส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมทุกคน"

หลีกเลี่ยงความวุ่นวายในการจัดตารางเวลาด้วยการค้นหาเวลาประชุมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วมหลายคน

บอกเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณว่า:"เมื่อฉันขอให้คุณจัดกำหนดการประชุมกับสมาชิกในทีม ให้ใช้ 'ค้นหาเวลาว่างกับผู้เข้าร่วม' เพื่อตรวจสอบเวลาว่างของทุกคน แนะนำตัวเลือกที่ดีที่สุด 3 อันดับแรก จากนั้นสร้างเหตุการณ์เมื่อฉันยืนยัน"

หากทีมของคุณใช้ Microsoft 365 เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณสามารถทำสิ่งพิเศษเพิ่มเติมที่มาพร้อมกับ Outlook ได้:

• เพิ่มลิงก์ Teams: เมื่อเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณสร้างการประชุม ก็สามารถรวมลิงก์การโทรผ่านวิดีโอ Microsoft Teams ได้โดยอัตโนมัติ

• ดูปฏิทินที่แชร์กับคุณ: หากเพื่อนร่วมงานแชร์ปฏิทินของพวกเขาให้คุณ เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณสามารถมองเห็นและนำมาพิจารณาเมื่อจัดกำหนดการได้

• ทำงานกับการประชุมที่เกิดซ้ำ: เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณสามารถอ่านและทำงานกับการประชุมที่เกิดซ้ำได้ เช่น การประชุมสแตนด์อัพรายสัปดาห์หรือการทบทวนรายเดือน

• จองห้องประชุม: เมื่อสร้างการประชุม เอเจนต์เฉพาะกิจของคุณสามารถรวมห้องประชุมหรือทรัพยากรที่ใช้ร่วมกันอื่นๆ ได้

หมายเหตุ: ฟีเจอร์บางอย่างกำลังทยอยเปิดให้ใช้งาน ดังนั้นคุณอาจยังไม่สามารถใช้งานได้ในทันที

หากเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณพบข้อผิดพลาด ให้กด “ไม่ถูกใจ” ในรอบการทำงานนั้น แล้วแชทกับเอเจนต์เพื่อวินิจฉัยปัญหา จากนั้นให้ลองทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

หากคุณไม่พบปฏิทินใน เครื่องมือและการเข้าถึง ปฏิทินตัดการเชื่อมต่อหลังจากผ่านไปสองสามวัน หรือเอเจนต์ไม่สามารถมองเห็นเหตุการณ์:

• ยืนยันว่าปฏิทินเชื่อมต่ออยู่

• ยกเลิกการเชื่อมต่อ ล้างคุกกี้ แล้วเชื่อมต่อใหม่ด้วยบัญชีที่ถูกต้อง

หากเอเจนต์เฉพาะกิจของคุณไม่ทำงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเหตุการณ์ในปฏิทิน ทำงานหลายครั้ง หรืออ่านรายละเอียดเหตุการณ์ไม่ถูกต้อง:

• ตรวจสอบแท็บ กิจกรรม เพื่อดูว่าทริกเกอร์ทำงานอยู่หรือไม่

• ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่อปฏิทินยังคงใช้งานได้ใน เครื่องมือและการเข้าถึง.

• ทดสอบด้วยเหตุการณ์ง่ายๆ เพื่อแยกแยะปัญหา

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทริกเกอร์ถูกตั้งค่าไว้ที่ปฏิทินที่ถูกต้อง (หากคุณมีหลายปฏิทิน)