AI Meeting Notes (เบต้า)

AI Meeting Notes จะจดบันทึกการประชุมอย่างละเอียดให้คุณ เพื่อให้คุณมุ่งเน้นที่การสนทนา Notion AI จะถอดความการประชุมของคุณและระบุประเด็นสำคัญ รวมถึงสิ่งที่ต้องดำเนินการที่คุณสามารถแชร์กับทีมทั้งหมดของคุณ

วิธีใช้ AI Meeting Notes:

• คุณต้องใช้แผน Business หรือ Enterprise ของ Notion เพื่อใช้ AI Meeting Notes

• AI Meeting Notes ยังพร้อมใช้งานสำหรับการสมัครสมาชิกบนมือถือที่มีสิทธิ์ซึ่งรวม Notion AI ไว้ด้วย

• หากคุณใช้แอพเดสก์ท็อปของ Notion คุณต้องใช้เวอร์ชัน 4.7.0 ขึ้นไป

  • หากคุณใช้อุปกรณ์ Mac คุณต้องใช้ macOS 13 หรือใหม่กว่า

  • หากคุณใช้อุปกรณ์ Windows คุณต้องใช้เวอร์ชันล่าสุด

AI Meeting Notes พร้อมใช้งานบนแอพ Notion และเบราว์เซอร์ แอพ Notion มอบประสบการณ์ที่ดีที่สุด โดยเฉพาะสำหรับการโทรวิดีโอ เนื่องจากแอพจะบันทึกบทสนทนาทุกฝั่งโดยใช้เสียงและไมโครโฟนของระบบของคุณ เบราว์เซอร์เหมาะที่สุดสำหรับการสนทนาแบบตัวต่อตัวเนื่องจากสามารถรับเสียงได้จากไมโครโฟนของคุณเท่านั้น

หากคุณกำลังใช้ฟีเจอร์นี้บนเบราว์เซอร์ มีบางสิ่งที่ควรทราบ:

• ระบบจะถอดความเฉพาะอินพุตจากไมโครโฟนเท่านั้น จะไม่มีการบันทึกเสียงจากระบบ

• เสียงจากเครื่องมือการประชุม (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ฯลฯ) จะไม่ถูกบันทึกหากคุณใช้หูฟัง หากคุณไม่ได้ใช้หูฟังและระดับเสียงของอุปกรณ์ไม่เบาจนเกินไป เสียงจากเครื่องมือการประชุมอาจถูกบันทึกได้

ในการสร้าง AI Meeting Notes ให้พิมพ์ /meet ลงในหน้าใดก็ได้ในแอพเดสก์ท็อป หากคุณใช้งานบนเว็บเบราว์เซอร์ คุณจะได้รับแจ้งให้เปิดแอพเดสก์ท็อป Notion หรือดาวน์โหลดหากคุณยังไม่ได้ดาวน์โหลด

• เขียนวาระการประชุมหรือบริบทใดๆ ไว้ภายใต้ Notes ก่อนการประชุม เมื่อสร้างสรุป Notion AI จะนำบันทึกเหล่านี้ไปพิจารณาด้วย

• เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นแล้ว ให้เลือก Start transcribing การดำเนินการนี้ถือเป็นการยืนยันว่าทุกคนในการประชุมได้ให้ความยินยอมในการบันทึกและถอดความการประชุมแล้ว

• เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงและคุณต้องการหยุดการถอดความ ให้เลือก Stop ระบบจะเริ่มสร้างสรุปโดย AI โดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่าจำเป็นต้องมีเสียงที่บันทึกไว้อย่างน้อยหนึ่งนาทีจึงจะสามารถสร้างสรุปได้

• หากคุณต้องการบันทึกต่อ ให้คลิกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อคบันทึกการประชุม → Resume transcription

คุณสามารถอัปโหลดไฟล์บันทึกเสียงที่มีอยู่ไปยังบล็อคบันทึกการประชุมเพื่อให้ Notion ถอดความและสรุปเนื้อหาได้ แม้ว่าการประชุมนั้นจะไม่ได้ถูกบันทึกแบบสดใน Notion ก็ตาม

วิธีอัปโหลดไฟล์เสียง:

1. เปิดหน้าที่มีบล็อคบันทึกการประชุม

2. เลือกไอคอนการตั้งค่าที่ด้านบนของบล็อคบันทึกการประชุม

3. เลือก อัปโหลดเสียง

4. เลือกไฟล์เสียงจากอุปกรณ์ของคุณ

Notion จะถอดความเสียงและสร้างสรุปให้ เช่นเดียวกับการบันทึกแบบสด

รูปแบบที่รองรับ: AAC, M4A, MP3 และ WAV

หมายเหตุ: ขณะนี้ยังไม่รองรับการอัปโหลดไฟล์ MOV, MP4 และ Loom

เมื่อ AI Meeting Notes ตรวจพบว่าผู้พูดเปลี่ยนไป ระบบจะเริ่มถอดความในบรรทัดใหม่

บนแอปเดสก์ท็อป Notion สามารถติดป้ายกำกับผู้พูดในการถอดความเพื่อให้ติดตามได้ง่ายขึ้นว่าใครเป็นคนพูดอะไร ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวเสมือนจริง ซึ่ง Notion สามารถจับเสียงจากไมโครโฟนและเสียงจากระบบของคุณได้ หากบันทึกการประชุมของคุณเชื่อมโยงกับกิจกรรมในปฏิทิน Notion ยังสามารถระบุชื่อผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นได้อีกด้วย

ในการตั้งค่าการประชุมแบบอื่น (เช่น การสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือการประชุมกลุ่ม) การติดป้ายกำกับผู้พูดอาจมีข้อจำกัด คุณอาจไม่เห็นป้ายกำกับผู้พูดที่เชื่อถือได้หากคุณ:

• อยู่ในการประชุมสดที่มีหลายคนใช้ไมโครโฟนตัวเดียวกัน

• อยู่ในการประชุมกลุ่มที่มีผู้พูดหลายคน

• ใช้ Notion ในเบราว์เซอร์หรือบนแอพมือถือ

คุณยังจะพบข้อมูลอ้างอิงไปยังการถอดความของคุณในสรุปบันทึกการประชุมอีกด้วย ให้วางเมาส์เหนือข้อมูลอ้างอิงเพื่อดูข้อความสั้นๆ จากการถอดความที่ถูกอ้างถึง คุณยังสามารถคลิกที่ข้อมูลอ้างอิงเพื่อข้ามไปยังบรรทัดที่เกี่ยวข้องในการถอดความของคุณได้

AI Meeting Notes สามารถจัดโครงสร้างบันทึกตามประเภทของการประชุมที่คุณกำลังจัด เช่น การโทรขายงาน การประชุมสแตนด์อัป หรือการประชุมทีม หากต้องการเปลี่ยนวิธีที่ AI Meeting Notes สร้างสรุป:

1. ไปที่ คำสั่ง ที่ด้านล่างของบล็อกบันทึกการประชุม

2. คลิกที่ดร็อปดาวน์เพื่อเปลี่ยนคำสั่งจาก Auto

   • การเปลี่ยนแปลงคำสั่งจะมีผลเฉพาะกับการบันทึกใหม่หรือเมื่อคุณดำเนินการถอดความต่อ หากต้องการอัปเดตสรุปที่มีอยู่ด้วยคำสั่งใหม่ ให้คลิก Retry summary

นอกจากคำสั่งที่มีมาให้ในตัวแล้ว คุณยังสามารถสร้างคำสั่งแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดโครงสร้างของสรุปการประชุมของคุณได้ วิธีเพิ่มคำสั่งแบบกำหนดเอง:

1. ไปที่ คำสั่ง ที่ด้านล่างของบล็อกบันทึกการประชุม

2. คลิกที่ดร็อปดาวน์เพื่อเปลี่ยนรูปแบบจาก Auto

3. คลิก + เพิ่มคำแนะนำแบบกำหนดเอง

4. หน้าเทมเพลตจะเปิดขึ้น ให้แก้ไขเพื่อกำหนดโครงสร้างและคำแนะนำที่คุณต้องการ

5. คำสั่งแบบกำหนดเองของคุณจะปรากฏในลิสต์คำสั่งและสามารถเลือกใช้สำหรับการประชุมใดก็ได้

การแชร์และความเป็นส่วนตัวสำหรับสรุปแบบกำหนดเอง

คำแนะนำสรุปแบบกำหนดเองจะเป็น ส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น ซึ่งมีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถดูและใช้งานได้

หากบันทึกการประชุมใช้คำสั่งแบบกำหนดเองที่เป็นส่วนตัว ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงบล็อกการประชุมจะยังคงเห็นสรุปเดิม อย่างไรก็ตาม การตั้งค่าคำสั่งจะแสดงคำสั่งเริ่มต้นของพวกเขาแทน

คำแนะนำแบบกำหนดเองที่แชร์

คำสั่งสรุปแบบกำหนดเองจะเป็นส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น หากมีคนแชร์หน้าคำสั่งกับคุณและคุณมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูหน้านั้น คุณสามารถเปิดหน้านั้นได้ แต่หน้าดังกล่าว จะไม่ปรากฏโดยอัตโนมัติ เป็นตัวเลือกในดร็อปดาวน์คำสั่งของบันทึกการประชุมจนกว่าคุณจะเพิ่มเข้าไป

วิธีเพิ่มหน้าคำสั่งที่แชร์ในการประชุมของคุณเอง:

1. เปิดหน้าคำสั่งที่แชร์

2. คลิก + เพิ่มไปที่คำสั่งของฉัน ที่ด้านบนของหน้า

หากคุณเปิดบล็อกบันทึกการประชุมที่มีการเลือกหน้าคำสั่งที่แชร์ไว้แล้ว คุณจะเห็นหน้านั้นแสดงเป็นคำสั่งที่เลือกไว้ แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้เพิ่มลงในลิสต์ของคุณก็ตาม

หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหน้าคำสั่งที่เลือกไว้ การตั้งค่าคำสั่งของคุณจะเปลี่ยนเป็น อัตโนมัติ โดยค่าเริ่มต้น

คุณสามารถตั้งค่าคำสั่งสรุปใดก็ได้ รวมถึงคำสั่งแบบกำหนดเอง ให้เป็นค่าเริ่มต้นเพื่อให้ระบบนำไปใช้โดยอัตโนมัติกับการประชุมใหม่ทั้งหมด

1. ไปที่ คำสั่ง ที่ด้านล่างของบล็อกบันทึกการประชุม

2. คลิกที่ดร็อปดาวน์

3. วางเมาส์เหนือคำสั่งที่คุณต้องการใช้เป็นค่าเริ่มต้น

4. คลิก ••• → ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น

เมื่อเลือกบล็อกแล้ว คุณจะได้รับคำเตือนให้ เปิดเผยการใช้งาน AI Meeting Notes ของคุณและขอความยินยอม จากผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก่อนดำเนินการต่อ

เพื่อช่วยให้คุณขอความยินยอมได้ง่ายขึ้น คุณจะมีตัวเลือกง่ายๆ สองสามทาง:

• ข้อความ: คลิกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อก AI Meeting Notes แล้ววางเมาส์เหนือ ความยินยอม แก้ไขข้อความขอความยินยอมตามที่คุณต้องการ จากนั้นคัดลอกและวางลงในแชทของแอปการประชุมที่คุณกำลังใช้งานอยู่

• เสียง: คลิก 🔈 ที่ด้านล่างของบล็อก AI Meeting Notes ก่อนที่คุณจะเริ่มถอดความ ระบบจะเล่นข้อความขอความยินยอมของคุณให้ผู้เข้าร่วมทุกคนฟัง

  • คุณสามารถเปลี่ยนเสียงได้โดยคลิกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อกบันทึกการประชุมและเลือกเสียงที่แตกต่างกันสำหรับภาษาต่างๆ Notion จะใช้ภาษาของการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อเล่นเสียงที่เหมาะสม

• พูดออกมาดังๆ: การขอตรงๆ ก็ได้ผลเช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจถามว่า “อนุญาตให้ฉันบันทึกและถอดความการประชุมนี้โดยใช้ Notion AI Meeting Notes ได้ไหม”

คุณสามารถเลือกให้เล่นข้อความเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มการถอดความแต่ละครั้ง เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณกำลังใช้ AI Meeting Notes อยู่

หากคุณเป็นเจ้าของเวิร์กสเปซ: คุณสามารถเปิดฟังก์ชันการทำงานนี้สำหรับผู้ใช้ทุกคนในเวิร์กสเปซของคุณได้โดยไปที่ การตั้งค่า → Notion AI → AI Meeting Notes และอัปเดตการตั้งค่า บังคับใช้ความยินยอมสำหรับสมาชิกเวิร์กสเปซทุกคน

หากคุณอยู่ในเวิร์กสเปซที่มีการเปิดใช้งานการตั้งค่านี้โดยเจ้าของเวิร์กสเปซ: ข้อความขอความยินยอมจะเล่นทุกครั้งที่คุณใช้ AI Meeting Notes อย่าลืมเปิดเสียงลำโพงและถอดหูฟังออกก่อนเริ่มการถอดความ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ยินข้อความขอความยินยอมอย่างชัดเจน

หากคุณอยู่ในเวิร์กสเปซที่ไม่ได้เปิดใช้งานข้อความขอความยินยอมอัตโนมัติ: คุณสามารถเปิดการตั้งค่านี้สำหรับตัวคุณเองได้ คุณจะเห็นข้อความในบล็อกบันทึกการประชุมที่ขอให้คุณเลือกตัวเลือกความยินยอมเริ่มต้นของคุณ:

• ขอความยินยอมด้วยตนเอง: ดำเนินการขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนด้วยตนเองต่อไป

• เล่นเสียงโดยอัตโนมัติ: ให้เล่นข้อความขอความยินยอมด้วยเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มการถอดความแต่ละครั้ง

ข้อความนี้จะหายไปหลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกความยินยอมเริ่มต้นของคุณ คุณสามารถอัปเดตการตั้งค่าของคุณได้ตลอดเวลา:

• ไปที่ การตั้งค่า → Notion AI → AI Meeting Notes และอัปเดตตัวเลือก เล่นข้อความขอความยินยอมอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้น

• เปิดเมนูแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อก AI Meeting Notes แล้วอัปเดต

  จากนั้นอัปเดตการตั้งค่า เล่นข้อความขอความยินยอมอัตโนมัติ ที่นั่น

โดยค่าเริ่มต้น บันทึกการประชุมที่คุณสร้างจะเป็น ส่วนตัวสำหรับคุณ คุณสามารถเลือกที่จะแชร์บันทึกที่สร้างจากกิจกรรมในปฏิทิน Notion โดยอัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมประชุมที่เป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณได้

หากต้องการทำเช่นนั้น ให้ไปที่ การตั้งค่า → Notion AI และเปิด แชร์อัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมในปฏิทินภายใน

• บันทึกการประชุมจะยังคงเป็นส่วนตัวสำหรับคุณ

• หลังจากสร้างบันทึกจากกิจกรรมในปฏิทิน Notion คุณจะเห็นตัวเลือกให้ \"แชร์กับผู้เข้าร่วม\" หากคุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึง

• คุณสามารถแชร์ด้วยตนเองได้ตลอดเวลาโดยใช้การควบคุมการแชร์มาตรฐานของ Notion

• บันทึกการประชุมที่สร้างจากจุดเริ่มต้นของปฏิทิน Notion (แท็บการประชุม, การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป, ส่วนหัวของปฏิทิน) จะถูกแชร์โดยอัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมประชุมที่เป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณ

• ผู้เข้าร่วมจะได้รับสิทธิ์ในการดูและแก้ไขบันทึกการประชุม

• คุณยังสามารถปรับการตั้งค่าการแชร์ด้วยตนเองได้หลังจากสร้างแล้ว

ต้องการจัดเก็บบันทึกการประชุม AI ทั้งหมดของคุณไว้ในฐานข้อมูลเดียวเพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายใช่ไหม หากต้องการตั้งค่าฐานข้อมูลเริ่มต้นสำหรับบันทึกการประชุมของคุณ:

1. ไปที่ การตั้งค่า → Notion AI

2. เปิดดร็อปดาวน์ถัดจาก ฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้น

3. ค้นหาและเลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บบันทึกการประชุม AI ของคุณ

ในครั้งถัดไปที่คุณสร้างหน้าบันทึกการประชุม AI ใหม่ (เช่น จากการแจ้งเตือนบันทึกการประชุม AI) หน้านั้นจะถูกสร้างขึ้นภายในฐานข้อมูลเริ่มต้นของคุณโดยอัตโนมัติ

คุณอาจได้รับป๊อปอัปขอให้คุณให้สิทธิ์ Notion เข้าถึงหน้าจอและเสียงของระบบ แม้ว่าคุณจะให้สิทธิ์ไปแล้วก็ตาม บางครั้งการรีเซ็ตสิทธิ์เหล่านี้อาจช่วยแก้ไขปัญหาได้

วิธีแก้ไข

• ลองปิดแอปพลิเคชันและแท็บเบราว์เซอร์อื่นๆ เพื่อเพิ่มหน่วยความจำ จากนั้นลองใหม่อีกครั้ง

• ในการตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณ ให้เพิกถอนการเข้าถึงหน้าจอและเสียงของระบบสำหรับ Notion จากนั้นปิด Notion รีสตาร์ทอุปกรณ์ของคุณ เปิด Notion และทำตามคำแนะนำเพื่ออนุญาตการเข้าถึง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แอพเดสก์ท็อป Notion เวอร์ชันล่าสุด หากไม่ใช่ ให้ทำการอัปเกรดเป็นเวอร์ชันล่าสุด แล้วตรวจสอบว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่

ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการหรือแอป Notion ที่คุณใช้งาน AI Meeting Notes อาจทำงานไม่ถูกต้อง และคุณอาจได้รับข้อผิดพลาดแจ้งว่าไม่สามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้

วิธีแก้ไข

• หากคุณใช้อุปกรณ์ Mac ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ macOS 13 หรือใหม่กว่า

• หากคุณใช้อุปกรณ์ Windows ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวอร์ชันล่าสุด

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แอพ Notion เวอร์ชันล่าสุด

• โหลดหน้าเว็บใหม่หรือรีสตาร์ทแอพ

หากคุณไม่เห็น AI Meeting Notes ในเมนู slash ของคุณ เป็นไปได้ว่า AI Meeting Notes อาจถูกปิดใช้งานสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณอยู่

วิธีแก้ไข

• หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน ให้ไปที่ การตั้งค่า → Notion AI แล้วเปิดใช้งาน AI Meeting Notes

• หากคุณไม่ใช่เจ้าของพื้นที่ทำงาน ให้ติดต่อเจ้าของพื้นที่ทำงานของคุณและสอบถามว่าพวกเขาสามารถเปิดใช้งาน AI Meeting Notes สำหรับพื้นที่ทำงานของคุณได้หรือไม่

AI Meeting Notes จะทรงพลังขึ้นเมื่อใช้งานร่วมกับ Notion Calendar สร้าง จัดระเบียบ และแชร์บันทึกการประชุม เพื่อให้คุณจดจ่อกับการประชุมและช่วยให้ทีมของคุณประสานงานกันได้ดี เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถเข้าถึงสรุปการประชุมได้โดยตรงจากกิจกรรม

ในการเชื่อมต่อ AI Meeting Notes เข้ากับ Notion Calendar เป็นครั้งแรก คุณมีสามตัวเลือกดังนี้:

ในแถบด้านข้างของ Notion

1. เปิดแถบด้านข้างของคุณ

2. เลือก การประชุม

3. คลิก เชื่อมต่อปฏิทินของคุณ

4. เลือกผู้ให้บริการปฏิทินของคุณ → เบราว์เซอร์ของคุณจะเปิดขึ้นและแนะนำขั้นตอนการเชื่อมต่อปฏิทินของคุณ

ในบล็อก AI Meeting Notes:

1. เปิดหน้าที่มีบล็อก AI Meeting Notes ของคุณ

2. คลิกไอคอน Settings ที่ด้านบนของบล็อก AI Meeting Notes

3. เลือก ConnectCalendar

   • หากคุณไม่เห็นตัวเลือกดังกล่าว แสดงว่าพื้นที่ทำงานของคุณเชื่อมต่อกับ Notion Calendar อยู่แล้ว

ใน Notion Calendar:

1. ที่ด้านบนของ Notion Calendar ให้คลิกไอคอนโปรไฟล์ของคุณ → Settings

2. ภายใต้ Notion workspaces → เลือกพื้นที่ทำงานของคุณ

3. เลือก ฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้น ของคุณ เราขอแนะนำให้ใช้ฐานข้อมูลบันทึกการประชุมที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ

หลังจากเชื่อมต่อแล้ว คุณสามารถสร้าง เปิด และจัดการ AI Meeting Notes ได้โดยตรงจากกิจกรรมใน Notion Calendar คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ สำหรับการเพิ่มบันทึก เริ่มการถอดความ หรือดูสรุป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกิจกรรมและการตั้งค่าของคุณ

• AI Meeting note: หากกิจกรรมยังไม่มีผู้เข้าร่วม การประชุมทางไกล หรือบันทึกที่เชื่อมโยง ให้ใช้ตัวเลือก AI meeting note ในกิจกรรมเพื่อเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างบันทึกการประชุมใหม่หรือเชื่อมโยงหน้า Notion ที่มีอยู่ได้

• Add meeting note: หากกิจกรรมมีผู้เข้าร่วมหรือการประชุมทางไกล แต่ยังไม่มีบันทึกการประชุม (และยังไม่ได้เริ่มการประชุม) คุณจะเห็น Add meeting note ซึ่งจะเป็นการสร้างบันทึกการประชุมที่เชื่อมโยงโดยใช้การตั้งค่าที่คุณบันทึกไว้ จากนั้นจะเปิดขึ้นใน Notion เพื่อให้คุณแก้ไข

• Open meeting note: หากมีการเชื่อมโยงบันทึกการประชุมไว้แล้ว คุณจะเห็น Open meeting note ให้เลือกเพื่อเปิดบันทึกการประชุมและเริ่มต้นใช้งาน

• Join and transcribe: คุณอาจเห็น Join and transcribe ในกิจกรรมของคุณตั้งแต่ 15 นาทีก่อนเริ่มประชุม (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ) ซึ่งจะเปิดหน้าบันทึกการประชุมที่เชื่อมโยงไว้หรือสร้างหน้าขึ้นใหม่ภายในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ

• Transcribe meeting: หากกิจกรรมไม่มีรายละเอียดการประชุมทางไกล คุณจะเห็น Transcribe meeting แทน Join and transcribe

• View summary: หลังจากจบการประชุม คุณสามารถดูสรุป AI meeting notes ได้โดยคลิกที่ View summary

.

เลือก Meetings ในแถบด้านข้าง Notion ของคุณเพื่อจัดการบันทึกการประชุม AI ของคุณไว้ในที่เดียว ที่นี่ คุณสามารถดูการประชุมที่กำลังจะมาถึงและบันทึกการประชุม AI ก่อนหน้าของคุณได้

เตรียมตัวสำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึงของคุณในส่วนนี้ คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่ามีการประชุมใดบ้างที่จะเกิดขึ้นต่อไป เตรียมบันทึกการประชุมของคุณล่วงหน้า และเริ่มการถอดความได้โดยตรงจากที่นี่

คุณสามารถเลื่อนเมาส์ไปเหนือการประชุมที่กำลังจะมาถึงและ:

• เข้าร่วมการประชุม อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกจาก Notion

• สร้างบันทึกการประชุม ในหน้าหรือฐานข้อมูลเฉพาะในพื้นที่ทำงานของคุณ ก่อนที่การประชุมจะเริ่ม คุณสามารถสร้างบันทึกการประชุม AI ล่วงหน้าและเพิ่มบันทึกหรือวาระการประชุมใดๆ ก่อนการประชุมได้ เมื่อการประชุมเริ่มขึ้น คุณสามารถเข้าถึงบันทึกการประชุม AI และเริ่มถอดความได้ทันที

ในแท็บ Meetings คุณจะสามารถดูมุมมองรวมของ AI Meeting Notes ทั้งหมดของคุณได้ มุมมองลิสต์ในแท็บ Meetings ของคุณแตกต่างจาก ฐานข้อมูลเริ่มต้นสำหรับจัดเก็บ AI Meeting Notes ของคุณ โดยจะแสดง AI Meeting Notes ที่คุณสร้างขึ้นรวมถึง AI Meeting Notes ที่เชื่อมโยงกับกิจกรรมในปฏิทินที่คุณเข้าร่วม ไม่ว่า AI Meeting Notes เหล่านั้นจะถูกจัดเก็บไว้ที่ใดในพื้นที่ทำงานของคุณก็ตาม สิ่งนี้ช่วยให้คุณค้นหาโน้ตที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ที่นี่ คุณสามารถกรอง จัดเรียง และค้นหาบันทึกของคุณได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อและเปิดบันทึกเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถเปิดเมนูแถบเลื่อนที่ด้านบนของลิสต์เพื่อปรับการตั้งค่ามุมมองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกคุณสมบัติที่จะแสดงหรือปรับวิธีการจัดกลุ่มบันทึกการประชุมของคุณได้

เลือก New ที่ด้านบนของมุมมองรายการเพื่อสร้างบันทึกการประชุม AI ใหม่

หากคุณไม่ต้องการแท็บ Meetings ในแถบด้านข้าง Notion ของคุณ คุณสามารถปิดได้โดยไปที่ Settings → Notion AI และเปิดสวิตช์ Hide meetings tab

ด้านล่างนี้คือข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการถอดความ รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเปิดใช้งานบันทึกการประชุม AI

ในสหรัฐอเมริกา กฎหมายบางฉบับกำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งคนก่อนที่จะบันทึกหรือถอดความการโทรหรือการสนทนา กฎหมายอื่นๆ กำหนดให้คุณต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนก่อนที่จะบันทึกหรือถอดความการโทร

นอกสหรัฐอเมริกา เช่น ในสหภาพยุโรป มีกฎหมายที่คล้ายคลึงกันซึ่งกำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมก่อนที่จะบันทึกหรือถอดความการโทร

นอกเหนือจากข้อกำหนดเรื่องความยินยอมแล้ว อาจมีกฎหมายที่ควบคุมวิธีการที่คุณใช้ เปิดเผย และรักษาความปลอดภัยของการบันทึกหรือการถอดความการโทรของคุณ กฎหมายเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าผู้เข้าร่วมของคุณอยู่ที่ไหน ภาคธุรกิจ และมาตรฐานอุตสาหกรรม

การขอความยินยอม

การกำหนดว่ากฎหมายความยินยอมใดที่บังคับใช้อาจมีความซับซ้อนเมื่อผู้เข้าร่วมการประชุมอยู่ในหลายรัฐหรือหลายประเทศ หรือหากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งของผู้เข้าร่วมหนึ่งคนขึ้นไป เราขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎหมายความยินยอมที่เข้มงวดที่สุดและขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนเสมอ ก่อนที่จะใช้บันทึกการประชุม AI เพื่อถอดความการประชุม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ

• อธิบายให้ผู้เข้าร่วมทราบอย่างชัดเจนว่าคุณจะถอดความการโทรโดยใช้ผู้ให้บริการภายนอก (เช่น Notion AI Meeting Notes)

• เก็บบันทึกที่เพียงพอเกี่ยวกับวิธีที่คุณได้รับความยินยอม

• เคารพทางเลือกของผู้เข้าร่วมที่จะไม่ถูกถอดความ

• หากมีผู้เข้าร่วมใหม่เข้าร่วมการโทรหลังจากเริ่มการถอดความแล้ว ให้หยุดและขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมใหม่ก่อนดำเนินการต่อ

• ทำให้ผู้ใช้ของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าคุณวางแผนที่จะใช้และ/หรือแชร์การบันทึกและถอดความ (หรือข้อมูลใดๆ ที่ได้มาจากสิ่งเหล่านี้) อย่างไร

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้และแชร์การบันทึกและการถอดความในลักษณะที่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณแจ้งให้ผู้ใช้ทราบและกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเท่านั้น

• เก็บการบันทึกและการถอดความไว้เฉพาะเท่าที่คุณจำเป็นต้องใช้เท่านั้น

AI Meeting Notes มีวิธีเปิดเผยการใช้งานฟีเจอร์ของคุณและขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งคุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่ แต่โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของวิธีที่คุณอาจได้รับความยินยอม

AI Meeting Notes ใช้ ผู้ประมวลผลช่วงต่อ (OpenAI, Anthropic, Fireworks, Baseten Labs, Inc. และ X.AI LLC) เพื่อบันทึกการประชุม ประมวลผลไฟล์เสียงให้เป็นการถอดความ จากนั้นจึงสร้างข้อมูลเชิงลึก เช่น สรุปการประชุม สิ่งที่ต้องดำเนินการ ผู้เข้าร่วมการโทร และอื่นๆ

เมื่อคุณใช้ AI Meeting Notes ในแอป Notion หรือเบราว์เซอร์ ไฟล์เสียงจะถูกส่งตรงไปยังผู้ประมวลผลช่วงต่อของเราเพื่อถอดความแบบเรียลไทม์ ผู้ประมวลผลช่วงต่อจะไม่จัดเก็บเสียง สำเนาชั่วคราวของเสียงจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องบนอุปกรณ์ของคุณระหว่างเซสชัน หากการประมวลผลแบบเรียลไทม์ล้มเหลว เสียงที่จัดเก็บไว้ในเครื่องจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Notion และส่งไปยังผู้ประมวลผลช่วงต่อของเราเพื่อพยายามถอดความอีกครั้ง เสียงที่อัปโหลดจะถูกเก็บไว้โดย Notion เป็นเวลาสูงสุด 3 วันเพื่อพยายามประมวลผลอีกครั้ง สำเนาเสียงในเครื่องจะถูกลบหลังจากประมวลผลสำเร็จหรือภายใน 24 ชั่วโมง แล้วแต่ว่ากรณีใดจะเกิดขึ้นก่อน

เมื่อคุณใช้ AI Meeting Notes บนแอพมือถือ Notion ไฟล์เสียงจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Notion และส่งไปยังผู้ประมวลผลช่วงต่อของเราเพื่อสร้างการถอดความ ผู้ประมวลผลช่วงต่อจะไม่จัดเก็บเสียง สำเนาชั่วคราวของเสียงจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องบนอุปกรณ์ของคุณระหว่างเซสชัน หลังจากประมวลผลสำเร็จ เสียงที่อัปโหลดจะถูกลบทันทีและสำเนาในเครื่องบนอุปกรณ์ของคุณจะถูกลบภายใน 1 วัน หากการประมวลผลล้มเหลว เสียงที่อัปโหลดจะถูกเก็บไว้โดย Notion เป็นเวลาสูงสุด 3 วัน และสำเนาในเครื่องจะถูกเก็บไว้บนอุปกรณ์ของคุณเป็นเวลาสูงสุด 1 สัปดาห์เพื่อพยายามประมวลผลอีกครั้ง

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานและไม่ต้องการให้สมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณใช้งานฟีเจอร์ AI Meeting Notes คุณสามารถเลือกไม่ให้ฟีเจอร์นี้ใช้งานในพื้นที่ทำงานของคุณได้ตลอดเวลาโดยไปที่ การตั้งค่า → Notion AI และปิด ความพร้อมใช้งานของพื้นที่ทำงาน

สำเนาเสียงการประชุมที่บันทึกไว้ในเครื่องจะพร้อมให้ผู้ใช้ที่เริ่มใช้งาน AI Meeting Notes ("ผู้บันทึก") ใช้งานได้ ไฟล์เสียงการประชุมที่บันทึกล่าสุด 10 ไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของผู้บันทึกและสามารถดาวน์โหลดได้ เฉพาะผู้บันทึกเท่านั้นที่มีสิทธิ์ดาวน์โหลดไฟล์เสียงที่บันทึกไว้ในเครื่อง

ความสามารถนี้จะถูกปิดไว้โดยค่าเริ่มต้นสำหรับทุกแผน หากคุณต้องการเปิดใช้งานการจัดเก็บเสียงในเครื่องสำหรับผู้ใช้ของคุณ คุณสามารถสมัครใช้งานสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณได้ตลอดเวลาโดยไปที่ การตั้งค่า → Notion AI และเปิด จัดเก็บเสียงในเครื่อง

ถอดความสามารถลบได้สองวิธี:

• ทำได้โดยตรงในบล็อค AI Meeting Notes โดยคลิกที่ไอคอนแถบเลื่อน → ลบถอดความ การดำเนินการนี้จะลบไฟล์เสียงที่จัดเก็บไว้ในเครื่องของอุปกรณ์ของผู้บันทึกที่เกี่ยวข้องออกด้วยเช่นกัน

• ทำได้โดยการลบหน้าหลักที่บล็อค AI Meeting Notes วางอยู่ เมื่อลบแล้ว หน้าดังกล่าวจะเป็นไปตาม การตั้งค่าการเก็บรักษาข้อมูล ของพื้นที่ทำงานของคุณ

เจ้าของพื้นที่ทำงานในแผน Enterprise สามารถกำหนดตารางเวลาการลบ อัตโนมัติ สำหรับการถอดความได้โดยไปที่ การตั้งค่า → Notion AI และตั้งค่าตารางเวลาการลบสำหรับ การลบการถอดความอัตโนมัติ บทสรุปและบันทึกจะยังคงอยู่ในบล็อค AI Meeting Notes ในพื้นที่ทำงานของคุณ แต่การถอดความทั้งหมดจะถูกลบโดยอัตโนมัติตามตารางเวลาการลบที่เลือกไว้ ตารางเวลาการลบการถอดความอัตโนมัติจะไม่ลบการถอดความในหน้าที่ ถูกเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย

คุณสามารถเลือกที่จะจัดเก็บการบันทึกเสียงไว้บนอุปกรณ์ของผู้บันทึกได้ ผู้บันทึกสามารถลบไฟล์เสียงที่จัดเก็บไว้ในเครื่องจากอุปกรณ์ของตนได้ตลอดเวลา โดยคลิกที่ไอคอนแถบเลื่อนในบล็อก AI Meeting Notes เลื่อนเมาส์ไปที่ การบันทึกเสียง แล้วเลือก ลบการบันทึก การดำเนินการนี้จะลบการบันทึกทั้งหมดสำหรับบล็อก AI Meeting Notes นั้นๆ

หากเจ้าของพื้นที่ทำงานในแพ็คเกจ Enterprise ได้เปิดใช้งานทั้ง การลบการถอดความอัตโนมัติ และ จัดเก็บเสียงไว้ในเครื่อง ในการตั้งค่าของตน การบันทึกเสียงในเครื่องจะเป็นไปตามตารางเวลาการลบอัตโนมัติที่เลือกไว้สำหรับการถอดความ เมื่อการถอดความถูกลบตามตารางเวลาการลบอัตโนมัติ การบันทึกเสียงที่เกี่ยวข้องซึ่งจัดเก็บไว้บนอุปกรณ์ของผู้บันทึกก็จะถูกลบไปด้วย หากเจ้าของพื้นที่ทำงานตั้งค่าให้ลบการถอดความทันทีหลังจากสร้างบทสรุป AI Meeting Notes แล้ว จะไม่มีการจัดเก็บเสียงไว้ในเครื่องบนอุปกรณ์ของผู้บันทึก