Databaseknapper

Databaseknapper er en type databaseegenskap som automatiserer arbeidsflytene dine. Du kan for eksempel bruke en knapp til å godkjenne et dokument eller markere en daglig vane som fullført. Når en databaseknapp klikkes, utfører den handlinger på dine vegne for å spare deg for tid.

• Databaseknapper er tilgjengelige i alle abonnementer, men enkelte databaseknapphandlinger er bare tilgjengelige i betalte abonnementer. Du kan lære mer nedenfor →

• Hvis noen har Full tilgang eller Kan redigere tillatelser i en database, kan de opprette og redigere databaseknapper.

• Hvis noen har Full tilgang, Kan redigere eller Kan redigere innhold tillatelser i en database, kan de klikke på databaseknapper.

Legge til en databaseknappegenskap:

1. Velg glidebryterikonet øverst i en database → Rediger egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Legg til en etikett for knappen, for eksempel Godkjenn eller Fullfør.

3. Velg Rediger automatisering.

4. Velg Ny handling og velg en handling. Lær mer om knappehandlinger nedenfor →

5. Legg til flere handlinger hvis du vil, og velg deretter Lagre.

Når du setter opp knapphandlingene dine, kan du hente inn bestemte sider, personer og mer ved å bruke omtale og formler. For å gjøre dette, velg @ i feltet hvis du vil inkludere en dato, person, side eller gruppe. Velg ∑ i feltet hvis du vil opprette en formel. Lær mer om bruk av omtale og formler nedenfor →

• Rediger egenskap: Dette vil redigere egenskaper for sider i databasen du befinner deg i for øyeblikket.

• Legg til side i til vil legge til en side i en database som du velger, og redigere egenskapen til den siden.

• Rediger sider i: Dette vil redigere egenskaper for sider i en database du selv velger.

• Send varsel til sender et varsel til bestemte personer i Notion-arbeidsområdet ditt. Mottakeren kan være opptil 20 personer i arbeidsområdet ditt, eller personer som er knyttet til en bestemt Person-egenskap i databasen din. Legg til en melding som du vil sende sammen med varselet.

• Send Mail til sender en Mail fra Gmail-kontoen din til én eller flere mottakere. Denne handlingen er bare tilgjengelig for brukere med betalte abonnementer. Lær mer om dette nedenfor.

• Send webhook sender en HTTP POST-forespørsel til den angitte URL-en. Denne handlingen er bare tilgjengelig for brukere med betalte abonnementer. Lær mer i denne artikkelen →

• Vis bekreftelse åpner en liten bekreftelsesskjerm hver gang noen klikker på knappen. Du kan for eksempel bruke den til å vise en advarsel før en side eller database endres av knappen.

• Åpne side eller URL åpner en valgt side eller lenke. Hvis du velger å stille inn knappen til å åpne en Notion-side, kan dette være en eksisterende side eller en side som opprettes i selve knappen.

• Send Slack-varsel til vil sende et tilpasset varsel til Slack-kanalen du ønsker. Denne Funksjonen er kun tilgjengelig på Plus-, Business- og Enterprise-abonnement. Lær mer her →

• Definer variabler lar deg opprette en egendefinert variabel ved hjelp av omtale og formler. Du kan deretter bruke denne variabelen i andre databaseknapphandlinger. Lær mer om dette nedenfor.

Handlingen Send Mail til for en databaseknapp vil sende en Mail fra Gmail-kontoen din til én eller flere e-postadresser når en utløser inntreffer. Dette er nyttig hvis du vil sende en Mail til noen for å minne dem på å fullføre en forfalt oppgave, eller for å oppdatere teamet ditt om statusen for alle dine åpne prosjekter.

Konfigurere en knapp for å sende Mail:

1. Velg ••• øverst til høyre i databasen → Egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Velg Rediger automatisering.

3. Velg Legg til handling → Send Mail til….

4. Hvis Notion-kontoen din allerede er knyttet til en Gmail-konto, vil du se e-postadressen din ved siden av Send mail fra. Hvis du vil bruke en annen Gmail-konto for denne automaseringen, klikker du på e-postadressen din → Legg til Gmail-konto.

5. Du kan sette opp ulike deler av mailen din:

   • Til: Dette kan være en egenskap for en person (som Den som utløste eller Oppretter), en person i arbeidsområdet ditt eller en spesifikk mailadresse. Denne mailadressen kan være ekstern – den trenger ikke å tilhøre noen i arbeidsområdet eller organisasjonen din.

     • Velg CC/BCC ved siden av Til-feltet for eventuelt å sende kopi (CC) eller blindkopi (BCC) til andre personer.

   • Tema: Skriv inn et tema for mailen din. Velg @ i Tema-feltet hvis du vil at temaet skal inneholde en egenskap fra utløser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsområdet ditt, eller en lenke til en side i arbeidsområdet ditt. Velg ∑ i Tema-feltet hvis du vil opprette en Formel for temaet ditt.

   • Melding: Skriv inn en melding for e-posten din. Velg @ i Melding-feltet hvis du vil at meldingen skal inneholde en egenskap fra utløser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsområdet ditt, eller en lenke til en side i arbeidsområdet ditt. Velg ∑ i Melding-feltet hvis du vil opprette en Formel for meldingen din.

   • Send med visningsnavn: Dette valgfrie visningsnavnet vil vises ved siden av e-posten din når mottakeren mottar den. Velg @ i feltet for visningsnavn hvis du vil at visningsnavnet skal inneholde en egenskap fra utløser-siden, et klokkeslett eller en dato, en person eller gruppe i arbeidsområdet ditt, eller en lenke til en side i arbeidsområdet ditt. Velg ∑ i feltet for visningsnavn hvis du vil opprette en Formel for visningsnavnet ditt.

     

   • Send svar til: Hvis du vil at svar på e-posten din skal sendes til noen andre enn e-postadressen du brukte til å sende den, kan du bruke denne valgfrie innstillingen til å sende svaret til en person-egenskap, eller en person i arbeidsområdet ditt.

Du kan definere en egendefinert variabel med omtale og formler. Du kan deretter bruke denne variabelen i andre databaseknapphandlinger. Definere en variabel:

1. Velg ••• øverst til høyre i databasen → Egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Velg Rediger automatisering.

3. Velg Ny handling → Definer variabler.

4. Klikk på Variable 1 for å gi variabelen et navn, redigere formelen eller duplisere den. Du kan også velge Legg til variabel.

5. Velg @ eller ∑ i variabel-feltet for å definere variablene dine.

6. Du kan bruke disse variablene i flere knapphandlinger.

Du kan bruke omtaler og formler i knapphandlingene dine for å få automaseringene til å fungere bedre for deg. For eksempel:

• Du vil kanskje nevne datoen i navnet på en ny side som knappen din oppretter i en bestemt database.

• Du vil kanskje sette opp en knapp for å sende et varsel til noen som omtaler en spesifikk side i Notion-arbeidsområdet ditt.

For å inkludere en omtale eller formel i en databaseknapp-automatiseringshandling:

1. Velg ••• øverst til høyre i databasen → Egenskaper → Ny egenskap → Knapp.

2. Velg Rediger automatisering.

3. Finn en eksisterende handling eller velg Legg til handling.

4. Når du setter opp knapphandlingen, velger du @ i feltet hvis du vil inkludere en dato, person, side eller gruppe. Velg ∑ i feltet hvis du vil opprette en formel.

5. Velg Lagre.

For å sikre at automaseringen din fungerer som den skal, hjelper vi deg med å forstå hvor automaseringen er ugyldig.

Hvis automaseringen din støter på feil mens du setter den opp:

• Du vil se informasjon om hvor og hva disse feilene er mens du bygger eller redigerer automaseringen.

• Du vil ikke kunne lagre automaseringen før du har gjort de nødvendige rettelsene.

Hvis automaseringen din har fungert tidligere, men støter på en feil, er det mulig at:

• En database som automaseringen din legger til i eller redigerer, mangler.

• En databaseegenskap som automaseringen din redigerer, mangler.

• En tredjepartstilkobling, som til Gmail eller Slack, er ikke lenger gyldig eller må autentiseres.

Du kan gå til den ødelagte automaseringen og fikse den slik at den kan brukes igjen.