Deling og tillatelser for Skreddersydd agent

Skreddersydde agenter automatiserer arbeid på tvers av Notion-arbeidsområdet ditt og tilkoblede verktøy. Å forstå hvordan tillatelser fungerer, hjelper deg med å dele agenter på en trygg måte samtidig som dataene dine holdes sikre.

Hovedforskjell fra Notion-agent:

• Notion AI handler som deg og respekterer dine personlige tillatelser. Den ser bare det du kan se.

• Tilpassede agenter handler som spesialiserte teammedlemmer med sine egne tillatelser. De har tilgang til spesifikke ressurser du gir dem.

Tilpassede agenter har to typer tillatelser som fungerer sammen:

1. Hva agenten kan få tilgang til: De spesifikke Notion-sidene, databasene og tilkoblede appene du gir agenten tillatelse til å bruke.

2. Hvem som kan få tilgang til agenten: Personene du deler agenten med, og hva de kan gjøre med den.

Eksempel:

Økonomiteamet ditt oppretter en Skreddersydd agent kalt BudgetBot for å hjelpe til med å svare på spørsmål om forbruk og budsjettgodkjenninger.

• Økonomiteamet gir BudgetBot tilgang til Private sider som budsjettmaler, godkjenningsarbeidsflyter og retningslinjer for avdelingsforbruk.

• Økonomiteamet gir avdelingsledere Kan se og samhandle -Tilgang til BudgetBot.

• Avdelingsledere med tilgang til BudgetBot kan nå stille den spørsmål og få svar ved hjelp av økonomiteamets interne dokumenter, selv om lederne ikke har direkte tilgang til disse sidene.

Dette gjør det mulig for avdelingsledere å ta informerte beslutninger raskere. De kan be BudgetBot om all budsjettinformasjon, fra raske oppsummeringer til fullstendig dokumentinnhold, uten å trenge direkte tilgang til hver enkelt side hos økonomiteamet.

Når du oppretter en Skreddersydd agent, velger du eksplisitt hva den kan få tilgang til i innstillingene for Verktøy og tilgang. Skreddersydde agenter kan få tilgang til:

• Notion-sider og -databaser - Velg spesifikke sider eller databaser.

• Tilkoblede apper - Velg Slack-kanaler, MCP, Kalender, Mail.

• Tilgangsnivåer - Kan se, Kan kommentere, Kan redigere.

Som standard har ikke nye agenter tilgang til alle sider i arbeidsområdet. Opprettere må eksplisitt aktivere dette og godta advarselsvinduet. Administratorer for Enterprise-arbeidsområder kan kontrollere hvem som kan opprette en tilpasset agent, se alle agenter i et arbeidsområde, og deaktivere utløsere eller overstyre tillatelser for enhver agent.

Agenten kan kun få tilgang til ressurser du eksplisitt gir den tillatelse til å bruke. Den kan ikke få tilgang til noe annet i arbeidsområdet ditt. Det er ingen arvede tillatelser fra noen (verken oppretteren eller brukeren av agenten).

Dette inkluderer også tillatelser for databaserader. En tilpasset agent svarer ved å bruke agentens egen tilgang, ikke tillatelsene til personen som utløste den. Så hvis agenten kan se flere rader enn sluttbrukeren, kan agenten eksponere informasjon som sluttbrukeren ikke har direkte tilgang til.

• For å gi visningstilgang til en Notion-ressurs, må du ha minst visningstilgang til den ressursen.

• For å gi et høyere tilgangsnivå enn visning, må du ha Full tilgang for å dele den ressursen.

Del din tilpassede agent med teamet ditt akkurat som en Notion-side ved å klikke på Del øverst på siden. Tilpassede agenter har tre tilgangsnivåer som bestemmer hvem som kan bruke og redigere dem.

• Bruk agenten til å stille spørsmål eller utføre oppgaver.

• Se agentens svar og resultater.

• Se agentinnstillinger og instruksjoner i skrivebeskyttet modus.

• Alt i Kan se og samhandle.

• Se og endre agentinstruksjoner.

• Se alle chatter brukere har hatt med Skreddersydd agenten.

• Legg til eller fjern Notion-sider og databaser.

• Mulighet til å redigere innstillinger og instruksjoner, med unntak av tredjepartstilkoblinger andre har aktivert.

• Alt i Kan redigere.

• Del agenten med andre.

• Slett agenten.

Du kan duplisere en Skreddersydd agent for å opprette en privat kopi som du kan tilpasse din egen arbeidsflyt. Duplikatet er privat som standard. Bare du har tilgang frem til du deler den.

Når du dupliserer en Skreddersydd agent, sjekker Notion dine egne Tilganger – ikke den opprinnelige agentens – for å avgjøre hva Duplikatet inkluderer:

• Ressurser (sider, databaser): Bare ressurser du har Tilgang til, beholdes. Ressurser du ikke har Tilgang til, fjernes fra Duplikatet.

• Utløsere: Utløsere som er avhengige av ressurser du ikke har Tilgang til (for eksempel en Privat Slack-kanal), fjernes.

• Verktøy som Slack: Overføres ikke automatisk. Du må autentiser tredjepartsforbindelser på nytt på Duplikatet.

• Instruksjoner: Klonet som en ny side. Referanser til sider du ikke har Tilgang til, vises som «ingen Tilgang»-brikker og legges ikke til i Duplikatets Verktøy og Tilganger.

For integrasjoner validerer Notion at alle som konfigurerer agenten, har Tilgang til ressursen de redigerer. Hvis du for eksempel setter opp en Slack-kanal som bare du har Tilgang til, kan ikke andre redaktører redigere eller se den ressursen – de kan bare slette den eller sette opp en ny.

• Se Utdata agenter har produsert på Notion-sider eller i databaser som er delt med dem.

• Gjøre endringer på sider eller i databaser som kan utløse allerede konfigurerte Skreddersydde agenter.

• Opprette Skreddersydde agenter.

• Redigere Agentinnstillinger (med mindre de eksplisitt har fått

  Kan redigere Tilgang).

• Stille spørsmål og motta svar basert på hva agenten har Tilgang til.

Arbeidsområdeadministratorer kan administrere Skreddersydde agenter på tvers av organisasjonen ved hjelp av følgende verktøy og kontroller.

• Hurtigsøk og se alle Skreddersydde agenter i Arbeidsområdet ditt.

• Se hvem som opprettet hver Agent og når den sist var aktiv.

• Deaktivere og aktivere Agentredigering, chat og Utløsere for å stoppe automatiserte Kjøringer.

• Kun Enterprise: Endre tillatelser og /slett alle agenter, selv om du ikke har Tilgang til dem.

For å få tilgang til Agentkatalog, gå til Innstillinger, velg Notion KI fra sidestolpen, skriv inn Agenter-fanen. Bla gjennom eller søk etter agenter i arbeidsområdet ditt.

Begrens hvem som kan opprette skreddersydde agenter:

1. Gå til Innstillinger > Notion KI.

2. Skriv inn Agenter -fanen og gå til Kontroller hvem som kan opprette agenter.

3. Velg hvem som kan opprette agenter: Alle medlemmer av arbeidsområdet (standard), Kun eiere av arbeidsområdet, eller Kun eiere av arbeidsområdet + tillagte grupper.

• Se hvilke sider og databaser hver skreddersydde agent har tilgang til.

• Administrer agentens Tilgang til spesifikke ressurser.

• Fjern agenters tilgang til sensitivt innhold.

For å få tilgang til innholdssøk, gå til Innstillinger > Innholdssøk og bruk filteret Delt med for å velge en skreddersydd agent.

• Fullstendig historikk over alle handlinger utført av skreddersydde agenter.

• Filtrer etter agent, bruker, dato eller handlingstype.

For å få tilgang til revisjonsloggen, gå til Innstillinger > Revisjonslogg og filtrer etter hendelser for skreddersydde agenter ved å velge agenten fra rullegardinmenyen Brukere/agenter.

• Identifiser hvilke skreddersydde agenter som brukes mest og minst.

• Overvåk adopsjon og verdi.

For å få tilgang til AI-analyse, gå til Innstillinger > Analyse og åpne AIfane.

Overføring av eierskap sikrer at forretningskritiske agenter fortsetter å kjøre når brukere forlater arbeidsområdet. Etter 7 dager uten eierskap slutter agenten å kjøre.

1. Gå til Innstillinger > Medlemmer og gå inn på fanen Nylig forlatt .

2. Brukere som nylig har forlatt, vil få agenter vist som «private agenter» i flyten for reprovisjonering av innhold.

3. Velg den nye eieren og bekreft overføringen.

Overføring av eierskap støttes også via offentlig API.