Koble Kalender til Skreddersydde agenter

Skreddersydde agenter kan koble til Kalender for å automatisere arbeidsflyter for planlegging. Når de er koblet til, kan de optimalisere timeplanen din, forberede og håndtere møtelogistikk, og løse planleggingskonflikter gjennom automatiserte utløsere eller ved å chatte direkte med agenten.

Kalender-tilkoblingen for Skreddersydde agenter er tilgjengelig på Business-abonnement og Enterprise-abonnement. Denne tilkoblingen fungerer med Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar og Microsoft Outlook / M365-kontoer.

Enkelte Outlook-spesifikke funksjoner (som Teams-konferanser, Delte og delegerte kalendere, og booking av rom/ressurser) kan kreve et separat oppsettstrinn. Finn ut mer om hva din Skreddersydd agent kan gjøre med Outlook →

1. Chat med agenten din. Gi den spesifikke instruksjoner om hvordan den skal håndtere Kalender-hendelser.

   • Dette kan også gjøres manuelt i en Skreddersydd agents Innstillinger. Gå til Verktøy og tilgang, velg deretter + Legg til tilkobling → Kalender → Koble til.

2. Gå til Innstillinger → Verktøy og tilgang.

3. Velg kalenderen(e) du vil at agenten din skal ha tilgang til.

4. Gi tillatelsene agenten din trenger for hver tilkoblede kalender: Les eller Les og skriv.

5. Velg om agenten skal kreve bekreftelse før en handling utføres.

6. Test tilkoblingen. Hvis agentens oppførsel ikke er som forventet, chat med agenten din for å avklare instruksjonene.

Tips: Vær spesifikk i instruksjonene dine. For eksempel: «Hver morgen kl. 08.00, oppsummer dagens møter og send meg en orientering» eller «Når et nytt eksternt møte legges til, opprett en forberedelsesside i Møter-databasen min.»

Legg til en kalenderbasert utløser i din Skreddersydd agent sin Innstillinger.

1. Under Utløsere, klikk på + Legg til tilkobling → Kalender → Koble til.

2. Under Kalender kan du velge mellom følgende utløsere:

   • Hendelse opprettet: Kjøres når nye hendelser legges til i kalenderen din.

   • Hendelse oppdatert: Kjøres når hendelsesdetaljer endres (tidspunkt, deltakere osv.).

   • Hendelse avlyst: Kjøres når hendelser fjernes fra kalenderen din.

3. Velg kalenderen(e) du vil at utløseren skal kjøres på.

4. Legg til et filter for å begrense hvilke hendelser som utløser en kalenderutløser. Hver utløser kan filtreres slik at den bare kjøres når en hendelse oppfyller kriteriene for en spesifisert tittel, beskrivelse, plassering, eier eller status for heldagshendelse.

Når du kobler til Kalender, kan du velge hvilke tillatelser agenten din skal få.

• Lese: Lar Skreddersydd agent se informasjon uten å gjøre endringer i kalenderen.

• Lese og skrive: Lar Skreddersydd agent se og endre hendelser i kalenderen.

• Krev bekreftelse: Krever at en bruker godkjenner eller avbryter en handling før den utføres. Når dette er slått av, kan agenten endre hendelser og sende invitasjoner uten godkjenning.

• Angi som standard: Endre hvilken tilkoblet kalender agenten din skal bruke som standard.

  • Hvis du har flere kalendere i samme kalenderkonto, angir dette standardkalenderen agenten skal bruke med mindre du spesifiserer en annen.

  • Hvis du kobler til flere kalenderkontoer, kan du velge en separat standardkalender for hver konto.

Når du deler en Skreddersydd agent med en Tilkobling til Kalender, viser agenter det brukeren som konfigurerte tilkoblingen har tillatelse til å se i Kalender.

Hvis for eksempel den tilkoblede brukeren har en Privat hendelse der bare vedkommende kan se detaljene, kan alle brukere med Kan se og samhandle-tilgang eller høyere se denne hendelsen.

Når du deler en Skreddersydd agent med en Tilkobling til Kalender, kan alle brukere med Kan se og samhandle-tilgang til en agent samhandle fullt ut med den tilkoblede kalenderen.

For å få best mulig resultat bør du gi din Skreddersydd agent spesifikke instruksjoner.

Få et daglig sammendrag av møtene og prioriteringene dine, slik at du starter hver dag forberedt.

Si til din Skreddersydde agent: «Gå gjennom kalenderen min for dagen hver ukedag kl. 08.00. Oppsummer møtene mine med viktige detaljer som deltakere, tidspunkter og eventuelt forberedelsesarbeid jeg må gjøre. Send meg et varsel med sammendraget.»

Generer automatisk agendaer eller notater før viktige møter.

Si til din Skreddersydde agent: «Når et nytt eksternt møte legges til i kalenderen min, opprett en side i møtedatabasen min. Inkluder møtetittel, deltakere, tidspunkt og en seksjon for forberedelsesnotat og handlingspunkter.»

Hold kalenderen organisert ved å håndtere rutinemessige planleggingsoppgaver automatisk.

Si til din Skreddersydde agent: «Når noen ber om et møte via Slack, sjekk kalenderen min for tilgjengelighet, finn et tidspunkt som passer, opprett hendelsen og send invitasjoner til alle deltakerne.»

Unngå planleggingskaos ved å finne optimale møtetidspunkter på tvers av flere deltakere.

Si til din Skreddersydd agent:«Når jeg ber deg om å planlegge et møte med teammedlemmer, bruk 'Finn tid med deltakere' for å sjekke alles tilgjengelighet. Foreslå de 3 beste alternativene, og opprett deretter hendelsen når jeg bekrefter.»

Hvis teamet ditt bruker Microsoft 365, kan agenten din gjøre noen ekstra ting som kommer naturlig med Outlook:

• Legg til en Teams-lenke: Når agenten din oppretter et møte, kan den automatisk inkludere en Microsoft Teams videoanrops-lenke.

• Se kalendere som er delt med deg: Hvis en kollega har delt kalenderen sin med deg, kan agenten din se den og ta hensyn til den ved planlegging.

• Arbeid med gjentakende møter: Agenten din kan lese og behandle hendelser som gjentas, som ukentlige standup-møter eller månedlige vurderinger.

• Bestill et rom: Når du oppretter et møte, kan agenten din inkludere et møterom eller en annen delt ressurs.

Merk: Noen av disse funksjonene rulles ut gradvis, så de er kanskje ikke tilgjengelige med en gang.

Hvis din Skreddersydd agent støter på feil, gi kjøringen en «tommel ned» og chat med agenten for å diagnostisere problemet. Prøv deretter disse trinnene:

Hvis du ikke finner Kalender i Verktøy og tilgang, Kalender kobles fra etter noen dager, eller en agent ikke kan se hendelser:

• Bekreft at Kalender er tilkoblet.

• Koble fra, tøm informasjonskapsler, koble til igjen med riktig konto.

Hvis agenten din ikke kjører når en kalenderhendelse endres, kjører flere ganger, eller hendelsesdetaljer ikke leses riktig:

• Sjekk fanen Aktivitet for å se om utløseren aktiveres.

• Verifiser at Kalender-tilkoblingen er aktiv i Verktøy og tilgang.

• Test med en enkel hendelse for å isolere problemet.

• Bekreft at utløseren er satt til riktig Kalender (hvis du har flere).