Hubungkan Kalender ke Agen Kustom

Agen Kustom dapat terhubung ke kalender untuk mengotomatiskan alur kerja penjadwalan. Setelah terhubung, agen dapat mengoptimalkan jadwal Anda, menyiapkan dan menangani logistik rapat, serta menyelesaikan konflik penjadwalan melalui pemicu otomatis atau dengan mengobrol langsung dengan agen.

Koneksi Kalender untuk Agen Kustom tersedia pada paket Bisnis dan Perusahaan. Koneksi ini berfungsi dengan akun Notion Calendar, Google Calendar, Apple Calendar, dan Microsoft Outlook / M365.

Beberapa fitur khusus Outlook (seperti konferensi Teams, kalender bersama dan yang didelegasikan, serta pemesanan ruang/sumber daya) mungkin memerlukan langkah penyiapan terpisah. Pelajari lebih lanjut tentang apa yang dapat dilakukan Agen Kustom Anda dengan Outlook →

1. Mengobrol dengan Agen Kustom Anda. Berikan arahan spesifik tentang cara menangani acara kalender.

   • Hal ini juga dapat dilakukan secara manual di PengaturanAgen Kustom. Buka Alat & Akses, lalu pilih + Tambahkan koneksi → Kalender → Hubungkan.

2. Buka Pengaturan → Alat & Akses.

3. Pilih kalender yang ingin Anda berikan akses kepada Agen Kustom Anda.

4. Berikan izin yang dibutuhkan Agen Kustom Anda untuk setiap kalender yang terhubung: Baca atau Baca dan Tulis.

5. Pilih apakah Agen Kustom harus Memerlukan konfirmasi sebelum menjalankan tindakan.

6. Uji koneksinya. Jika perilaku Agen Kustom tidak sesuai dengan yang Anda harapkan, mengobrollah dengan Agen Kustom untuk memperjelas instruksi.

Tip: Berikan Instruksi yang spesifik. Contohnya: "Setiap pagi pukul 8, rangkum rapat hari ini dan kirimkan ringkasan kepada saya" atau "Saat rapat eksternal baru ditambahkan, buat halaman persiapan di database Rapat saya."

Tambahkan pemicu berbasis Kalender di Pengaturan Agen Kustom Anda.

1. Di bawah Pemicu, klik + Tambahkan koneksi → Kalender → Hubungkan.

2. Di bawah Kalender, pilih dari pemicu berikut:

   • Acara dibuat: Berjalan saat acara baru ditambahkan ke kalender Anda.

   • Acara diperbarui: Berjalan saat detail acara berubah (waktu, peserta, dll).

   • Acara dibatalkan: Berjalan saat acara dihapus dari kalender Anda.

3. Pilih kalender yang ingin Anda gunakan untuk menjalankan pemicu tersebut.

4. Tambahkan filter untuk mempersempit acara mana yang memicu pemicu Kalender. Setiap pemicu dapat difilter agar hanya berjalan saat acara memenuhi kriteria untuk judul, deskripsi, lokasi, pemilik, atau status sepanjang hari tertentu.

Saat Anda menghubungkan Kalender, Anda dapat memilih izin apa saja yang didapatkan agen Anda.

• Baca: Mengizinkan Agen Kustom untuk melihat informasi tanpa membuat perubahan pada kalender.

• Baca dan tulis: Mengizinkan Agen Kustom untuk melihat dan mengubah acara di kalender.

• Require confirmation: Mengharuskan pengguna untuk menyetujui atau membatalkan tindakan sebelum dijalankan. Saat dimatikan, Agen Kustom dapat mengubah acara dan mengirim undangan tanpa persetujuan.

• Set as default: Ubah kalender terhubung mana yang harus digunakan Agen Kustom Anda secara default.

  • Jika Anda memiliki beberapa kalender di akun kalender yang sama, ini akan menetapkan kalender default yang akan digunakan Agen Kustom kecuali Anda menentukan kalender yang berbeda.

  • Jika Anda menghubungkan beberapa akun kalender, Anda dapat memilih kalender default yang terpisah untuk setiap akun.

Saat membagikan Agen Kustom dengan koneksi Kalender, Agen akan menampilkan apa yang diizinkan untuk dilihat oleh pengguna yang menyiapkan koneksi tersebut di Kalender.

Sebagai contoh, jika pengguna yang terhubung memiliki acara pribadi yang hanya dapat dilihat detailnya oleh mereka sendiri, pengguna mana pun dengan akses Dapat Melihat dan Berinteraksi atau lebih tinggi dapat melihat acara tersebut.

Saat membagikan Agen Kustom dengan koneksi Kalender, pengguna mana pun dengan akses Dapat Melihat dan Berinteraksi ke Agen Kustom dapat berinteraksi sepenuhnya dengan kalender yang terhubung.

Untuk mendapatkan hasil terbaik, berikan Instruksi spesifik kepada Agen Kustom Anda.

Dapatkan ringkasan harian rapat dan prioritas Anda untuk memulai setiap hari dengan persiapan.

Beri tahu Agen Kustom Anda: "Setiap pagi hari kerja pukul 8 pagi, tinjau kalender saya untuk hari itu. Ringkas rapat saya dengan detail utama seperti peserta, waktu, dan pekerjaan persiapan apa pun yang saya perlukan. Kirimkan notifikasi berisi ringkasan tersebut kepada saya."

Hasilkan agenda atau catatan secara otomatis sebelum rapat penting.

Beri tahu Agen Kustom Anda: "Saat rapat eksternal baru ditambahkan ke kalender saya, buat halaman di database Rapat saya. Sertakan judul rapat, peserta, waktu, dan bagian untuk catatan persiapan serta poin tindakan."

Jaga kalender Anda tetap teratur dengan menangani tugas penjadwalan rutin secara otomatis.

Beri tahu Agen Kustom Anda: "Saat seseorang meminta rapat melalui Slack, periksa ketersediaan di kalender saya, temukan waktu yang tepat, buat Acara, dan kirim undangan ke semua peserta."

Hindari kekacauan penjadwalan dengan menemukan waktu rapat yang optimal bagi banyak peserta.

Beri tahu Agen Kustom Anda:"Saat saya meminta Anda untuk menjadwalkan rapat dengan anggota tim, gunakan 'Cari waktu dengan peserta' untuk memeriksa ketersediaan semua orang. Sarankan 3 opsi teratas, lalu buat Acara setelah saya mengonfirmasi."

Jika tim Anda menggunakan Microsoft 365, Agen Kustom Anda dapat melakukan beberapa hal tambahan yang tersedia secara alami di Outlook:

• Tambahkan tautan Teams: Saat Agen Kustom Anda membuat rapat, ia dapat secara otomatis menyertakan tautan panggilan video Microsoft Teams.

• Lihat kalender yang dibagikan kepada Anda: Jika rekan kerja telah membagikan kalender mereka kepada Anda, Agen Kustom Anda dapat melihatnya dan memperhitungkannya saat menjadwalkan.

• Bekerja dengan rapat berulang: Agen Kustom Anda dapat membaca dan bekerja dengan acara yang berulang, seperti standup mingguan atau tinjauan bulanan.

• Pesan ruangan: Saat membuat rapat, Agen Kustom Anda dapat menyertakan ruang konferensi atau sumber daya bersama lainnya.

Catatan: Beberapa fitur ini diluncurkan secara bertahap, jadi mungkin belum tersedia saat ini.

Jika Agen Kustom Anda mengalami kesalahan, berikan “jempol ke bawah” pada proses tersebut dan mengobrollah dengan Agen Kustom Anda untuk mendiagnosis masalahnya. Kemudian coba langkah-langkah berikut:

Jika Anda tidak dapat menemukan Kalender di Alat & Akses, Kalender terputus setelah beberapa hari, atau Agen Kustom tidak dapat melihat acara:

• Konfirmasikan bahwa Kalender sudah terhubung.

• Putuskan sambungan, hapus cookie, sambungkan kembali dengan akun yang benar.

Jika Agen Anda tidak memproses saat acara kalender diubah, memproses beberapa kali, atau detail acara tidak dibaca dengan benar:

• Periksa tab Aktivitas untuk melihat apakah pemicu berfungsi.

• Verifikasi koneksi Kalender aktif di Alat & Akses.

• Uji dengan acara sederhana untuk mengisolasi masalah.

• Pastikan pemicu diatur ke kalender yang benar (jika Anda memiliki beberapa kalender).