Importar desde Asana

La importación desde Asana te permite mover los equipos, proyectos y tareas de tu organización en Asana a Notion. Todos los miembros pueden usar el importador de Asana sin importar el plan que tengan.

• Proyectos de Asana → Proyectos de Notion

• Tareas de Asana → Tareas de Notion

• Equipos de Asana → Espacios de equipo de Notion

• Organizaciones o espacios de trabajo de Asana → Espacios de trabajo de Notion

• Tus bases de datos de Proyectos y tareas están relacionadas entre sí, de acuerdo con nuestra plantilla de Proyectos y tareas.

• Importa hasta ~6,000 tareas y ~200 proyectos. Las importaciones más grandes podrían fallar.

  • Consejo: divide las migraciones grandes en bloques más pequeños.

• Límite de archivos adjuntos: cada espacio de trabajo puede importar entre 100 y 120 archivos adjuntos al día, aproximadamente.

  • Consejo: reparte las importaciones con muchos archivos adjuntos entre varios días.

• Una vez que comience la importación, puedes cerrar el navegador de forma segura. Te enviaremos un correo electrónico en cuanto finalice la importación.

• Revisa el progreso de tu importación en Configuración → Importar. Allí puedes ver el Estado de tu importación y las importaciones completadas.

Antes de empezar

• Debes estar asociado a un equipo en Asana, incluso si eres la única persona de ese equipo.

• Solo puedes importar un espacio de trabajo de Asana a Notion a la vez.

• Cada equipo de Asana será importado a un espacio de equipo de Notion.

• Si se importan varios proyectos a un Espacio de equipo, estarán en las mismas bases de datos de proyectos y tareas. Para importar a bases de datos separadas, realiza la importación en lotes.

Importar a Notion

1. Ve a Configuración en tu barra lateral → Importar → Importaciones de terceros → Asana. Alternativamente, usa el comando /asana en una página y selecciona la opción bajo Importar.

2. Inicia sesión en Asana y concede los permisos solicitados.

3. En Elige el espacio de trabajo Asana, selecciona el espacio de trabajo de Asana que quieres importar.

4. Selecciona los proyectos que quieras importar.

5. Elige dónde importar tus proyectos. Puedes enviarlos a un Espacio de equipo, donde Notion creará una nueva base de datos de proyectos y tareas, o seleccionar una base de datos de proyectos existente. Solo se muestran las bases de datos de tipo Proyectos con una base de datos de tareas vinculada que puedas editar.

6. Marca la casilla junto al nombre de tu espacio de trabajo para Excluir los proyectos finalizados o Seleccionar todos los proyectos, según corresponda.

7. Selecciona Siguiente.

8. Elige Seleccionar todas las propiedades (predeterminado) o Personalizar propiedades. Ten en cuenta que algunas propiedades predeterminadas deben importarse.

9. Elige si la propiedad Estado en Notion debe ser trasladada a tu propiedad Sección o Completado de Asana.

10. Selecciona Importar.

Si importas a un Espacio de equipo, tus proyectos y tareas de Asana se importarán a las bases de datos de Proyectos y Tareas en Notion, precargadas con varias vistas. Si seleccionaste una base de datos de Proyectos existente como destino, tus proyectos se agregarán a esa base de datos, con sus tareas añadidas a su base de datos de Tareas vinculada, utilizando el mapeo de propiedades que estableciste durante la importación.

Vistas de la base de datos de proyectos

• Activos (vista de tabla): muestra los proyectos con estado Pendiente o En curso.

• Vista cronológica: esta vista muestra el nombre del proyecto, el estado, el responsable y el grado de progreso.

• Vista de tablero: agrupa los proyectos por estado (Planificación, Backlog, En curso) y los ordena por prioridad descendente.

• Todos (vista de tabla): muestra todos los proyectos importados.

Vistas de la base de datos de tareas

• Por proyecto (vista de tabla): todas las tareas agrupadas por proyecto.

• Vista de tablero: tareas agrupadas por estado y ordenadas por prioridad descendente.

• Todas las tareas (vista de tabla): todas las tareas importadas.

• Mías (vista de tabla): las tareas que tienes asignadas.

• Vista de calendario: tareas por fecha, con el responsable y el estado.

Cuando finalice la importación, verás el registro de importación en la sección Privado de tu barra lateral con un resumen y el espacio de equipo de Notion al que se importó el contenido.

• Es posible que OAuth de Asana requiera la aprobación del admin según la configuración de tu organización o el nivel del plan. El alcance de la importación se limita a lo que el usuario autenticado puede acceder.

  • Consejo: pide a tu administrador de Asana que apruebe la app de Notion para OAuth con antelación.

• Es posible que los campos personalizados no se asignen 1:1 a las propiedades de Notion. Algunos campos pueden necesitar ser agregados manualmente después de la importación. Para configuraciones con mucha automatización, considera una herramienta como Zapier o Make.

• La importación es un evento único; cualquier cambio futuro que hagas en Asana no se reflejará automáticamente en Notion.

• Los proyectos deben pertenecer a un equipo de Asana para aparecer en el importador.

  • Consejo: antes de empezar, comprueba que todos los proyectos estén asignados a equipos.

• Los proyectos no aparecen en Notion

  • Por qué sucede esto: Los proyectos no están vinculados a un equipo en Asana. El importador de Notion solo trae los proyectos que pertenecen a un equipo.

  • Solución: en Asana, asigna cada proyecto que falte a un equipo antes de ejecutar la importación.

• El número de tareas entre Notion y Asana no coincide

  • Por qué sucede esto: En Asana, las subtareas pueden estar vinculadas directamente a proyectos y contarse en los totales del proyecto. En Notion, las subtareas solo viven bajo sus tareas principales y no están vinculadas directamente a los proyectos.

  • Para solucionarlo: Verifica si las subtareas están vinculadas directamente a los proyectos en Asana. Espera diferencias en el conteo a menos que esas subtareas se muestren manualmente en Notion.

• No encuentro algunos tableros del mismo proyecto de Asana después de la importación

  • Por qué ocurre: el importador solo importa los proyectos seleccionados; es posible que los tableros se encuentren en otro espacio de trabajo o equipo de Asana, que se hayan excluido los proyectos archivados o finalizados o que la importación se haya completado con resultados parciales.

  • Para solucionarlo: Vuelve a ejecutar la importación y selecciona esos proyectos específicos. Asegúrate de que estén en el mismo espacio de trabajo y equipo de Asana, desmarca "Excluir los proyectos finalizados" si es necesario, verifica el Espacio de equipo de destino y reseña la página del registro de importación creada después de la ejecución.

Una vez finalizada la importación, recibirás un registro de importación en la sección Privado de tu barra lateral. En este registro encontrarás un /resumen de tu importación, incluido el Espacio de equipo de Notion al que se importaron tus proyectos y tareas de Asana.